تعميمك الأول
في هذه الصفحة
يحفظ تطبيق التعاميم التعاميم الإدارية للشركة داخل تطبيق الموظفون: إشعار بمواعيد الدوام، أو انتقال إلى مكتب جديد، أو تعليمات جديدة. ويأخذ كل تعميم رقما، ويوافق عليه قبل أن يخرج، ثم يرسل إلى الموظفين بالبريد الإلكتروني أو عبر المناقشة أو عبر الواتساب، ومعه نسخة PDF يمكن طباعتها أيضا. وفي سير العمل هذا تكتب تعميما من قالب، وترسله إلى موظفين اثنين عبر المناقشة، ثم تراجع ما سجله التعميم.
قبل أن تبدأ
- تحتاج كتابة التعاميم والموافقة عليها وإرسالها إلى صلاحية المدير على التعاميم. أما الصلاحية الأخرى، المستخدم : مستنداته فقط، فلا تتيح إلا قراءة التعاميم المرسلة إلى الجميع أو التي تذكر الموظف المرتبط بالمستخدم. وتبين صفحة إنشاء مستخدم وضبط صلاحياته مكان ضبطها.
- تضم البيانات التجريبية القالب إشعار بمواعيد الدوام وتعميمين: LET/00001 الموافق عليه والمرسل إلى كل الموظفين، وLET/00002 وهو مسودة أنشئت من القالب.
- لا تصل المناقشة إلا إلى الموظفين الذين يذكر نموذج الموظف الخاص بهم مستخدما: كيف تعمل سجلات الموظفين.
الخطوة 1: افتح التعاميم
افتح . تعرض كل بطاقة رقم التعميم وموضوعه وتاريخه وحالته، ومعها علامة الكل حين يذهب إلى كل الموظفين، أما التعميم الموجه إلى موظفين محددين فتعرض بطاقته عددهم. ويعرض زر القائمة في أعلى الشاشة التعاميم نفسها في صفوف.
الخطوة 2: ابدأ من قالب
- انقر جديد. ليس للتعميم رقم بعد، فهو يأخذ الرقم التالي، مثل LET/00003، عند حفظه. ويحمل التاريخ تاريخ اليوم، فغيره إذا كان التعميم يسري في يوم آخر.
- اختر في القالب القالب إشعار بمواعيد الدوام. فيملأ موضوعه حقل الموضوع، ويملأ نصه تبويب الوصف.
- كل ما ملأه القالب يبقى قابلا للتعديل. اكتب بدل الموضوع
تعميم تجريبي: مواعيد الدوام من الأحد، وعدل النص كأي نص منسق. واختيار قالب آخر بعد ذلك يستبدل الموضوع والنص من جديد.
الخطوة 3: اختر من يصله التعميم
- أضف في الموظفين الموظفة Rawan Al-Wahmi ثم System Administrator (Demo).
- اترك إرسال للكل دون تحديد. فتحديده يخفي الموظفين ويوجه التعميم إلى كل الموظفين.
- احفظ. يأخذ التعميم رقمه، ويسجل سجل المحادثة إنشاءه.
الخطوة 4: وافق على التعميم
التعميم الجديد مسودة لا يمكن إرساله بعد. افتح الإجراءات في أعلى النموذج واختر موافقة.
وعلى الهاتف يوجد زر الإجراءات في أعلى النموذج بجانب زر +.
تتحول الحالة في أعلى الشاشة إلى موافق عليه، ويسجل سجل المحادثة التغيير. والموافقة لا تقفل التعميم: تبقى حقوله قابلة للتعديل، ويحتفظ سجل المحادثة بكل تغيير.
الخطوة 5: أرسله عبر المناقشة
- افتح الإجراءات مرة أخرى. يعرض التعميم الموافق عليه الآن إرسال بالبريد الإلكتروني وإرسال عن طريق المناقشة وإرسال عبر واتساب، ثم إلغاء، وتحت أيقونة الطابعة التعميم، أي ملف PDF الخاص به.
- اختر إرسال عن طريق المناقشة. يتلقى كل موظف محدد له مستخدم، في محادثة مباشرة مع Bot، رسالة نصها «تمت إضافة خطاب جديد LET/00003 يحمل الموضوع تعميم تجريبي: مواعيد الدوام من الأحد»، ويفتح الرقم فيها التعميم.
- تذكر ملاحظة من Bot في سجل المحادثة الموظفين الذين وصلتهم الرسالة.
والموظف الذي يختار تلقي إشعاراته حسب البريد الإلكتروني تصله الرسالة في بريده أيضا، كما تشرح صفحة اختيار الإشعارات.
ما الذي أنجزته
كتبت تعميما من قالب، واخترت مستلميه، ووافقت عليه وأرسلته إليهم عبر المناقشة، ويحتفظ سجل المحادثة الآن بكل خطوة من ذلك. وتشرح صفحة إرسال تعميم البريد الإلكتروني والواتساب والنسخة المطبوعة، وتبني صفحة إعداد قوالب التعاميم قوالبك الخاصة، وتعالج صفحة إلغاء تعميم وإصداره من جديد التعميم الذي يجب سحبه، وتوضح صفحة كيف تعمل التعاميم من يرى ماذا ومن يصله ماذا.
هل أفادتك هذه الصفحة؟
شكرا لك على ملاحظاتك.