كيف يعمل الحضور

يحفظ تطبيق الحضور نوعا واحدا من السجلات: سجل الحضور، وهو فترة عمل لموظف واحد. وكل ما عداه، من دائرة الشريط العلوي إلى التقارير، إما ينشئ هذه السجلات أو يقرؤها أو يحكم عليها.

سجل الحضور

يضم سجل الحضور الموظف وتسجيل الحضور وتسجيل الخروج. وما دام وقت الخروج فارغا فالموظف في العمل، ويغلقه تسجيل الخروج التالي. وتاريخه هو يوم تسجيل الحضور بحسب المنطقة الزمنية للموظف، فالوردية الليلية تتبع اليوم الذي بدأت فيه.

والوقت المقضي في العمل هو المدة بين الوقتين، مطروحا منها استراحة الغداء في جدول عمل الموظف إذا وقعت داخلها، ولا تطرح استراحة من جدول العمل المرن. ويتسع اليوم لعدة سجلات حضور، مثل ما قبل الغداء وما بعده، وتجمعها التقارير.

ويحفظ كل حضور أيضا طريقة تسجيله، مرة لتسجيل الحضور ومرة لتسجيل الخروج، في الوضع:

• Systray من دائرة الشريط العلوي.
• كشك من الكشك المشترك.
• يدوي لما يكتبه المسؤول.
• تسجيل خروج الموظفين تلقائيا لما يغلقه التطبيق عندما ينسى صاحبه.
• تقني لسجلات الحضور ذات الثانية الواحدة التي تسجل يوم غياب عند إدارة الغياب.

وإذا فعل Device & Location Tracking حفظ الشريط العلوي والكشك أيضا المكان وعنوان IP والمتصفح لكل تسجيل.

حالة الموظف

بحسب آخر سجل حضور يكون كل موظف إما في العمل وإما خارجه. فدائرة الشريط العلوي خضراء أو حمراء، وبطاقات الكشك تقول On site أو Online أو Absent، وبطاقات الموظفين في تطبيق الموظفين تعرض الحالة نفسها بنقطة الحضور.

القواعد التي تحفظ اتساق السجلات

يرفض التطبيق حضورا وقت خروجه أسبق من وقت حضوره، وحضورا مفتوحا ثانيا للموظف نفسه، وسجلي حضور يتداخلان للموظف نفسه. ولا يمكن نسخ سجل حضور. ويكتب كل تغيير في الأوقات في سجل المحادثة مع اسم من أجراه.

الساعات الإضافية

تحسب الساعات الإضافية ولا تكتب باليد. ولكل نسخة من سجل الموظف Overtime Ruleset، وكلما حفظ حضور أو غير أو حذف طبق التطبيق قواعد هذه المجموعة على الأيام المعنية:

• قاعدة الكمية تقارن ساعات اليوم أو الأسبوع بجدول عمل الموظف أو بمدة ثابتة، ضمن خياري التسامح فيها.
• قاعدة التوقيت تحسب الساعات التي يعملها الموظف في أوقات معينة، مثل أيام العطلة.

والنتيجة سطر أو أكثر من الساعات الإضافية على الحضور تحت Overtime Details، لكل سطر قواعده وساعاته ومعدل أجره وحالته: بانتظار الموافقة أو تمت الموافقة أو تم الرفض. ويحدد خيار تصديق الساعات الإضافية هل تبدأ الأسطر الجديدة معتمدة أم تنتظر المدير. ويجمع ساعات العمل الإضافية التي تم عملها كل الأسطر، أما Validated Extra Hours فيجمع المعتمد منها فقط، وهو الرقم الذي تستخدمه التقارير وربط الإجازات. وعند تفعيل إدارة الغياب يصير الوقت الناقص ساعات إضافية سالبة.

وتعاد الأسطر من سجلات الحضور كلما تغيرت، أو عند إعادة الحساب بمجموعة قواعد، أما القاعدة التي تتغير لاحقا فلا تمس الأسطر الماضية وحدها. وتشرح صفحتا إعداد قواعد العمل الإضافي واعتماد الساعات الإضافية الأمرين.

الصلاحيات

ولا تختار صلاحية المسؤول: إدارة الحضور في نموذج المستخدم: فتعيين شخص في حقل الحاضرين في تبويب الإعدادات من نموذج موظف يمنحه إياها، وتزول عنه عندما لا يبقى موظف يوافق على حضوره. أما بقية الصلاحيات فتضبط كما تشرح صفحة إنشاء مستخدم وضبط صلاحياته.

ما الذي يرتبط بماذا

• الموظفون: مانح موافقات الحضور ورقم الشارة ورمز PIN ومجموعة القواعد كلها في نموذج الموظف، ومعها الزر ساعات العمل الشهرية: كيف تعمل سجلات الموظفين.
• الإجازات: يقارن Time Off Ledger كل يوم بالجدول والإجازات الموافق عليها، والساعات الإضافية الناتجة عن قاعدة تعيدها يمكن أخذها إجازة: كيف تعمل الإجازات.
• الجداول الزمنية: تقرير هناك يقارن سجلات الحضور بالوقت المسجل على المهام: كيف تعمل المشاريع والجداول الزمنية.
• التحليل: لوحة تحليل الحضور الجاهزة: لوحات المعلومات الجاهزة.

ما لا يفعله التطبيق

• لا يدفع أجرا لأحد: فخيار Pay extra hours ومعدله يعلمان الساعات فقط.
• لا يرفض تسجيل حضور بسبب المكان أو الساعة، فالتتبع يسجل أين كان الموظفون لا أكثر.
• لا يرسل تذكيرا لمن نسي تسجيل حضوره أو خروجه، وتسجيل خروج الموظفين تلقائيا يغلق السجلات المنسية فقط.
• لا يخطط الورديات: فالساعات المتوقعة تأتي من جدول عمل كل موظف.