كيف تعمل المراسلات

تحفظ المراسلات سجل أوراق المكتب. وهي لا تغني عن الأوراق نفسها، لكنها تبين ما الأوراق الموجودة، وأين هي، وما الذي حدث لها.

سجل واحد لاتجاهين

تسجل الورقة الواردة والورقة الصادرة بالطريقة نفسها، ولا يختلف إلا الاتجاه، وهو يثبت بعد اعتماد تسجيل المستند. وتفتح قائمتا وارد وصادر المستندات نفسها مصفاة حسب الاتجاه، ويأخذ المستند الذي ينشأ من إحداهما اتجاهها.

الترقيم

يأخذ المستند رقمه عند أول حفظ: INDOC للوارد وOUTDOC للصادر، ثم السنة، ثم عداد من خمس خانات يبدأ من جديد كل سنة. ولا يتغير الرقم أبدا، حتى إذا عاد المستند إلى المسودة.

مسار المستند

يحفظ كل تغيير في الحالة مع تاريخه ومستخدمه في سجل المحادثة. ولا يحذف المستند الذي تجاوز المسودة، وإنما يؤرشف.

سجل الإعارة هو المرجع

كل إعارة سطر في سجل الإعارة: المستعير، ويوم خروج الورقة، ويوم عودتها، والمستخدمان اللذان سجلا ذلك. والسطر الذي لا يوم إرجاع فيه إعارة مفتوحة. ويقرأ شريط معار والمستعير الحالي وعامل التصفية معار حالياً ذلك السطر المفتوح، فلا يمكن أن تخالف السجل.

للمستند إعارة مفتوحة واحدة على الأكثر. وما دام معارا فلا توضع عليه علامة مفقود أو تالف ولا يلغى: الورقة مع شخص ما، والخطوة الأولى استعادتها.

من يحق له أن يفعل ماذا

ينتمي كل مستند إلى شركة، ولا يرى المستخدمون إلا مستندات الشركات التي يعملون فيها.