تسجيل مستند مفقود أو تالف

قد تفقد ورقة أو تتلف وهي في المكتب. ويبقى سجلها بحالة تبين ما حدث، فلا يضيع أثر المستند أبدا.

قبل أن تبدأ

• تحتاج إلى صلاحية المدير على المراسلات.
• يجب أن يكون المستند مسجلا وموجودا في المكتب. ولا توضع علامة مفقود أو تالف على مستند معار: سجل إرجاعه أولا، فالورقة التي ما زالت مع المستعير مسألة تأخر في الإرجاع.

ضع علامة مفقود

1. افتح المستند، ثم افتح قائمة الإجراءات واختر وضع علامة مفقود.
2. أكد في النافذة.

تصبح الحالة مفقود، ويحفظ التغيير في سجل المحادثة مع تاريخه والمستخدم الذي أجراه.

ويعمل وضع علامة تالف بالطريقة نفسها ويجعل الحالة تالف.

ألغ مستندا

يلغى المستند الذي سجل خطأ باختيار إلغاء من قائمة الإجراءات، ما دام مسودة أو مسجلا وغير معار. ويمكن أيضا حذف المسودة؛ أما المستند المسجل فلا يحذف حتى يبقى أثره: أرشفه باختيار الأرشيف من قائمة الإجراءات لإخفائه من القوائم.

أعد المستند

حين تظهر الورقة المفقودة أو يتبين أن الإلغاء كان خطأ، اختر إعادة كمسودة من قائمة الإجراءات، ثم تسجيل مرة أخرى. ويحتفظ المستند برقمه وسجل إعارته.

الأسئلة الشائعة

لماذا لا أستطيع حذف مستند مسجل؟

المستند المسجل جزء من سجل أوراق المكتب. وحذفه يمحو إعاراته وتاريخه، أما الأرشفة فتخفيه دون أن يضيع شيء.