جدولة اجتماع
في هذه الصفحة
يخطط للاجتماع من التقويم بزر جديد، أو من جهة اتصال. وتملأ هذه الصفحة كل أجزاء نموذج الاجتماع.
قبل أن تبدأ
- يستطيع كل مستخدم داخلي جدولة اجتماع.
- الضيف من خارج الشركة يجب أن يكون جهة اتصال لها عنوان بريد إلكتروني، وانظر جهات الاتصال. والضيف الذي ليس له عنوان صحيح تظهر بجانبه علامة تحذير ولا يصله أي بريد.
املأ الاجتماع
- افتح وانقر جديد. تكون أنت المنظم وأول الحاضرين.
- اكتب موضوع الاجتماع.
- اضبط بدء، أي البداية والنهاية بمنطقتك الزمنية. ويغير حقل المدة النهاية، أما مفتاح طوال اليوم فيبقي التاريخين فقط.
- اكتب الموقع: قاعة أو عنوان أو محكمة.
- في حقل اختر الحاضرين.. أضف كل شخص: العميل ثم الزملاء. ويبين العداد فوق القائمة عدد الضيوف وردودهم.
وإذا ظهر هلال بجانب اسم فالشخص غير متاح في ذلك الوقت: مشغول باجتماع آخر، أو خارج ساعات العمل إن كان موظفا.
أضف رابط فيديو
انقر زر اجتماع جاه بجانب رابط الفيديو، فيحصل الاجتماع على رابط خاص به يبدأ عند فتحه مكالمة فيديو في المناقشة لحاضري الاجتماع. وتنسخ الأيقونات المجاورة الرابط وتحذفه وتدخلك إلى المكالمة. ولاستخدام خدمة فيديو أخرى الصق رابطها في رابط الفيديو بدلا من ذلك.
مشغول أو متاح، عام أو خاص
في الحالة خياران. مشغول، وهو الافتراضي، يحجز الوقت للحاضرين، أما متاح فيتركهم أحرارا لاجتماعات أخرى. وتحدد القائمة الثانية من يرى التفاصيل: عام أو خاص أو المستخدمين الداخليين فقط، وإذا تركت فارغة ظهرت فيها عبارة إعدادات المستخدم الافتراضية واتبعت تفضيل المنظم. وتشرح صفحة كيف تعمل الاجتماعات والدعوات ما يظهره كل خيار.
الخيارات
- افتح تبويب الخيارات. منظم هو أنت، ويمكنك اختيار زميل لينظمه باسمه.
- علامات التصنيف تفرز الاجتماعات حسب نوعها، وفي البيانات التجريبية Customer Meeting وInternal Meeting وOff-site Meeting وOpen Discussion وFeedback Meeting.
- التذكيرات: تذكير من نوع إشعار يظهر رسالة منبثقة في متصفح كل حاضر من مستخدمي النظام، وتذكير من نوع البريد الإلكتروني يرسل بريدا إلى كل حاضر لم يرفض الدعوة.
- وصف التقويم هو النص الذي يصل إلى الضيوف مع الدعوة، وعند حفظ الاجتماع أول مرة تضاف في آخره بيانات الاتصال بالمنظم، وبالضيف إن كان ضيفا واحدا. أما تبويب الملاحظات فللفريق وحده ولا يخرج من الاجتماع.
- متكرر يكرر الاجتماع، وانظر تكرار اجتماع.
احفظ وأرسل
انقر الحفظ يدويا. تحسب أنت ضمن من ردوا بنعم، ويتلقى كل حاضر آخر له بريد إلكتروني الدعوة، ومعها الاجتماع في ملف invitation.ics وزر عرض يفتح صفحة ينقر فيها الضيف قبول أو رفض. ثم يعرض العداد الردود: نعم وربما ولا وبانتظار.
ويفتح زر البريد الإلكتروني رسالة إلى كل الحاضرين معدة من القالب التقويم: تحديث الفعالية، ولا يخرج شيء قبل أن ترسلها.
من جهة اتصال
في نموذج جهة الاتصال زر الاجتماعات يعد الاجتماعات التي تحضرها هذه الجهة. وهو يفتح التقويم عليها، وزر جديد هناك يدعو الجهة ويدعوك معا.
الأسئلة الشائعة
هل ترسل دعوة لاجتماع مضى وقته؟
لا. ترسل الدعوات للاجتماع الذي لم يبدأ بعد فقط. واستخدم زر البريد الإلكتروني للكتابة إلى حاضري اجتماع مضى.
لم تصل الدعوة إلى أحد الضيوف، فلماذا؟
تعني علامة التحذير بجانب الاسم أن جهة الاتصال ليس لها عنوان بريد صحيح. صححه في جهة الاتصال، ثم احذف الضيف وأضفه من جديد، فالحاضر المضاف حديثا يتلقى الدعوة.
من تصله التذكيرات؟
كل حاضر لم يرفض الدعوة. يظهر الإشعار لمستخدمي جاه فقط، أما التذكير بالبريد فيصل إلى العملاء أيضا.
هل يستطيع زميل تغيير اجتماعي؟
يستطيع ذلك المنظم والحاضرون، وكذلك مدير النظام إذا لم يكن الاجتماع خاصا. أما الآخرون فيرونه فقط.
هل أفادتك هذه الصفحة؟
شكرا لك على ملاحظاتك.