كيف يعمل التوظيف

يعمل التوظيف بثلاثة أنواع من السجلات: المنصب الوظيفي وطلب التقديم والموهبة. ينتمي كل طلب تقديم إلى منصب واحد، وينتقل بين المراحل حتى يعين صاحبه أو يرفض أو يؤرشف. ويأتي الموظف في النهاية، منشأ من طلب التقديم المعين.

المناصب الوظيفية

المنصب الوظيفي سجل واحد في الموظفون وفي التوظيف. ويضيف التوظيف المسؤول عن التوظيف والقائمين بالمقابلات والهدف وعنوان بريد والمتتبعات، كما تبين صفحة إعداد منصب وظيفي. وتعد بطاقته من يجب توظيفهم، وطلبات التقديم الجديدة (التي في المرحلة الأولى)، والطلبات قيد التنفيذ (التي لم تصل بعد إلى مرحلة تعيين).

أرشفة المنصب تؤرشف طلبات التقديم الخاصة به. وتغيير المسؤول عن التوظيف فيه ينقل الطلبات الجارية للمسؤول السابق إلى المسؤول الجديد.

طلبات التقديم

طلب التقديم شخص واحد يتقدم إلى منصب واحد. ويحمل اسم المتقدم وبريده وهاتفه ورابط ملفه التعريفي، والمنصب، والمسؤول عن التوظيف، والقائمين بالمقابلات، وعلامات التصنيف، وتقييما حتى ثلاث نجوم، وملاحظات خاصة. ويضيف تبويب التفاصيل الشهادة والتوافر والقسم والشركة وباقة الراتب المتوقعة والمعروضة، والمصدر ومتوسط والحملة التي جاء منها. والبريد الذي تكتبه يجد جهة اتصال المتقدم أو ينشئها، وهي التي تستخدمها الرسائل والاجتماعات.

تظهر السيرة الذاتية المرفقة بطلب التقديم بجانب النموذج، ويمكن البحث في نصها من قائمة طلبات التقديم. ويعرض تبويب المهارات مهارات المتقدم التي تقارن بالمهارات التي يتوقعها المنصب، أما المهارات نفسها فتشرح مع الموظفين: كيف تعمل سجلات الموظفين.

وعندما يتقدم الشخص نفسه أكثر من مرة ترتبط الطلبات التي تشترك في البريد أو رقم الهاتف أو رابط الملف التعريفي، ويعرضها كلها زر التطبيقات في كل نموذج، أي طلبات التقديم المرتبطة.

المراحل والحالات

تشترك كل المناصب في المراحل، إلا مرحلة قصرت على مناصب بعينها عبر خاص بوظيفة معينة. ويأتي التطبيق بست مراحل: جديد والتأهيل والمقابلة الأولى والمقابلة الثانية ومقترح العقد وتم توقيع العقد. ترسل مرحلة جديد رسالة تأكيد الاستلام، أما تم توقيع العقد فمطوية ومعلمة مرحلة تعيين. وتغيرها صفحة تخصيص المراحل وأسباب الرفض.

وداخل المرحلة يحمل الطلب إحدى أربع حالات: قيد التنفيذ أو جاهز للمرحلة التالية أو قيد الانتظار أو محجوب. وكل انتقال إلى مرحلة أخرى يسجل في سجل المحادثة ويعيد الحالة إلى قيد التنفيذ. والمرحلة التي تضبط Days to rot تعلم الطلبات التي تبقى فيها أكثر مما ينبغي.

الحالات النهائية والجارية

ومغادرة مرحلة التعيين تزيل تاريخ التعيين وتعيد إلى المنصب مكانه. ويعيد استعادة وإلغاء الأرشفة الطلب إلى المرحلة الأولى: رفض متقدم أو استعادته.

من أين تأتي طلبات التقديم

• تكتب من مراحل التوظيف لمنصب، بزر جديد أو بعلامة + في أحد الأعمدة.
• ترسل بالبريد إلى عنوان المنصب: فيأخذ الطلب اسم المرسل وعنوانه، وتصبح المرفقات ملفاته. أما الرسائل التي تحولها مواقع التوظيف، المذكورة عناوينها تحت مواقع التوظيف، فيؤخذ اسم المتقدم من نصها.
• يملؤها الزوار في صفحات الوظائف على الموقع الإلكتروني عندما يكون النشر عبر الإنترنت مفعلا: إعدادات التوظيف.
• تنشأ من موهبة في مجموعة: استخدام مجموعات المواهب.

وتعلم متتبعات المنصب كل طلب بالمصدر الذي جاء عبره.

من يرى ماذا

يرى المسؤولون كل طلبات التقديم، أما القائمون بالمقابلات فلا يرون إلا طلبات المناصب والمتقدمين المسمين فيهم، ودون باقة الراتب. وتبقى مخفية طلبات الشركات التي لا يحق لك فتحها. وتعرض صفحة إعدادات التوظيف الصلاحيات الثلاث.

التقارير

يعد تحليل التوظيف في إعداد التقارير طلبات التقديم في مخطط أو جدول محوري، حسب شهر الإنشاء والمنصب افتراضيا. وتجمعها المفضلات المحفوظة حسب By Recruiter أو By Job أو By Department.

ويضيف تطبيق التحليل لوحتي معلومات جاهزتين هما تحليل التوظيف وتحليل الوظائف عبر الإنترنت، وتظهر مربعاتهما أيضا فوق المناصب الوظيفية وطلبات التقديم: لوحات المعلومات الجاهزة.

ما الذي لا يفعله التوظيف

• لا ينقل طلب تقديم من تلقاء نفسه، فلا يغير مرحلته إلا شخص.
• لا يقرأ السير الذاتية آليا، وتحتاج استمارات المقابلة فيه إلى خيار الاستطلاع في الإعدادات: إعدادات التوظيف.
• لا يشغل أي مهمة مجدولة ولا يرسل تذكيرات، فرسائله هي رسائل المراحل والرفض: أتمتة التوظيف.
• لا ينشر الوظائف في مواقع التوظيف الخارجية، بل يقرأ فقط الرسائل التي تحولها.
• لا يكمل بيانات الموظف: فالقسم والمدير وبقية البيانات تملأ في الموظفون.