برنامج إدارة مكاتب المحاماة
جاه هو نظام متخصص لتنظيم وإدارة أعمال مكاتب المحاماة والإدارات القانونية، يجمع بيانات العملاء والقضايا والاستشارات والعقود والوكالات وملفات التنفيذ والفوترة والمهام ضمن منصة موحدة، بما يساعد على متابعة الأعمال القانونية، وتنظيم الإجراءات، وتعزيز كفاءة العمل.
التطبيقات القانونية
أحد عشر تطبيقا للعمل القانوني، لكل منها شاشاته وصلاحياته، وكلها حول ملف العميل نفسه، وبينها عشرون تقريرا للطباعة.
-
القانون المحامون والمحاكم والدوائر والقضاة ومجالات الممارسة.
-
الطلبات طلبات العملاء من البوابة أو الموقع، توجه إلى المحامين.
-
القضايا ملف القضية كله، من فتحها إلى الحكم النهائي.
-
الجلسات التواريخ والمحامون والمتطلبات والمحاضر والتقويم.
-
الاستشارات من السؤال إلى الجواب، بمواعيد نهائية وفوترة.
-
العقود قوالب وتوقيع من رابط ودفعات.
-
ملفات التنفيذ الإجراءات والقرارات والمحاضر والمبالغ.
-
الوكالات سريانها يحسب من تواريخها، ويتحقق منها في كل جلسة.
-
توثيق العمل مذكرات ولوائح، مع خطوة اعتماد.
-
المراسلات الوارد والصادر، ومن بحوزته كل أصل.
-
التحصيل ملفات تحصيل الديون بخطط دفعات وبوابة للمدينين.
من أول طلب إلى آخر فاتورة
يصل طلب
من البوابة، أو من نموذج في موقع المكتب، أو يسجله المكتب، فيصل إلى المحامين المعنيين بموعد نهائي.
يصبح ملفا
وبعد اعتماده يصبح استشارة أو قضية أو ملف تنفيذ، تعبأ بياناته من الطلب.
يتابع العمل حتى نهايته
الجلسات والأحكام، وجواب الاستشارة، وتوقيعات العقد، ومدفوعات ملف التنفيذ.
يفوتر من شاشته
تصدر فواتير العقود والقضايا والاستشارات وملفات التنفيذ من شاشتها مباشرة، وتسجل المدفوعات في حسابات المكتب.
عميل واحد، ملف واحد: كل شيء يرتبط به
لكل عميل ملف مركزي واحد، ترتبط به كل استشاراته وقضاياه وعقوده وفواتيره، مصدر معلومات موحد لكل الفريق والأقسام.
مثال: ملف عميل وما يرتبط به
- القضايا
- الجلسات
- الاستشارات
- العقود
- ملفات التنفيذ
- الوكالات
- الفواتير
- المدفوعات
- الطلبات
- بوابة العملاء
القضايا
كل القضايا ومراحلها في التقاضي: الابتدائية، والتماس إعادة النظر، والاستئناف، والنهائية.
ملف واحد لكل قضية
العميل وصفته، والخصوم والأطراف الأخرى، والمحكمة ورقم القضية والدائرة، والمحامون. وأزرار تقود إلى جلسات القضية وأدلتها وأحكامها وفواتيرها ووكالتها.
ويمكن إرسال القضية المحكوم فيها إلى ملف تنفيذ يبقى مرتبطا بها.

المراحل والاستئناف
بعد الحكم الابتدائي تعرض القضية الاستئناف أو التماس إعادة النظر، وبعد حكم الاستئناف طلب النقض. ويحفظ تغيير المحكمة في سجل تعديلات القضية، ويبين شريط أعلى القضية مرحلتها بنظرة واحدة.
ويحفظ كل حكم مرحلته ونتيجته وسببه وصكه بصيغة بي دي إف.

الجلسات
جدولة الجلسات والتذكير بها، وتتحقق كل جلسة من وكالة قضيتها في تاريخ الجلسة.
ومهمة لتجهيز الجلسة ومهمة لكتابة محضرها ينشئهما النظام ويغلقهما بنفسه.
ولا تغلق الجلسة دون محضرها أو ملف الجلسة بصيغة بي دي إف.
ولا يحجز محام في جلستين في الوقت نفسه، إلا إذا سمح المكتب بذلك.
وتظهر كل جلسة في تقويم المحامين، والمحكمة موقعا لها ورابط الحضور عن بعد إن وجد.

جلسات الغد بالبريد الإلكتروني
عند تفعيل الخيار، يتلقى كل محام بريدا إلكترونيا بجلسات اليوم التالي، وكل جلسة معلمة بحالة وكالتها.
ومع ربط واتساب، يمكن تذكير محامي الجلسة قبلها بساعة.

الأحكام والتذكير بالاعتراض
بعد صدور حكم ضد الموكل، يتلقى المحامي المسؤول عن القضية تذكيرا آليا بموعد الاعتراض: مهمة موعدها بعد الحكم بعدد الأيام الذي يحدده المكتب. والمحامي يتحقق من المهلة النظامية.

الوكالة، يتحقق منها في كل جلسة
وتتحقق كل جلسة من أن لقضيتها وكالة سارية في تاريخ الجلسة وتشمل محاميها، وتظهر تنبيها إن لم تكن كذلك دون أن توقف العمل.

الأدلة والمستندات
تحفظ الأدلة على القضية بمستنداتها، وتبقى مرفقات القضية معها.
وعند إغلاق الجلسة يسجل وقت كل محام فيها على القضية.

تقارير جاهزة للتسليم
ثمانية تقارير بي دي إف: ملف القضية، والجلسة، وملخص الجلسة، والحكم، وقوائم القضايا والجلسات، والمهملة منها؛ ويختار المكتب الحقول التي يطبعها كل تقرير.
وتصدر فاتورة القضية من شاشتها، كاملة أو لكل جلسة، وتظهر بطاقتها إن كانت غير مفوترة أو غير مسددة أو مسددة.

من يرى القضية
حدد خصوصية القضية ومن يراها: متابعوها فقط، أو موظفو المكتب، أو الموكل أيضا عبر البوابة.
وتضبط صلاحيات كل مستخدم لكل تطبيق: الاطلاع فقط، أو ملفاته هو، أو كل الملفات.
وعلى الجوال، القضايا نفسها والصلاحيات نفسها، بتصميم يناسب الشاشة.
الاستشارات
- سجل موحد لكل الاستشارات وفواتيرها وحالتها: مسودة (تحت الدراسة)، ثم تعتمد، ثم يجاب عنها وتغلق، أو ترفض مع ذكر السبب.
- يفرز البرنامج آليا جميع الاستشارات المتأخرة عن موعد تقديمها المحدد مسبقا بسياسة الشركة ويذكر بها.
- تحصل الاستشارة الجديدة على مهمة اعتماد والمعتمدة على مهمة صياغة، لكل محام، ولا يمكن إغلاق أي منهما يدويا.
- خانة خاصة لكتابة استفسار العميل موضوع الاستشارة والرد القانوني، كما يمكنك فوترة الاستشارة بثلاث نقرات فقط بفضل ربط القسم القانوني بالمالية وملف العميل الموحد. ويرسل الجواب بصيغة بي دي إف.

العقود
- يمكن أن يبدأ العقد من نموذج يضع اسم المكتب واسم العميل والقيمة في مواضعها.
- يفتح العميل الرابط في البريد الإلكتروني ويقرأ العقد ويوقعه دون الحاجة إلى حساب، ويصبح العقد صالحا بعد توقيع العميل والمكتب معا.
- وتقسم قيمته على دفعات بتواريخ محددة أو مع إدراج استشارة أو مع التقدم بالمهام.
- ويجهز النظام مسودات الفواتير المستحقة كل ساعة ليعتمدها فريق الفوترة، ويرفض أي دفعة تجعل مجموع الدفعات أكبر من قيمة العقد.
- التذكير: يتلقى العميل بريدا إلكترونيا قبل انتهاء العقد، ويتلقى المسؤول المحدد في الإعدادات مهمة متابعة آليا لتجديد العقد.

ملفات التنفيذ
- يفتح ملف التنفيذ من قضية أو استشارة أو طلب عميل، ويبقى مرتبطا به.
- ويسجل إجراءات التنفيذ وردود المحكمة عليها وقرارات القاضي ومحاضر الجلسات، ويطبع خمسة تقارير.
- ويسجل الملف المالي المبلغ المحكوم به والمبلغ المحجوز لدى المحكمة، ويحسب المبلغ المدفوع والمبلغ المتبقي من الدفعات.
- ويتلقى كل محام له حساب مستخدم بريدا إلكترونيا متكررا بملفاته التي ليست في حالة «منتهي»، ويمكن مراسلة العميل بالبريد الإلكتروني في كل خطوة عندما يختار المكتب القوالب.

الوكالات
- تكون الوكالة سارية بين تاريخيها، وتقرأ حالتها من التاريخين في كل مرة.
- تتحقق كل جلسة من أن لقضيتها وكالة سارية في تاريخ الجلسة وتشمل محاميها، وتظهر تنبيها إن لم تكن كذلك.
- وقبل انتهائها يتلقى الموكل والوكلاء بريدا إلكترونيا.

طلبات العملاء وبوابتهم
- يطلب العملاء من البوابة، أو من نموذج طلب في أي صفحة من موقع المكتب.
- ويصل كل طلب إلى محامي العميل أو محامي الاستقبال بموعد نهائي ومهمة مراجعة، واعتماده يفتح الملف معبأ من الطلب بمرفقاته.
- وعلى البوابة يتابع العملاء طلباتهم واستشاراتهم وعقودهم وملفات تنفيذهم ووكالاتهم، والقضايا والجلسات التي يشاركها المكتب، وللاستشارات والعقود والقضايا والجلسات ملف بي دي إف، ويراسلون المكتب من الاستشارة أو العقد أو ملف التنفيذ.

إلى جانب التطبيقات القانونية
تعمل التطبيقات القانونية في النظام نفسه مع مالية المكتب ومهامه وفريقه ولوحات معلوماته، حول ملف العميل نفسه.
المالية
فواتير تنشأ من الملفات القانونية، ومدفوعات، وتسوية بنكية، وتقارير محاسبية. راجع المالية في الصفحة الرئيسية.
المهام والوقت
لوحة واحدة لمهام المكتب، بتذكيرات واعتماديات وقوالب قوائم تحقق، وساعات تسجل على كل ملف.
توثيق العمل
مذكرات ولوائح من ثمانية أنواع، مع خطوة اعتماد للأنواع التي يحددها المكتب.
المراسلات
معاملات الوارد والصادر مرقمة لكل سنة، وسجل إعارة يبين من بحوزته كل أصل.
التحصيل
ملفات تحصيل الديون بخطط دفعات وخصومات تسوية ضمن حدود محددة وتذكيرات وبوابة للمدينين.
واتساب
تنبيهات للفريق ومستندات للعملاء، من قوالب يفعلها المكتب. راجع الربط بواتساب.
التحليل
لوحات معلومات جاهزة للتطبيقات القانونية والمالية وتطبيقات الفريق، ومنشئ بلا برمجة، وشريط مؤشرات فوق القوائم.
الموارد البشرية
ملفات الموظفين والحضور والإجازات والمصروفات، في النظام نفسه مع العمل القانوني.
من يستخدمه
محام مستقل
الاستشارات والقضايا والجلسات، والتقويم، والفواتير، ولوحة المهام لعمل اليوم.
مكتب محاماة
كل التطبيقات القانونية، والمالية، والجداول الزمنية، وإجازات الفريق ومصروفاته، وبوابة العملاء، وواتساب.
إدارة قانونية في شركة
طلبات من موظفي الشركة، واستشارات، وعقود بالتوقيع، ومراسلات، وتقارير للإدارة.
جاه المحاماة في لمحة
| أين يعمل | سحابيا، في المتصفح، على الحاسوب أو الجوال، بالوضع الفاتح أو الداكن. |
|---|---|
| من يستخدمه | مكاتب المحاماة والمحامون المستقلون والإدارات القانونية في الشركات. |
| بوابة العملاء | يتابع العملاء منها ملفاتهم ويوقعون عقودهم ويرسلون طلباتهم. |
| بياناتك | قاعدة بيانات خاصة لكل مكتب. |
| الصلاحيات | لكل تطبيق ولكل مستخدم: الاطلاع فقط، أو ملفاته هو، أو كل الملفات. |
| سجل التعديلات | تسجل السجلات القانونية تعديلاتها. |
| التنبيهات | مهام، وبريد إلكتروني، وواتساب عند ربطه. |
| التاريخ الهجري (اختياري) | بجانب التاريخ الميلادي في القضايا والجلسات والأحكام والاستشارات والعقود وملفات التنفيذ والوكالات، على الشاشة وفي التقارير وعلى البوابة. |
| اللغات | العربية والإنجليزية، ويختار كل مستخدم لغة الواجهة. |
| نقل البيانات | استيراد السجلات من ملفات جداول البيانات. |
| التقارير | 20 تقريرا قانونيا للطباعة، بتنسيق تقارير المكتب. |
| المساعدة | دليل استخدام للتطبيقات القانونية، ودورات. |
| الأسعار | في صفحة الأسعار. |
ما لا يفعله جاه المحاماة
- لا يقدم الطلبات إلى المحكمة نيابة عنك، ولا يرتبط بنظام المحاكم: المكتب يسجل الجلسات والأحكام والقرارات.
- يذكر دون أن يحسب المهل النظامية: يأتي التذكير بعد الحكم بعدد أيام يحدده المكتب.
- يسجل الساعات على كل ملف، لكن الفواتير مبالغ لا فوترة بالساعة.
وكل خطوة مشروحة في دليل استخدام جاه المحاماة.
أسئلة عن برنامج إدارة مكاتب المحاماة
ما هو برنامج إدارة مكاتب المحاماة؟
برنامج يجمع عملاء المكتب واستشاراته وقضاياه وعقوده وفواتيره في نظام واحد، فيكون كل ملف وكل موعد في مكان واحد.
لمن جاه المحاماة؟
لمكاتب المحاماة والمحامين المستقلين والإدارات القانونية في الشركات. وتضبط صلاحيات كل مستخدم لكل تطبيق: الاطلاع فقط، أو ملفاته هو، أو كل الملفات.
هل يتابع جاه المحاماة الاستئناف؟
نعم. تحفظ القضية مرحلتها، وبعد الحكم تعرض الخطوة التالية: الاستئناف أو التماس إعادة النظر بعد الحكم الابتدائي، وطلب النقض بعد حكم الاستئناف.
هل يتحقق جاه المحاماة من الوكالات في الجلسات؟
نعم. تتحقق كل جلسة من أن وكالة قضيتها سارية في تاريخ الجلسة وتشمل محاميها، وتظهر تنبيها إن لم تكن كذلك.
هل يستطيع العملاء توقيع العقود إلكترونيا؟
نعم. يفتح العميل الرابط في البريد الإلكتروني ويقرأ العقد ويوقعه دون الحاجة إلى حساب، ما دام العقد في حالة «مسودة».
هل يمكن إصدار فواتير العقود تلقائيا؟
نعم. تقسم قيمة العقد على دفعات، ويجهز النظام كل ساعة مسودات الفواتير التي حل موعدها، ويعتمدها فريق الفوترة.
ماذا يرى العميل على البوابة؟
طلباته واستشاراته وعقوده (مع التوقيع) وملفات تنفيذه ووكالاته، والقضايا والجلسات التي يختار المكتب مشاركتها. وللاستشارات والعقود والقضايا والجلسات ملف بي دي إف، وللاستشارات والعقود وملفات التنفيذ محادثة.
هل يقدم جاه المحاماة الطلبات إلى المحكمة أو يحسب المهل النظامية؟
لا. المكتب يسجل الجلسات والأحكام والقرارات، وتأتي التذكيرات بعد الحكم بعدد أيام يحدده المكتب. والمحامي يتحقق من كل مهلة نظامية.