نظام إدارة الاستشارات القانونية
نظام إدارة الاستشارات القانونية يحفظ كل سؤال للعميل في سجل واحد، من الطلب إلى الجواب المكتوب، بموعد نهائي يراقبه النظام. وفي جاه المحاماة الموعد إلزامي، وتصبح الاستشارة الموافق عليها متأخرة وحدها إذا تجاوزته، ويتلقى كل محام له حساب مستخدم افتراضيا مهمة للموافقة أو الرفض، ثم مهمة لصياغة الجواب بعد الموافقة.
برنامج الاستشارات لمكاتب المحاماة والإدارات القانونية جزء من حلول جاه المحاماة، برنامج إدارة مكاتب المحاماة.
الاستشارة من الطلب للفاتورة للصياغة بملف موحد.
- الحالة
- الموعد النهائي
- الرد
- إرسال التقرير
- الموعد النهائي
- إرسال التقرير
لماذا تبقى أسئلة العملاء بلا جواب
- تصل الأسئلة بالهاتف ولا تسجل أبدا.
- لا أحد مسؤول عن الموعد.
- الجواب في رسالة بريد لا يجدها غير كاتبها.
حالات الاستشارة الخمس
مسودة
مسجلة، تنتظر موافقة محام أو رفضه.
موافق عليها
مقبولة: يكتب فيها الرد والتوصية.
متأخرة
يحددها النظام عند تجاوز الموعد النهائي.
مكتملة
أجاب عنها محام وأغلقها.
مرفوضة
مرفوضة، مع سبب من قائمة المكتب.
من السؤال إلى الجواب في خمس خطوات
تسجيل السؤال
تسجل الاستشارة عميلها والخصوم والأطراف الثالثة، ولكل خصم وطرف ثالث هاتفه وبريده الإلكتروني. ويمكن إضافة عملاء آخرين إليها إذا فعل المكتب خيار «عملاء متعددون».
اختيار العميل يملأ حقل المحامين بمحاميه الافتراضيين.
الموعد النهائي إلزامي ويحدده المكتب، والاستشارة المفتوحة من طلب عميل تبدأ بموعد الطلب.
ويمكن أن تفتح الاستشارة من طلب عميل، فتملأ بياناتها منه.
استشارة مسودة.
- العميل
- المحامون
- الموعد النهائي
- الاستفسار
- المحامون
- الموعد النهائي
الموافقة أو الرفض
كل استشارة جديدة تنشئ لكل محام فيها له حساب مستخدم مهمة «الموافقة على / رفض الاستشارة».
موعدها بعد يوم واحد افتراضيا، ويحدد المكتب عدد الأيام أو يوقف المهمة.
الرفض يطلب سببا من قائمة المكتب نفسه. ويبقى السبب على الاستشارة ويطبع في «تقرير الاستشارة» الذي يستطيع العميل الاطلاع عليه.
لا يستطيع أحد إلغاء المهمة يدويا: تغلقها الموافقة أو الرفض.
إجراءات استشارة مسودة.
- موافقة
- رفض
- موافقة
- رفض
صياغة الجواب
في تبويب «الاستفسار» السؤال. ويظهر تبويبا «الرد» و«التوصية» بعد الموافقة على الاستشارة.
الموافقة تنشئ لكل محام له حساب مستخدم مهمة «صياغة الاستشارة».
موعدها بعد يوم واحد من الموافقة، ما لم يغير المكتب «الصياغة خلال».
جواب الاستشارة.
- الرد
- التوصية
- تحديد كمنجز
- الرد
- التوصية
مراقبة الموعد النهائي
إجراء مجدول يحول الاستشارة الموافق عليها إلى متأخرة عند تجاوز موعدها النهائي.
تأجيل الموعد إلى اليوم أو بعده يعيدها إلى موافق عليها، وتاريخ مضى يجعل الموافق عليها متأخرة فورا.
عند تغيير المحامين، تنتقل المهام المفتوحة إلى المحامين الجدد بمواعيدها نفسها.
إرسال الجواب وإغلاق الاستشارة
إجراء «إرسال التقرير» يفتح رسالة بريد إلى العملاء مرفقا بها ملف بي دي إف «تقرير الاستشارة»: الرقم والتواريخ والمحامون والعميل والسؤال والرد والتوصية والأطراف.
البريد والملف بلغة العميل الرئيسي، وإجراء الطباعة يعطي الملف نفسه.
إجراء «تحديد كمنجز» يغلق الاستشارة ومهمة صياغتها. و«إعادة إلى مسودة» للمديرين فقط، بعد تأكيد.
التذكيرات ومن يتلقاها
مهام الاستشارات تصل إلى المحامين الذين لهم حساب مستخدم.
- استشارة جديدة: مهمة موافقة أو رفض، موعدها بعد يوم واحد افتراضيا.
- استشارة موافق عليها: مهمة صياغة، موعدها بعد يوم واحد افتراضيا.
- وتنتقل المهمتان مع المحامين إذا تغيروا.
- كل يوم، عند ربط واتساب، ترسل الاستشارات التي لم يعدلها أحد منذ 30 يوما افتراضيا في ملف بي دي إف. يتلقى كل محام له حساب مستخدم ورقم هاتف ملفا باستشاراته، ويتلقى المشرف المحدد في الإعدادات ملفا بها كلها.
- رسائل حالة إلى العميل (موافق عليها، متأخرة، مكتملة، مرفوضة) عندما يفعلها المكتب.
إعدادات الاستشارات.
- نشاط الموافقة / الرفض للاستشارة
- الموافقة خلال
- نشاط صياغة الاستشارة
- الصياغة خلال
- الموافقة خلال
- الصياغة خلال
ما يراه العميل
لكل استشارة خيار من أربعة خيارات للخصوصية. اثنان منها، ومنهما الخيار الافتراضي، يسمحان لعميلها برؤيتها على البوابة، والآخران يخفيانها عنها.
ولا يغير الخيار ما يراه الموظفون: فذلك يتبع صلاحياتهم.
بحساب على البوابة، يقرأ العميل الرئيسي السؤال والرد والتوصية فور حفظها، ويرى الحالة والأطراف والمحامين. ويستطيع فتح ملف بي دي إف ومراسلة المكتب في محادثة الاستشارة.
خيارات خصوصية الاستشارة.
- الخصوصية
- الخصوصية
ما تسجله الاستشارة
| الرقم | ترقيم آلي يبدأ من جديد كل سنة. |
|---|---|
| الأطراف | العميل والخصوم والأطراف الثالثة، وعملاء آخرون عند التفعيل. |
| المحامون | محام أو أكثر، يقترحون من محامي العميل الافتراضيين. |
| الموعد النهائي | إلزامي، يحدده المكتب. |
| السؤال والجواب | الاستفسار، ثم الرد والتوصية بعد الموافقة. |
| الحالة | مسودة أو موافق عليها أو متأخرة أو مكتملة أو مرفوضة مع سببها. |
| الخصوصية | أربعة خيارات، اثنان منها يظهرانها للعميل على البوابة. |
| سجل التعديلات | اسم من عدل الحقول الرئيسية ووقت التعديل، دون نصوص السؤال والجواب. |
تقارير الاستشارات
ثلاثة تقارير بي دي إف: تقرير الاستشارة، وتقرير قائمة الاستشارات، وتقرير الاستشارات المهملة.
تغطي القائمة الاستشارات المنشأة في فترة تختارها، ويمكن أن تقتصر على حالات أو عملاء محددين.
تقرير الاستشارات المهملة يعرض الاستشارات التي لم يعدلها أحد منذ 30 يوما افتراضيا، الأقدم أولا.
نافذة طباعة الاستشارات المهملة.
- مهمل لمدة (أيام)
- حالات الاستشارة
- مهمل لمدة (أيام)
- حالات الاستشارة
صلاحيات الاستشارات
- ثلاث صلاحيات لكل مستخدم: للقراءة فقط، والمستخدم: مستنداته الخاصة (محامي الاستشارة أو متابعها)، والمدير: جميع المستندات.
- المدير وحده يستطيع إعادة الاستشارة المكتملة أو المرفوضة إلى مسودة.
- خصوصية الاستشارة تحدد هل يراها عميلها على البوابة، ولا تغير ما يراه الموظفون.
- وعلى الجوال يرى المستخدم الاستشارات نفسها بالصلاحيات نفسها من المتصفح.
التاريخ الهجري في الاستشارات (اختياري)
يظهر التاريخ الهجري (اختياري) بتقويم أم القرى بجانب الموعد النهائي، ويمكن تغيير الموعد بأي من التقويمين.
وتظهر تواريخ الموافقة والرفض والإكمال بالهجري أيضا، ويظهر التاريخ الهجري في ملفات بي دي إف وفي صفحة البوابة وفي البريد.
موعد نهائي بالميلادي والهجري (اختياري).
- الموعد النهائي
- الموعد النهائي بالهجري
- الموعد النهائي
- الموعد النهائي بالهجري
ما لا يفعله جاه المحاماة في الاستشارات
- لا يحسب موعدا قانونيا: الموعد النهائي تاريخ يحدده المكتب.
- يحول الاستشارة إلى متأخرة وحده، لكنه لا يجيب عن استشارة ولا يغلقها.
- مهامه تصل فقط إلى المحامين الذين لهم حساب مستخدم.
- على البوابة، تظهر الاستشارة في قائمة عميلها الرئيسي فقط.
- لا يرتبط بأي نظام للمحاكم.
أسئلة عن نظام إدارة الاستشارات القانونية
ماذا يفعل نظام إدارة الاستشارات القانونية؟
يحفظ كل سؤال للعميل في سجل واحد، من الطلب إلى الجواب المكتوب، مع محاميه وموعد نهائي وسجل للتعديلات. وفي جاه المحاماة تتحول الاستشارة الموافق عليها إلى متأخرة وحدها إذا تجاوزت موعدها.
ماذا يحدث عندما تتجاوز الاستشارة موعدها النهائي؟
إذا كانت موافقا عليها، يحولها إجراء يومي إلى متأخرة. وتأجيل الموعد إلى اليوم أو بعده يعيدها إلى موافق عليها، وتغيير موعد استشارة موافق عليها إلى تاريخ مضى يجعلها متأخرة فورا.
هل يستطيع المحامي إلغاء مهمة الموافقة أو الصياغة؟
لا. تغلق المهمتان عند الموافقة على الاستشارة أو رفضها أو إكمالها أو إعادتها إلى مسودة.
من يرى الاستشارة؟
يرى الموظفون الاستشارات حسب صلاحياتهم أيا كانت الخصوصية. أما العميل فيرى الاستشارة على البوابة فقط إذا سمحت خصوصيتها بذلك، كما يسمح الخيار الافتراضي.
كيف يصل الجواب إلى العميل؟
بالبريد الإلكتروني حين يستخدم المحامي «إرسال التقرير»: يصل إلى العملاء ملف بي دي إف «تقرير الاستشارة» بالسؤال والرد والتوصية، بلغة العميل الرئيسي. ويقرؤه العميل الرئيسي على البوابة أيضا إذا كان له حساب فيها.