كيف تعمل الفوترة الإلكترونية في السعودية

كل فاتورة عميل أو إشعار دائن تؤكده شركة في السعودية فاتورة ضريبية في نظر هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (زاتكا). أما إنشاء الفاتورة وتأكيدها وتحصيلها فشرحها في فواتير العملاء.

مرحلتان

المرحلة الأولى تأتي مع حزمة المحاسبة السعودية، وهي الحزمة المختارة للشركة في الحقل الطرد من إعدادات المحاسبة. فعلى كل فاتورة عميل أو إشعار دائن يؤكد، تختم الحقل ZATCA Issue Date (في تبويب معلومات أخرى، ويظهر اسمه بالإنجليزية حتى في الواجهة العربية)، وهو تاريخ الفاتورة مع وقت الرياض الحالي، وتملأ تاريخ التوصيل بتاريخ الفاتورة إن كان فارغا، وتطبع التصميم السعودي: فاتورة ضريبية أو الفاتورة الضريبية المبسطة، وضريبة القيمة المضافة لكل بند، والإجمالي قبل الضريبة وبعدها، وتاريخ التوريد، ورمز الاستجابة السريعة الذي يحمل اسم البائع ورقمه الضريبي ووقت الإصدار والإجمالي والضريبة. ويرفض النظام فاتورة تاريخها بعد اليوم بتوقيت الرياض، ولا يمكن حذف ملف PDF لفاتورة مؤكدة.

المرحلة الثانية هي هذه الوحدة. يربط كل دفتر يومية مبيعات بزاتكا مرة واحدة (ربط دفتر يومية المبيعات بزاتكا)، ومن بعدها تتحول كل فاتورة أو إشعار دائن أو إشعار مدين يؤكد فيه إلى ملف XML موقع بصيغة UBL 2.1 يرسل إلى زاتكا. وتفعل الوحدة الخيار ZATCA (Saudi Arabia) في قسم تبادل البيانات إلكترونيا من تبويب الإعدادات المتقدمة لكل دفتر مبيعات سعودي، ولا تؤكد أي فاتورة في هذا الدفتر قبل ربطه.

الفاتورة الضريبية والمبسطة

العميل هو من يحدد نوع الفاتورة، باختيار شخص أو الشركة أعلى نموذج جهة الاتصال:

رحلة الفاتورة

يفحص الأمر تأكيد أولا ما تشترطه زاتكا: دفتر مربوط، والرقم الضريبي للشركة وعنوانها، وضريبة على كل بند، وتاريخ غير مستقبلي، وهوية العميل، وسبب الإشعار الدائن أو المدين، ويرفض التأكيد مع قائمة بما ينقص. وبعد التأكيد يظهر في رأس الفاتورة الحقل الفوترة الإلكترونية بقيمة بانتظار الإرسال. ثم تبني مهمة في الخلفية ملف XML وتوقعه بمفتاح الشركة وشهادة الدفتر وترسله، فإما أن يحول رد زاتكا الفاتورة إلى تم الإرسال، وإما أن تبقى بانتظار الإرسال مع شريط تنبيه وملاحظة في سجل المحادثة. وما يعنيه كل رد وما تفعله حياله في إرسال فاتورة إلى زاتكا.

سلسلة الفواتير

تقرأ زاتكا فواتير الدفتر الواحد سلسلة متصلة: تحمل كل فاتورة عدادا وبصمة الفاتورة التي قبلها. والفاتورة التي لم يصل ردها تحتفظ بمكانها، فتنتظر خلفها الفواتير التالية في الدفتر نفسه ويظهر عليها الزر الفاتورة المعطلة. أما الفاتورة المرفوضة فتخرج من السلسلة وتأخذ مكانا جديدا حين ترسل من جديد. وإعادة ربط الدفتر تبدأ سلسلته من أولها.

أوضاع الواجهة البرمجية الثلاثة

Sandbox بيئة زاتكا التجريبية المشتركة، والمحاكاة (قبل الإنتاج) بيئة تجريبية خاصة بالشركة، والإنتاج البيئة الفعلية التي تحتسب فيها كل فاتورة مقبولة ضمن التزام ضريبة القيمة المضافة. والوضع خاص بالشركة، وتغييره يفك ربط كل دفاترها.

متى يتم الإرسال

يرسل الإجراء المجدول تبادل المعلومات إلكترونيا: أداء عمليات خدمات الويب الفواتير المنتظرة، عشرين في كل تشغيل، ويعيد التشغيل ما دام بقي منها شيء.

• متى: فور كل تأكيد، ومرة كل يوم. ويرسل المعالجة الآن في الفاتورة، أو خيار إلى زاتكا في نافذة إرسال، فاتورة واحدة في الحال.
• كيف توقفه: يعطله المسؤول من الإجراءات المجدولة في القائمة التقنية، فتبقى الفواتير بانتظار الإرسال حتى المعالجة الآن. ولا تعيد المهمة إرسال فاتورة مرفوضة أبدا: فهي تنتظر إعادة المحاولة.

ما الذي يقفل

• لا إلغاء لدى زاتكا: لا يظهر طلب إلغاء EDI على فاتورة سعودية أبدا، وتصحح الفاتورة بإشعار دائن.
• في وضع الإنتاج لا يمكن إعادة الفاتورة المقبولة إلى مسودة، ولا يتغير الوضع بعد أول فاتورة مقبولة. وفي كل الأوضاع لا تعاد إلى مسودة فاتورة لم يصل ردها حتى يصل.
• لا يمكن حذف ملف PDF الذي أنشئ بعد القبول، ولا ملف XML المرفوض.

ما تضيفه الوحدة إلى الشاشات الأخرى

• العناوين في السعودية: رقم المبنى ومعرف قطعة الأرض والحي في سطر الشارع الثاني، وخطة التعريف ورقم التعريف (السجل التجاري والهوية الوطنية والإقامة وغيرها)، وتطبع تحت العنوان في ملف PDF.
• الضرائب (الفوترة/التهيئة/المحاسبة/الضرائب): كود سبب الإعفاء على ضرائب المبيعات بنسبة 0%، وتملؤه الشجرة السعودية، واحتفاظ على ضرائب المبيعات السالبة (الاستقطاع). أما الضرائب الافتراضية ففي ضبط الضرائب الافتراضية.

من يحق له أن يفعل ماذا

ما لا تفعله

لا تمس فواتير الموردين، ولا ترسل الفاتورة إلى العميل (فواتير العملاء)، ولا تقدم الإقرار الضريبي: فأرقام الضريبة لفترة ما تقرأ في تقرير الضرائب من التقارير المحاسبية.