المراسلات

المستند الأول

سجل ورقة وصلت إلى المكتب للتو مع جهة الاتصال التي تخصها، ثم اعتمد تسجيلها حتى تأخذ مكانها في سجل أوراق المكتب.

إعارة مستند وإرجاعه

سلم أصل المستند إلى زميل أو عميل، واعرف بنظرة واحدة من يحمله الآن، ثم سجل إرجاعه حتى يبقى سجل الإعارة كاملا.

تسجيل مستند مفقود أو تالف

ضع علامة على ورقة فقدت أو تلفت في المكتب، وألغ ورقة سجلت خطأ، وأعد أيا منها إلى المسودة حين يتغير الوضع.

العثور على مستند ومن يحمله

ابحث في المستندات برقمها أو عنوانها أو جهة اتصالها أو محتواها، واعرض الخارجة من المكتب، وجمعها حسب المستعير لتعرف من تسأل.

كيف تعمل المراسلات

لماذا يخدم سجل واحد الاتجاهين، وكيف ترقم المستندات، ومسار المستند من المسودة إلى الفقد أو الإلغاء، ولماذا يحدد سجل الإعارة من يحمل الورقة، ومن يحق له أن يفعل ماذا.