برنامج الإدارات القانونية
برنامج الإدارات القانونية يجمع لفريق الإدارة القانونية في الشركة أو الجهة الحكومية كل ما تحيله إليه بقية الإدارات في نظام واحد: الطلبات، والآراء القانونية، والعقود، والقضايا، والوكالات، والمذكرات، والمراسلات. وفي جاه المحاماة يكون كل عمل سجلا له محاموه وموعده وسجل تعديلاته، فيرى الفريق ما هو مفتوح وما اقترب موعده.
وهو جزء من جاه المحاماة، برنامج إدارة مكاتب المحاماة الذي يخدم الإدارات القانونية كما يخدم مكاتب المحاماة.
طلبات من إدارات الجهة كلها، ولكل طلب مقدمه ونوعه وموعده وحالته.
- مقدم الطلب
- النوع
- الموعد النهائي
- الحالة
لماذا يحتاج العمل القانوني الداخلي إلى نظام واحد
الفريق القانوني الداخلي يخدم المنظمة كلها. ففي تقرير المقارنة المعيارية لعام 2026 الصادر عن جمعية مستشاري الشركات (ACC) وشركة Major, Lindsey & Africa، والذي شمل 576 إدارة قانونية في 45 دولة، كان كل محام يخدم في الوسيط 367 موظفا من موظفي شركته.
- تصل الطلبات بالبريد والهاتف وفي الممرات، ولا أحد يرى قائمة الطلبات كاملة.
- مواعيد الآراء القانونية والعقود والجلسات موزعة على تقاويم شخصية.
- تخرج المذكرة من الإدارة قبل أن يعتمدها أحد.
- يخرج أصل الخطاب أو العقد من الأرشيف، ولا يسجل أحد من يحتفظ به.
عمل الإدارة القانونية في مكان واحد
طلبات بقية الإدارات
من يطلب عملا قانونيا، إدارة كان أو شركة تابعة أو شخصا، يسجل جهة اتصال، فتجتمع عندها طلباته وآراؤه القانونية وعقوده وقضاياه ووكالاته.
يمكن وضع نموذج طلب في صفحة من موقع الجهة، ومن لديه حساب في البوابة يقدم طلباته ويتابعها منها.
يصل كل طلب إلى محامي مقدمه أو إلى محامي الاستقبال، ومعه موعد ومهمة مراجعة. وقبوله يفتح استشارة أو قضية أو ملف تنفيذ معبأ من الطلب.
رفض الطلب يتطلب سببا من قائمة الإدارة نفسها، ويحتفظ الطلب بالسبب والتاريخ.
آراء قانونية بموعد محدد
الرأي القانوني استشارة: السؤال والأطراف والمحامون والموعد والرد والتوصية وسجل التعديلات في سجل واحد.
- الموعد إلزامي، ويحدده المحامي.
- الاستشارة الجديدة تنشئ لمحاميها مهمة قبول، والمقبولة مهمة صياغة.
- الاستشارة المقبولة التي فات موعدها تصبح «متأخرة» بمهمة يومية.
- يصل الجواب إلى مقدم الطلب ملف بي دي إف مرفقا ببريد إلكتروني.
- الصلاحيات تحدد من يرى أي استشارة: قراءة فقط، أو استشارات المستخدم نفسه، أو كلها.
مذكرات معتمدة قبل خروجها
توثيق العمل يحفظ كل مذكرة برقمها وموضوعها ونوعها وقالبها وكاتبها وتاريخها ونصها ومرفقاتها. ويأتي البرنامج بثمانية أنواع، من مذكرة الدعوى إلى مذكرة الاستئناف، وتضيف الإدارة أنواعها.
يمكن أن يشترط النوع اعتمادا ويسمي معتمديه. فإذا أرسلت المذكرة للاعتماد انتظرت، ووصلت كل معتمد مهمة مراجعة تستحق بعد عدد أيام محدد، ثم يعتمدها مدير التوثيق أو يرفضها بسبب.
ويمكن ربط المذكرة بقضيتها وجلستها أو باستشارتها أو بملف تنفيذها، فيعرض كل منها مذكراته.
مذكرة بانتظار معتمدها.
- في انتظار الموافقة
- النوع
- مهمة المراجعة
العقود ومواعيدها
يحفظ العقد الاتفاق مع الطرف الآخر في سجل واحد: النوع والمبلغ وتاريخا البدء والانتهاء ونص الاتفاق وتوقيعا الطرفين بتاريخيهما.
- يوقع الطرف الآخر من رابط في البريد الإلكتروني دون حساب.
- يصبح العقد «منتهيا» بعد تاريخ انتهائه.
- وعند تفعيل التذكير يصل الطرف الآخر بريد قبل تاريخ الانتهاء، ويصل مستخدما تحدده الإدارة مهمة.
- القوالب من إعداد الإدارة، ويملأ فيها اسم الطرف والمبلغ.
- ويمكن ربط القضية أو الاستشارة بعقدها.
القضايا والجلسات والأحكام
تحفظ القضية صفة الجهة فيها، والخصوم، والمحكمة ورقم الدعوى، والمحامين، وجلساتها وبيناتها وأحكامها.
- عند تفعيله يصل كل محام بريد يومي بجلسات اليوم التالي.
- عند تسجيل حكم خاسر تصل محامي القضية مهمة تستحق بعد عدد أيام محدد، وهي تذكير لا حساب للمهلة النظامية.
- تنبه الجلسة إذا لم تكن لقضيتها وكالة سارية في يومها.
- والحكم الذي يحتاج تنفيذا يصبح ملف تنفيذ بإجراءاته وقراراته وجلساته والمبالغ المحصلة.
- تطبع تقارير القضايا والجلسات والأحكام بتصميم الجهة نفسها.
الصادر والوارد
يسجل كل خطاب وارد أو صادر باسمه وجهة الاتصال المرتبطة به ومحتواه ونسخه الممسوحة، ويرقم تلقائيا والسنة في رقمه، دون فجوات.
ينتقل الخطاب من «مسودة» إلى «مسجل»، ويمكن وسمه «مفقود» أو «تالف» أو «ملغى». ولا يحذف إلا المسودة، ويحفظ السجل كل تغيير.
وإعارة الأصل تسجل المستعير وتاريخ الإعارة ومن أعاره، ثم إرجاعه عند عودته. ولا يلغى الخطاب المعار ولا يوسم مفقودا حتى يعود.
خطاب وارد ومن استعار أصله.
- الرقم
- الاتجاه
- مسجل
- سجل الإعارة
الصلاحيات والسجل والتقارير للإدارة العليا
- تحدد الصلاحيات لكل تطبيق ولكل مستخدم: قراءة فقط، أو ملفاته، أو كل الملفات. وتحفظ السجلات القانونية من غير ماذا ومتى.
- السجل المحذوف ينتقل إلى سلة المحذوفات، ويمكن استرجاعه خلال 30 يوما افتراضيا.
- لوحات جاهزة تعرض عمل كل تطبيق، مثل القضايا حسب الحالة والمحكمة والمحامي، وتبنى لوحات جديدة دون برمجة وتشارك مع الفريق.
- يصدر المستخدم الذي يملك صلاحية التصدير أي قائمة إلى ملف إكسل أو CSV.
- خطوة دخول ثانية برمز يصل عبر واتساب بعد كلمة المرور، تفعلها الإدارة.
- قاعدة بيانات مستقلة لكل جهة.
- جاه تشغل النظام وتطبق تحديثاته، فلا شيء يثبت على خادم.
للإدارات القانونية في الجهات الحكومية
العمل القانوني في الجهة الحكومية يجري بالعربية، ويعتمد التاريخ الهجري في كثير منه، ويقوم على صادر ووارد مرقم واعتمادات قبل أن يصبح أي شيء نهائيا. وفي جاه المحاماة:
- الواجهة بالعربية والإنجليزية، ويختار كل مستخدم لغته.
- التاريخ الهجري اختياري: عند تفعيله يظهر بجانب الميلادي في القضايا والجلسات والأحكام والاستشارات والعقود وملفات التنفيذ والوكالات، وفي ملفات بي دي إف أيضا.
- الصادر والوارد يأخذان أرقاما تلقائية بالسنة، ويبين السجل من يحتفظ بكل أصل.
- تمر المذكرات بالاعتماد الذي تحدده الجهة لكل نوع قبل أن تصبح نهائية.
- تصل طلبات إدارات الجهة إلى الإدارة القانونية بموعد ومسؤول.
- تسجل القضية صفة الجهة مدعية أو مدعى عليها، مع المحكمة ورقم الدعوى.
- تحدد الصلاحيات لكل تطبيق، وتحفظ السجلات كل تغيير.
ما لا يفعله جاه المحاماة
- لا يرفع القضايا إلى المحكمة: ليس مربوطا بنظام قضائي حاليا، والفريق يسجل الجلسات والأحكام والقرارات.
- لا تعديل مقترح على البنود ولا مقارنة بين نسخ العقد.
- لا ربط بسجل حكومي: تدخل كل وكالة يدويا من صكها.
- لا فوترة إلكترونية للمحامين الخارجيين: لا فواتير بصيغة LEDES ولا مراجعة لفواتير المكاتب وفق إرشادات الفوترة.
- لا سجل لشركات المجموعة ومجالس إداراتها واجتماعاتها.
أسئلة عن برنامج الإدارات القانونية
ما هو برنامج الإدارات القانونية؟
برنامج يجمع عمل الإدارة القانونية في الشركة أو الجهة في نظام واحد: طلبات الإدارات، والآراء القانونية، والعقود، والقضايا، والمذكرات، والمراسلات، ولكل منها محاموه وموعده وسجل تعديلاته.
كيف ترسل الإدارات الأخرى أعمالها إلى الإدارة القانونية؟
عبر نموذج طلب في موقع الجهة، أو من البوابة بحساب. ويصل كل طلب إلى محامي الاستقبال بموعد ومهمة مراجعة، وقبوله يفتح استشارة أو قضية أو ملف تنفيذ.
هل يمكن أن تحتاج المذكرة إلى اعتماد قبل أن تصبح نهائية؟
نعم. يمكن أن يشترط نوع المذكرة اعتمادا ويسمي معتمديه، فتصل كل معتمد مهمة مراجعة، ثم يعتمد مدير التوثيق المذكرة أو يرفضها بسبب.
هل يحفظ جاه المحاماة سجلا للصادر والوارد؟
نعم. يرقم كل خطاب تلقائيا والسنة في رقمه، دون فجوات، ويسجل سجل الإعارة من يحتفظ بكل أصل ومتى عاد.
هل تستطيع الإدارة العليا متابعة عمل الإدارة القانونية؟
نعم. لوحات جاهزة تعرض عمل كل تطبيق، وتبنى لوحات جديدة دون برمجة وتشارك، والصلاحيات تحدد من يرى أي ملف.
هل يراجع جاه المحاماة فواتير المحامين الخارجيين؟
لا. لا فوترة إلكترونية للمحامين الخارجيين فيه: لا فواتير بصيغة الفوترة القانونية الموحدة، ولا مراجعة لفواتير المكاتب وفق إرشادات الفوترة.