أتمتة الأصول الثابتة

ليس للأصول الثابتة إجراء مجدول خاص بها: فهي تعتمد على مهمة يومية واحدة لتطبيق المحاسبة، وتضبط بضعة أشياء مرة واحدة. ولا شيء هنا يرسل بريدا. وتشرح صفحة إعدادات الأصول الثابتة الخيارات.

المهمة اليومية

ترحيل القيود التي حل تاريخها

• متى: مرة كل يوم، ما دام الإجراء المجدول الحساب: قم بترحيل مسودات القيود عندما تكون خاصية auto_post ممكنة ويكون تاريخ المحاسبة حتى اليوم مفعلا. أما النسخة التجريبية أو المستعادة من قاعدة البيانات فيصلها متوقفا.
• ماذا تفعل: ترحل كل قيد يومية مسودة مضبوط على الترحيل التلقائي إذا كان تاريخه اليوم أو قبله. وفي الأصول الثابتة هذه هي قيود الإهلاك والاعتراف للسجلات التي ترحيل القيد فيها ترحيل تلقائي بالتاريخ، وهو الافتراضي وقيمة كل القوالب المثبتة؛ وكل قيد يرحل يخفض القيمة الدفترية لسجله. وترحل المهمة نفسها سائر قيود تطبيق المحاسبة المضبوطة على الترحيل التلقائي. أما القيد الذي يتعذر ترحيله، لأن تاريخه مقفل مثلا، فيكتب السبب في محادثته ويلغى ضبطه على الترحيل التلقائي: فرحله يدويا بعد إصلاح السبب.
• كيف توقفها: لسجل واحد، اختر إبقاء كمسودة في ترحيل القيد قبل تأكيد، فتنتظر قيوده من يرحلها. وتحتفظ القيود المكتوبة من قبل بالاختيار الذي أنشئت به. ولا يوقفها الإيقاف المؤقت للسجل (إيقاف أصل مؤقتا أو تعديله). وللشركة كلها، يعطل المسؤول الإجراء المجدول من الإجراءات المجدولة في القائمة التقنية، وهذا يوقف أيضا كل ترحيل تلقائي آخر في تطبيق المحاسبة.

عند تأكيد فاتورة

عرض إنشاء الأصول

• متى: حين تؤكد فاتورة مورد أو إيصال مورد فيه خيار الأصل مفعل ولبند واحد على الأقل قالب الأصل.
• ماذا يفعل: يفتح نافذة إنشاء الأصول؟. ولا ينشأ شيء حتى ينقر نعم، إنشاء الأصول، فينشأ عندئذ أصل لكل بند ويؤكد (إنشاء الأصول من فاتورة مورد).
• كيف توقفه: اترك خيار الأصل غير مفعل أو عمود قالب الأصل فارغا، أو انقر ليس الآن.

يضبط مرة واحدة

عند التثبيت

تنشئ الوحدة للشركة الرئيسية دفاتر اليومية الإهلاك وإيراد مؤجل ومصروف مؤجل، وتجعل الإهلاك يومية الإهلاك، وتضع الدفترين الآخرين في دفاتر القيود المؤجلة بإعدادات المحاسبة حيث تكون ما زالت فارغة. وتثبت اثنتي عشرة فئة وأربعة وعشرين قالبا، وتملأ حساباتها من شجرة الحسابات، وتنشئ حساب مصروف الإهلاك حين تخلو الشجرة من حساب لمصروف الإهلاك. وترقم السجلات A/000001 وA/000002 وهكذا. كما تضيف ثلاثة فحوص للأصول إلى قوالب الفحص في الإقرارات الضريبية (التقارير المحاسبية)، وقالب تصدير باسم Fixed Assets Export في نافذة التصدير من القائمة. ويمكن تغيير أي منها بعد ذلك كأي سجل آخر.

حين تحصل شركة على شجرة حسابات

حالما تتلقى شركة شجرة حساباتها، تحصل على نسختها الخاصة من القوالب مع حسابات مملوءة من تلك الشجرة. ولا يوقف أي فشل هنا تثبيت الشجرة أبدا؛ فاملأ الحسابات لاحقا بزر تحديث الآن في إعدادات الأصول الثابتة.