توثيق العمل
سجل مكتوب لعمل المكتب: لكل مستند موضوع ونوع ونص وملفات، يرسل للموافقة فيعتمد أو يرفض بسبب، ويرتبط بالقضية أو الجلسة التي يخصها.
سير العمل العام 1
مستند العمل الأول
اكتب عملا بموضوعه ونوعه، واملأ نصه من قالب، ثم أرسله للموافقة وشاهده معتمدا، وتعرف كيف تصل المهمة إلى المعتمدين، من أول قائمة إلى الحالة النهائية.
دليل المستخدم 6
إعداد أنواع المستندات والمعتمدين
أنشئ الأنواع التي تصنف بها المستندات، وحدد لكل نوع هل يتطلب موافقة، وسم المستخدمين الذين يعتمدونه، حتى يصل كل مستند إلى الأشخاص المناسبين.
الكتابة بقالب
جهز نص المستندات التي يكتبها المكتب كثيرا على شكل قوالب، ثم ابدأ المستند من قالب فيمتلئ نصه ولا يبقى عليك إلا كتابة التفاصيل الخاصة به.
الموافقة على مستند أو رفضه
اعثر على المستندات التي تنتظرك، واعتمدها أو ارفض أحدها بسبب من قائمة المكتب، واعرف كيف تغلق المهمة التي استدعتك في الحالتين.
طباعة مستند عمل
اطبع المستند كاملا بترويسته وحالته ومن عالجه، أو اطبع محتواه وحده، واعرف ما تحويه النسخة المطبوعة وما لا تحويه قبل أن ترسلها.
توثيق قضية أو جلسة
اكتب مستند العمل من القضية أو الجلسة التي يخصها، فيحمل رقمها مصدرا له، وتجد مستندات القضية في نموذجها نفسه دون بحث.
إعدادات توثيق العمل
ما يفعله الخيار الوحيد في إعدادات توثيق العمل: كم يوما يمنح المعتمدون لمراجعة المستند بعد إرساله، وعلى أي شركة ينطبق، وماذا يحدث حين يترك فارغا.
المراجع 1
أتمتة توثيق العمل
ما يفعله توثيق العمل وحده حين يرسل المستند أو يعتمد أو يرفض، وما الذي يحدد موعد مهمة المعتمدين، وما لا يفعله أبدا: لا بريد من عنده ولا مهمة مجدولة.
شرح 1
كيف يعمل توثيق العمل
لماذا يحمل النوع قاعدة الموافقة، وكيف ترقم المستندات، ومسار المستند من المسودة إلى الاعتماد أو الرفض، ومن يرى أي مستندات، وكيف ترتبط المستندات بالقضايا والجلسات.