برنامج إدارة العقود القانونية
برنامج إدارة العقود القانونية يحفظ كل اتفاقية مع العميل في سجل واحد بقيمتها وتواريخها ونصها وتوقيعاتها ودفعاتها. وفي جاه المحاماة يوقع العميل من رابط في بريد المكتب دون حاجة إلى حساب، ويصبح العقد في حالة «مسودة» صالحا باكتمال التوقيعين، ثم ينشئ النظام كل ساعة فاتورة مسودة لكل دفعة حل موعدها.
برنامج إدارة العقود لمكاتب المحاماة والإدارات القانونية جزء من حلول جاه المحاماة، برنامج إدارة مكاتب المحاماة.
عقد صالح بالتوقيعين.
- صالح
- توقيع العميل
- توقيع الشركة
- وقع العميل في
- توقيع الشركة
- توقيع العميل
لماذا تفلت اتفاقيات العملاء من المتابعة
- النسخة الموقعة في رسالة بريد أو في درج.
- لا أحد ينتبه إلى تاريخ الانتهاء حتى يمضي.
- الدفعات تفوتر من الذاكرة، أو لا تفوتر أبدا.
حالات العقد الست
في التحضير
قيد التحضير، ولا يستطيع العميل توقيعه بعد.
مسودة
جاهز ليوقعه العميل من الرابط.
صالح
وقعه الطرفان، أو عين صالحا يدويا.
منتهي
ينقله النظام إليها بعد مضي تاريخ الانتهاء.
مغلق
يغلقه المكتب عند انتهاء العمل.
ملغى
أوقفه المكتب، مع ذكر السبب.
من المسودة إلى الفاتورة في ست خطوات
الصياغة من قالب
يمكن أن يبدأ العقد من قالب. واختيار القالب بعد تحديد العميل ينسخ قيمته، ويكتب في النص اسم المكتب واسم العميل والقيمة.
القوالب خاصة بالمكتب ويكتبها مدير، ولا يأتي التطبيق بأي قالب.
يبدأ العقد الجديد بحالة «في التحضير» ولا يستطيع العميل توقيعه، وإجراء «وضع علامة كمسودة» يحوله إلى مسودة.
الإرسال للتوقيع
إجراء «إرسال التقرير» يفتح رسالة بريد إلى العميل مرفقا بها ملف بي دي إف «تقرير العقد». وإجراء «إرسال الصيغة» يفتح رسالة مرفقا بها «تقرير صيغة العقد» الأقصر.
الرسالتان بلغة العميل وتحملان رابط العقد. ويراجع المكتب كل رسالة ثم يرسلها.
توقيع العميل
يفتح العميل الرابط ويوقع في صفحة العقد، دون حاجة إلى حساب.
يحمل الرابط رمزا سريا يتحقق منه النظام قبل حفظ التوقيع. ولا يستطيع العميل التوقيع إلا والعقد في حالة «مسودة»، ومرة واحدة فقط.
وتعرض الصفحة أيضا التواريخ والمبلغ والنص والوصف، مع ملف بي دي إف للطباعة ومحادثة لمراسلة المكتب.
صالح بعد توقيع الطرفين
يوقع المكتب في تبويب «التوقيعات» قبل العميل أو بعده. وعندما يحمل العقد في حالة «مسودة» التوقيعين يصبح صالحا من تلقاء نفسه.
خارج حالة المسودة تكون خانات التوقيع للقراءة فقط، وإجراء «إعادة كمسودة» يعيد فتحها.
إجراء «تعيين كصالح» يجعل العقد في حالة «مسودة» صالحا يدويا، للعقد الموقع على الورق مثلا.
فوترة الدفعات
في تبويب «الفوترة التلقائية»، يقسم المبلغ إلى دفعات، لكل منها مبلغ و«مشغل»، وهو في الغالب تاريخ استحقاق.
وإذا كان للعقد مبلغ، يرفض النظام أي دفعة تجعل مجموع الدفعات أكبر منه.
كل ساعة، ينشئ النظام فاتورة مسودة لكل دفعة مستحقة في عقد صالح، ليؤكدها فريق الفوترة.
إجراء «إنشاء الآن» ينشئ فاتورة الدفعة مسودة فورا، في عقد صالح.
ويعرض التبويب ما تمت فوترته، بما فيه الفواتير المسودة، وما لم يدفع.
دفعات عقد، قبل أن يصبح العقد صالحا.
- الفوترة التلقائية
- تاريخ الاستحقاق
- إنشاء الآن
- المفوتر
الانتهاء والتجديد والإلغاء
إجراء مجدول يومي يحول العقد الصالح إلى «منتهي» بعد مضي تاريخ انتهائه.
التذكير بالانتهاء، وهو غير مفعل افتراضيا، يرسل إلى العميل رسالة بريد مرة واحدة لكل تاريخ انتهاء، قبله بما يصل إلى 30 يوما افتراضيا.
لا زر للتجديد: إجراء «إنشاء نسخة مطابقة» ينشئ نسخة برقم جديد بحالة «في التحضير»، بلا توقيعات ولا دفعات، ويحدد المكتب تواريخها الجديدة.
إجراء «إلغاء» يطلب سببا من قائمة المكتب نفسه، وهي فارغة في البداية، ويقبل ملاحظة اختيارية تحفظ في السجل.
مرتبط بالقضايا والاستشارات
يمكن أن تحدد القضية أو الاستشارة عقدها من بين عقود العميل الصالحة، ويرفض النظام عقد عميل آخر.
يقفل الربط عند كسب القضية أو خسارتها أو إلغائها، أو إكمال الاستشارة أو رفضها.
في العقد من نوع «الاستشارات»، تفوتر دفعة واحدة من نوع «الاستشارات» كل استشارة مرتبطة مرة واحدة، بمبلغ تلك الدفعة. وتفوتر الاستشارة خلال ساعة من ربطها، أيا كانت حالتها.
إشعارات بالبريد وواتساب
- إشعار التفعيل، وهو غير مفعل افتراضيا: رسالة بريد حين تجعل التوقيعات العقد صالحا، إلى من تحددهم الإعدادات.
- التذكير بالانتهاء، وهو غير مفعل افتراضيا: رسالة بريد واحدة إلى العميل لكل تاريخ انتهاء، ومهمة لشخص تحدده الإعدادات.
- عند ربط واتساب، يتلقى العميل الذي له رقم هاتف ملف «تقرير العقد» عندما يصبح العقد صالحا، وهذا مفعل افتراضيا.
- مفعلة افتراضيا أيضا: رسالة برابط التوقيع عندما يوقع المكتب أولا، ورسالتا الإلغاء والإغلاق، وتنبيه للمتابعين عندما يوقع العميل أولا.
- رسائل «جاهز للتوقيع» و«يقارب الانتهاء» و«منته» غير مفعلة افتراضيا.
إعدادات العقود كما تأتي افتراضيا.
- تذكير العقد التلقائي
- إرسال إشعار التفعيل
- تذكير العقد التلقائي
- إرسال إشعار التفعيل
ما يسجله العقد
| الرقم | ترقيم آلي، والسنة جزء منه. |
|---|---|
| العميل | عميل واحد لكل عقد، وهو إلزامي. |
| النوع | «عام» افتراضيا، وتضيف التطبيقات الأخرى أنواعا مثل «القضايا» و«الاستشارات». |
| التواريخ والمبلغ | تاريخ البداية وتاريخ الانتهاء والمبلغ. |
| الاتفاقية | النص، من قالب أو مكتوب مباشرة. |
| التوقيعات | توقيع العميل وتوقيع المكتب، ولكل منهما تاريخه. |
| الدفعات | مبلغ كل دفعة و«المشغل» الخاص بها، مع مجموع ما تمت فوترته وما لم يدفع. |
| الحالة | إحدى الحالات الست، مع سبب عند الإلغاء. |
| سجل التعديلات | اسم من عدل الحقول الرئيسية ووقت التعديل، دون النص. |
تقارير العقود
ملفا بي دي إف، كلاهما بلغة العميل: «تقرير العقد» و«تقرير صيغة العقد» الأقصر.
كلاهما يحمل نص الاتفاقية والتوقيعات، ويضيف الأول بيانات العميل والتواريخ والمبلغ والوصف.
صلاحيات العقود
- ثلاث صلاحيات، ولكل مستخدم واحدة منها: «للقراءة فقط»، و«مستخدم: مستنداتي» (العقود التي أنشأها أو يتابعها)، و«المدير: جميع المستندات».
- يدير المديرون أيضا القوالب وأسباب الإلغاء.
- وعلى الجوال يرى المستخدم العقود نفسها بالصلاحيات نفسها من المتصفح.
التاريخ الهجري في العقود (اختياري)
يظهر التاريخ الهجري (اختياري) بتقويم أم القرى بجانب تاريخي البداية والانتهاء، ويمكن تغييرهما بأي من التقويمين.
وتظهر تواريخ التوقيع بالهجري أيضا. وتظهر التواريخ الهجرية في ملفات بي دي إف، ويظهر تاريخا البداية والانتهاء بالهجري في صفحة العقد.
تاريخ بداية بالميلادي والهجري (اختياري).
- تاريخ البداية
- تاريخ البداية بالهجري
- تاريخ البداية
- تاريخ البداية بالهجري
ما لا يفعله جاه المحاماة في العقود
- لا يتحقق ممن يوقع: التوقيع صورة توقيع مع تاريخها، بلا شهادة.
- لا يأتي بقوالب جاهزة، والقالب يملأ ثلاثة بيانات ثابتة فقط.
- لا يجدد العقد من تلقاء نفسه أبدا.
- لا يؤكد فاتورة دفعة ولا يرسلها أبدا: تبقى كل منها مسودة.
- الحد الأقصى يخص الدفعات لا الفواتير: دفعة «الاستشارات» تفوتر مبلغها لكل استشارة مرتبطة.
- لا زر دفع في صفحة العقد.
- لا يحفظ إصدارات سابقة من نص الاتفاقية: تعديلاته لا تسجل، حتى بعد التوقيع.
أسئلة عن برنامج إدارة العقود القانونية
ماذا يفعل برنامج إدارة العقود القانونية؟
يحفظ كل اتفاقية مع العميل في سجل واحد، مع قيمتها وتواريخها ونصها وتوقيعاتها. وفي جاه المحاماة يمكن أيضا تقسيم مبلغها إلى دفعات تنشأ لها فواتير مسودة.
هل يحتاج العميل حسابا ليوقع؟
لا. يفتح العميل الرابط في بريد المكتب ويوقع في صفحة العقد، ويتحقق النظام أولا من الرمز السري في الرابط.
متى يصبح العقد صالحا؟
عندما يحمل العقد في حالة «مسودة» التوقيعين، توقيع العميل وتوقيع المكتب، يصبح صالحا من تلقاء نفسه. ويجعله إجراء «تعيين كصالح» صالحا يدويا أيضا، للعقد الموقع على الورق مثلا.
هل يستطيع العقد فوترة كل استشارة يغطيها؟
نعم، في العقد من نوع «الاستشارات»: تفوتر دفعة «الاستشارات» فيه كل استشارة مرتبطة مرة واحدة، بمبلغ تلك الدفعة، في فاتورة مسودة، أيا كانت حالة الاستشارة.
هل يتلقى العميل تذكيرا قبل انتهاء العقد؟
نعم، بشرط تفعيل المكتب للتذكير، وهو غير مفعل افتراضيا. وعندها يتلقى العميل رسالة بريد واحدة لكل تاريخ انتهاء.