كيف يرتبط الأشخاص بالمنظمات

يحفظ تطبيق جهات الاتصال سجلا لكل شخص ولكل شركة يتعامل معها المكتب، ومنه تقرأ التطبيقات الأخرى كلها. وتشرح هذه الصفحة كيف تترابط هذه السجلات، حتى تفهم البطاقات ومجموعات القائمة وفواتير العميل.

الأشخاص والشركات

يحدد النوع في أعلى جهة الاتصال هل السجل شخص أم الشركة. ولكل سجل أصل واحد على الأكثر يظهر في ينتمي إلى، وأي عدد من السجلات التابعة تظهر بطاقات في قسم جهات الاتصال من تبويب معلومات إضافية. ويستخدم نوعان من الارتباط هذا الأصل نفسه:

الارتباط الأول هو المعتاد: شخص يعمل لدى شركة. والشركة عندئذ كيانه التجاري، فالفواتير الموجهة إليه تتبع حساب الشركة. ويشاركها عنوانها: إن غيرت عنوان الشركة تبعها أشخاصها، وإن غيرته في أحدهم تغيرت الشركة أيضا.

المنظمات المدرجة تحت شخص

الارتباط الثاني هو ما يضيفه هذا التطبيق: شخص واحد يملك عدة منظمات أو يديرها. وتكتب نافذة ربط منظمة قائمة في المنظمة أمرين: يصير ينتمي إلى هو الشخص، ويصير نوع عنوانها منظمة، وهذا يبقيها شركة أيضا. ولا يتحرك شيء آخر. فتبقى المنظمة كيانا تجاريا قائما بذاته، وتبقى فواتيرها ودفعاتها لها، وتحتفظ بعنوانها ورقم س.ت. وسجل محادثتها، ويظهر اسمها وحده في القوائم. وفي القائمة يجمع عامل التصفية المنظمات مع التجميع حسب الأصل منظمات كل شخص.

ووجدت النافذة لأن الطريقين المعتادين لا يصلحان لذلك. فحقل ينتمي إلى لا يعرض إلا الشركات، فلا يمكن أن يختار فيه شخص أصلا، وبطاقة إضافة جهة الاتصال تنشئ جهات اتصال جديدة فقط، فلا تستطيع إلحاق شركة موجودة مسبقا.

أصل واحد ونوع واحد ودور واحد

للمنظمة أصل واحد في كل وقت. وربطها بشخص ثان ينقلها، ولذلك تعرض النافذة تنبيها يسمي الشخص المدرجة تحته. ولا يمكن أن يشترك شخصان في منظمة واحدة عبر هذا الارتباط.

ويحفظ نوع المنظمة (الشركة، جهة حكومية، منظمة غير حكومية، جمعية، مؤسسة للنوع Foundation، مؤسسة للنوع Institution، تعاونية) والدور الذي يشغله الشخص (مالك، الشريك، مدير عام، مدير، محاسب، ممثل) على المنظمة نفسها، واحد من كل منهما. والدور يصف الشخص المدرجة تحته المنظمة. ويظهران شارتين في بطاقات الشخص وفي النافذة. ولا يكتبهما أي نموذج في هذا الإصدار: فالنافذة تعرضهما دون أن تحفظ أي تغيير، ونافذة إنشاء جهة الاتصال التي تفتحها إضافة جهة الاتصال لا تضم أيا منهما. وتحفظ قوائم الخيارات في أنواع المنظمات وأدوار جهات الاتصال وعلامات التصنيف.

أرقام السجل وعدم التكرار

لا يظهر رقم س.ت.، وهو رقم السجل التجاري، إلا في الشركات. وهو نص حر، لا يتحقق من صيغته ولا يقارن بجهات الاتصال الأخرى.

أما أرقام الهاتف وعناوين البريد الإلكتروني فلا تتكرر في دفتر العناوين ما دامت إعدادات عدم تكرار جهات الاتصال مفعلة. ويجوز لسجلات العائلة الواحدة، أي الشركة وأشخاصها أو الشخص والمنظمات المدرجة تحته، أن تشترك فيها حين يسمح بالتكرار داخل المنظمة نفسها. وتقع هذه الإعدادات في الإعدادات العامة، أما وحدتا هذا التطبيق فلا تضيفان إعدادا خاصا بهما، ولا إجراء مجدولا، ولا أتمتة، ولا قالب بريد.

الأرشفة والحذف والدمج

ليس لجهة الاتصال مراحل. فهي نشطة أو مؤرشفة أو محذوفة. والأرشفة تخفيها من القوائم ومن خيارات كل التطبيقات حتى يلغي أحد أرشفتها. والحذف يزيلها، وتشرح صفحة سلة المهملات ما يحفظ منها. أما دمج جهات الاتصال المكررة فيحول سجلين أو ثلاثة للعميل نفسه إلى سجل واحد ويوجه إليه مستنداتها.

ما لا يفعله التطبيق

• لا يدرج المنظمة الواحدة تحت عدة أشخاص: الربط الأخير هو الذي يبقى.
• لا ينقل الفواتير أو الدفعات أو المستندات حين تدرج منظمة تحت أحد.
• لا يتيح ضبط نوع المنظمة أو دورها من نموذج في هذا الإصدار.
• لا يتحقق من صيغة رقم س.ت. ولا من عدم تكراره.

من يحق له أن يفعل ماذا

وتضبط الصلاحيات نفسها في كل مستخدم، كما تبين صفحة إنشاء مستخدم وضبط صلاحياته.