أتمتة الموزعين

لا يشغل تطبيق الموزعين أي مهمة مجدولة، وليس له أي قاعدة أتمتة. فما يفعله وحده يحدث عند حفظ سجل أو الضغط على زر، إضافة إلى بضعة خيارات يملؤها مرة واحدة عند التثبيت. وتشرح صفحة إعدادات الموزعين الخيارات.

قالب البريد

إرسال تفاصيل التوزيع

• متى: يدويا فقط، من إرسال بالبريد الإلكتروني في قائمة الإجراءات للتوزيع المؤكد.
• ماذا يفعل: يفتح رسالة إلى بريد العميل بعنوان «تأكيد التوزيع»، من بريد المستخدم الذي يرسلها وبلغة العميل. يخبر العميل أن التوزيع تأكد، ويذكر نوع الدفع بقيمته المخزنة (direct أو deferred).
• كيف توقفه: لا شيء يوقف، فهو لا يخرج إلا إذا أرسله أحد.

عند حفظ السجلات

تجهيز الفرع والموزع

• متى: عند إنشاء فرع أو موزع.
• ماذا يفعل: ينشئ مستودعيه وحسابه التحليلي، وحسابا نقديا مرقما بعد الحساب الافتراضي في الإعدادات ودفتر نقدية عليه، وينشئ للموزع أيضا مستخدمه بصلاحية الموزع. وتغيير اسم السجل يغير أسماءها.
• كيف توقفه: لا يمكن إيقافه.

الربط بالافتتاح المفتوح

• متى: عند إنشاء توزيع أو مصروف لموزع.
• ماذا يفعل: يربطه بافتتاح الموزع المؤكد الذي لم يقفل بعد، حتى يحسبه الإقفال.
• كيف توقفه: لا يمكن إيقافه. والتوزيع أو المصروف الذي يسجل وليس للموزع افتتاح مفتوح يبقى خارج كل إقفال.

عند الضغط على الأزرار

نشاط الموافقة على المصروف

• متى: عند إرسال المصروف.
• ماذا يفعل: يجدول النشاط «مطلوب موافقة على المصروف» لمسؤول المصروفات الخاص بالموزع، أو لمسؤول الإعدادات في مصروف الفرع. ويضعه موافقة ورفض في حالة المنجز.
• كيف توقفه: لا يمكن إيقافه.

دفعة التوزيع

• متى: عند إنشاء دفعة في نافذة تسجيل دفعة للتوزيع.
• ماذا يفعل: يرحل الإشعارات الدائنة المسودة والفاتورة ويطابقها، ويسجل الدفعة في دفتر نقدية الموزع.
• كيف توقفه: لا يحدث شيء حتى يضغط الزر.

الإقفال

• متى: عند حساب، ثم التالي وتأكيد في استلام.
• ماذا يفعل: يرحل حساب التوزيعات مباشر التي لم تدفع بعد، ويدفعها من دفتر نقدية الموزع بتاريخ الإقفال. وإن علم تعويض النقص أنشأ التالي في الخطوة 2 بيع النقص وأكده ودفعه فورا، ولا يلغيه إغلاق النافذة بعد ذلك. ويصدق تأكيد تحويلات البضاعة المتبقية والمرتجعات إلى مستودع المرتجعات في الفرع، ويرحل الدفعتين المتقابلتين عبر حساب العبور.
• كيف توقفه: اختر آجل للتوزيعات التي يجب ألا يدفعها الإقفال.

يضبط مرة واحدة عند التثبيت

الإعدادات الافتراضية

عند التثبيت يملأ التطبيق الخيارات الفارغة في إعدادات الموزعين للشركة الحالية: الحسابين النقديين الافتراضيين (Cash on Hand - Distributors وCash on Hand - Branches، وينشئهما إن لم يوجدا)، وحساب العبور (حساب تحويل السيولة في الشركة، ويضبطه على الشركة أيضا إن لم يكن لها حساب)، ودفتر نقدية للإقفال (Closing Cash، وينشئه إن لم يكن للشركة دفتر نقدية)، ومنتج المصروفات Generic Distributor Expense. ويبقى مسؤول المصروفات فارغا. فغيرها من الإعدادات، ولا يمسها تحديث التطبيق لاحقا.