إعداد قوالب التعاميم

يحمل قالب التعميم اسما وموضوعا ونصا. واختياره في تعميم ينسخ الموضوع إلى الموضوع والنص إلى الوصف، ثم تكمل التعميم هناك. ولا يحدد القالب المستلمين ولا التاريخ ولا الحالة، فهذه تخص كل تعميم وحده.

قبل أن تبدأ

• تحتاج القوالب إلى صلاحية المدير على التعاميم، ويختفي حقل القالب في التعميم عن أصحاب الصلاحية الأخرى.
• توجد القائمة الموظفون/التهيئة/قوالب التعاميم تحت التهيئة في تطبيق الموظفون، ولا تظهر إلا لصاحب صلاحية المدير على الموظفون. ومن لا يملكها يفتح القالب من التعميم: فالسهم بجانب حقل القالب يفتح القالب المختار فيه.

اطلع على القوالب

افتح الموظفون/التهيئة/قوالب التعاميم. تعرض القائمة اسم كل قالب وموضوعه، وفي البيانات التجريبية القالب إشعار بمواعيد الدوام. ويعرض عرض الكانبان، من الزر في أعلى الشاشة، عدد التعاميم التي أنشئت من كل قالب أيضا.

أنشئ قالبا

1. انقر جديد.
2. اكتب الاسم، وهو ما ستختاره في التعميم، وهنا تعميم تجريبي: شهادة راتب.
3. اكتب الموضوع الذي تبدأ به التعاميم، وهنا تعميم تجريبي: طلب شهادة راتب.
4. اكتب النص في تبويب الوصف. وهو نص منسق، ينتقل بتنسيقه إلى كل تعميم وإلى ملف PDF الخاص به.
5. احفظ.

ويعد زر التعاميم في أعلى النموذج التعاميم التي أنشئت من القالب، دون المؤرشفة منها، ويفتحها.

ابدأ تعميما من قالب

هناك طريقتان:

• في تعميم جديد، اختر القالب في القالب كما تبين صفحة تعميمك الأول.
• في القالب نفسه، انقر التعاميم ثم جديد. يفتح التعميم والقالب مختار فيه، وموضوعه ونصه معبآن.

ثم اختر المستلمين، واحفظ التعميم ووافق عليه كالمعتاد. واختيار قالب في تعميم يستبدل موضوعه ونصه بما في القالب، فاختر القالب أولا ثم اكتب.

غير قالبا أو احذفه

ينسخ موضوع القالب ونصه إلى التعميم لحظة اختياره. فتعديل القالب بعد ذلك لا يغير إلا التعاميم القادمة، وتحتفظ التعاميم المكتوبة بنصها. وليس للقوالب أرشفة: يحذف القالب من الإجراءات ثم حذف، وتحتفظ التعاميم التي أنشئت منه بموضوعها ونصها ويصبح حقل القالب فيها فارغا.

الأسئلة الشائعة

هل يحمل القالب نسخة عربية وأخرى إنجليزية؟

نعم. فاسم القالب وموضوعه ونصه، مثل موضوع التعميم ونصه، يمكن أن تحمل نسخة لكل لغة عبر زر اللغة بجانب كل حقل، وتشرح صفحة اللغات والترجمة هذا الزر. ويأخذ التعميم نسخة اللغة التي تعمل بها لحظة اختيار القالب.

لماذا لا يظهر حقل القالب في تعاميمي؟

لا يظهر الحقل إلا لصاحب صلاحية المدير على التعاميم.

لماذا يعرض القالب تعاميم أقل مما كتبت؟

يستبعد زر التعاميم التعاميم المؤرشفة، ولا يعد إلا التعاميم التي ما زال حقل القالب فيها يذكر هذا القالب.

هل يحدد القالب من يصله التعميم؟

لا. فحقلا الموظفين وإرسال للكل يضبطان في كل تعميم.