كيف تعمل الأنشطة

يستطيع كل تطبيق في المنصة أن يخطط لعمل على سجلاته: تذكير على فاتورة، أو مراجعة لقضية، أو مكالمة مع جهة اتصال. وهذه الأنشطة كلها من نوع واحد من السجلات، ويديرها تطبيق الأنشطة جميعا، لا التي أنشئت فيه وحده.

ما يحمله النشاط

إلى جانب النوع والعنوان والملاحظة، يعطي التطبيق كل نشاط:

• عدة أشخاص في مسند إلى. وأولهم هو المسند إليه الأساسي: فباسمه تطبع المطبوعات ويعمل عامل مسند إلى في القائمة المطبوعة، وبتوقيته يحدد يوم الاستحقاق. ويجد الآخرون النشاط في أنشطتي أيضا؛
• والمشرف الذي يتابع العمل، والعميل وهو جهة الاتصال التي يخصها العمل؛
• والأولوية، منخفضة أو متوسطة أو عالية، والوسوم؛
• وتاريخ استحقاق بوقت، هو 17:00 حين يعطى اليوم وحده؛
• ومؤقتا بجلساته، وقاعدة تكرار، واعتماديات، والمركز؛
• وسجل محادثة خاصا به، يسجل تغييرات حقوله الأساسية.

الحالات

تحفظ الحالة لتصفى القوائم وتجمع حسبها. وتعيد مهمة مجدولة حسابها كل عشر دقائق، فينتقل النشاط من مخطط إلى اليوم إلى متأخر مع مرور الأيام. ويحتفظ النشاط المنجز بسجل تغييراته وجلساته، ويعيده إعادة فتح.

من يرى ماذا

يعرض قسم الأنشطة في بيانات المستخدم أربع صلاحيات، تشمل كل منها ما قبلها.

ومن لا يحمل أيا منها يبقى على السلوك المعتاد للمنصة. وتبين صفحة إنشاء مستخدم وضبط صلاحياته أين تمنح.

الاعتماديات

قد يعتمد نشاط على أنشطة أخرى، فينتظر حتى تنجز. وما دام أحدها مفتوحا يكون النشاط قيد الانتظار: تظهر على بطاقته علامة قفل، ويرفض بدء ووضع علامة إنجاز في هذا التطبيق. ويرسم تبويب معلومات إضافية السلسلة تحت مخطط الاعتماديات. وتنشئ قوالب المركز اعتماديات، ويظهر خيار المهام المتسلسلة في إعدادات الأنشطة حقل يعتمد على لتضبطها يدويا.

الاجتماعات

النشاط من نوع الاجتماع الذي له تاريخ ووقت استحقاق يحجز اجتماعا في التقويم لكل من أسند إليهم، مدته ساعة أو الساعات المخططة، ويربطه نموذج النشاط تحت Meeting. ونقل النشاط ينقل الاجتماع، وتغيير المسند إليهم يغير الحاضرين. وإلغاء النشاط يحذف الاجتماع الذي حجزه، ولا يحذف أبدا اجتماعا حجز يدويا، أما وضع علامة إنجازه فيبقي الاجتماع. وتشرح صفحة التقويم الاجتماع نفسه.

رسائل البريد

يقرر التطبيق وحده ما يخرج من رسائل عن الأنشطة، ويوقف رسالة المنصة الأصلية «أسند إليك».

• التذكيرات: ترسل قواعد تاريخ الاستحقاق لكل شخص رسالة واحدة في كل تشغيل، تسرد الأنشطة المستحقة عليه، بلغته وتوقيته.
• الأحداث: رسالة عند إنشاء نشاط أو تحريره أو إلغائه، للأحداث التي لها قاعدة فقط. ومن دعي إلى اجتماع النشاط لا يتلقى رسالة إنشاء منفصلة.

ويضبط الاثنان في إعدادات الأنشطة، وتسرد صفحة أتمتة الأنشطة المهام والقوالب التي وراءهما.

المستخدمون المؤرشفون

عند أرشفة مستخدم تحذف المنصة عادة الأنشطة المسندة إليه. أما هذا التطبيق فيبقيها حتى يعاد إسنادها، وتتخطى التذكيرات المستخدم المؤرشف.

ما لا يفعله التطبيق

• ليس فيه تذكير لكل نشاط على حدة: فالقواعد تخدم كل أنشطة قاعدة البيانات، أيا كانت شركتها.
• يعد أيام العمل فقط السبت والأحد عطلة الأسبوع.
• يحفظ خيار المشرف الافتراضي ولا يطبق على أي نشاط.
• إغلاق المركز لا يغلق أنشطته، وإعادة فتحه لا تعيد فتحها.
• لا تتغير الحالة مع مرور الأيام إلا حين تعمل مهمة التحديث.