كيف تعمل الاجتماعات والدعوات

التقويم هو المفكرة المشتركة للشركة. وتشرح هذه الصفحة ما يجري خلف شاشاته.

الاجتماع وحاضروه

يحمل الاجتماع موضوعا، وبداية ونهاية (أو أياما كاملة)، ومكانا، ورابط فيديو، وعلامات تصنيف، وتذكيرات، ووصفا للضيوف، وملاحظات للفريق. وكل شخص مدعو حاضر في الاجتماع وله رده الخاص: نعم أو لا أو ربما، أو يتطلب اتخاذ إجراء حتى يرد. ومن ينشئ الاجتماع يكون منظمه وأول حاضريه، ويحسب ضمن من ردوا بنعم.

التذكيرات تعريفات مشتركة مثل إشعار - 15 دقيقة أو البريد الإلكتروني - 3 ساعات، ويختار كل اجتماع ما يحتاجه منها.

من يرى ماذا

يرى كل مستخدم داخلي كل اجتماعات الشركة، ويتوقف ما يراه على خيارين في الحالة:

• مشغول أو متاح. الاجتماع المشغول يحجز الوقت: فإذا دعي الشخص نفسه إلى اجتماع آخر في ذلك الوقت ظهر بجانبه هلال يعني أنه غير متاح. أما الاجتماع المتاح فلا يحجز شيئا.
• الخصوصية. يعرض عام والمستخدمين الداخليين فقط التفاصيل للزملاء. أما خاص فيخفيها عن كل من لا يحضر الاجتماع: يظهر الموضوع باسم مشغول، ويبقى المكان والحاضرون والوصف مخفيين. وإذا ترك الخيار فارغا ظهرت عبارة إعدادات المستخدم الافتراضية واتبع اختيار المنظم نفسه، وهو حقل الخصوصية في تبويب التقويم من تفضيلاته: عام بشكل افتراضي أو خاص بشكل افتراضي أو للمستخدمين الداخليين فقط. وتبين صفحة ضبط تفضيلاتك أين تفتح التفضيلات.

ولا يرى مستخدم البوابة، كالعميل، إلا الاجتماعات التي يحضرها.

من يحق له تغيير الاجتماع

يستطيع المنظم والحاضرون تغيير الاجتماع، ويستطيع مدير النظام تغيير أي اجتماع غير خاص. ويكتفي الآخرون برؤيته، أما الاجتماع الخاص بغيرك فلا يمكن تغييره ولا حذفه أصلا.

الدعوات والردود

حفظ اجتماع لم يبدأ بعد يرسل دعوة إلى كل حاضر له عنوان بريد إلكتروني، عدا الشخص الذي يحفظ. وتحمل الرسالة ملف invitation.ics الذي يفتحه أي برنامج تقويم، ورابط الفيديو إن وجد، وزر عرض يفتح صفحة يقبل فيها الضيف الدعوة أو يرفضها. والحاضر الذي يضاف لاحقا يتلقى دعوته عند إضافته.

يحفظ كل رد في سجل الحاضر، ويضيف القبول والرفض أيضا سطرا إلى سجل المحادثة للاجتماع. ونقل اجتماع قادم يرسل إلى الحاضرين الوقت الجديد، وإلغاؤه بزر إرسال وحذف يرسل إليهم خبر الإلغاء. وتسرد صفحة أتمتة التقويم كل رسالة ومتى تخرج.

السلسلة ومراتها

الاجتماع المتكرر قاعدة (كل أسبوع يوم الثلاثاء، ست مرات) والاجتماعات التي تنشئها. وكل مرة اجتماع كامل له ردوده، فيمكن للحاضر أن يقبل مرة ويرفض التي تليها. وكل تغيير يسألك عن نطاقه: هذه الفعالية أو هذه الفعالية والفعاليات التالية أو كافة الفعاليات، وتبين صفحة تكرار اجتماع كل حالة.

الاجتماعات المرتبطة بسجل

الاجتماع الذي ينشأ من سجل يحتفظ برابط إليه: زر في أعلى النموذج يفتح السجل، وحقل في النموذج يذكر اسمه. وتهمنا هنا حالتان:

• النشاط من نوع الاجتماع، المجدول على سجل، فيه زر جدولة يفتح التقويم لحجز الاجتماع. والأنشطة يشرحها تطبيق الأنشطة.
• جلسة القضية تنشئ اجتماعا لمحامي الجلسة، وانظر جدولة جلسة وتسجيل محضرها.

وفي نموذج جهة الاتصال زر الاجتماعات يفتح الاجتماعات التي تحضرها تلك الجهة.

العروض

يفتح التقويم على الأسبوع، عمود لكل يوم. ويعرض عرض كانبان الاجتماعات نفسها في بطاقات، الأبعد موعدا أولا، ويعرضها عرض القائمة في أسطر. وعلى الهاتف يفتح التقويم على البطاقات، ويبقى التقويم متاحا من زر العرض.

ولا تصفي العروض بالطريقة نفسها: يعرض التقويم والقائمة اجتماعات الأشخاص المحددين تحت الحاضرين، أما البطاقات فتعرض كل اجتماع يحق لك رؤيته. وفي البطاقات تطبع البداية والنهاية ملتصقتين، ويظهر للاجتماع الذي يستغرق اليوم كله وقت بجانب شارة طوال اليوم.

أين توجد الإعدادات

ليس للتقويم صفحة إعدادات خاصة به. وفي التقويم/التهيئة/الإعدادات خياران، تقويم Outlook وتقويم Google، يتيحان للمستخدمين مطابقة تقويمهم مع إحدى هاتين الخدمتين، وتحديد أحدهما يثبت وحدة ويحتاج إلى حساب لدى ذلك المزود. وتشرحهما صفحة الإعدادات العامة: البريد والتكاملات والأدوات. أما قائمة التذكيرات ففي التقويم/التهيئة/التذكيرات، وتظهر في وضع المطور، وانظر وضع المطور والقوائم التقنية.

ما لا يفعله التقويم

• لا يحجز القاعات: الموقع نص حر، ويمكن أن يذكر اجتماعان القاعة نفسها في الوقت نفسه دون تنبيه.
• لا يقدم صفحات حجز يختار فيها العملاء الوقت بأنفسهم.
• لا يطابق التقويمات الخارجية إلا إذا ضبط أحد الخيارين السابقين.
• النشاط ليس اجتماعا: المهمة ذات الموعد النهائي مكانها الأنشطة، حتى لو كان نوعها الاجتماع.