كيف تعمل التعاميم

التعميم مراسلة إدارية تحفظ سجلا في تطبيق الموظفون: له رقم وحالة وسجل محادثة، ولا يخرج إلا حين يختار مدير طريقة إرساله. ولا يحفظ تطبيق التعاميم أي عنوان خاص به، فكل مستلم يصله التعميم عبر ما يحمله نموذج الموظف الخاص به.

ما يحمله التعميم

• رقم مثل LET/00001، يعطى عند حفظ التعميم أول مرة، من ترقيم واحد تشترك فيه كل الشركات؛
• الموضوع والوصف، أي النص، وهو نص منسق؛
• التاريخ، وهو تاريخ اليوم افتراضيا، ويطبع في ملف PDF ويذكر في رسالة الواتساب؛
• المستلمون: الموظفون المذكورون في الموظفين، أو كل الموظفين إذا كان إرسال للكل محددا؛
• القالب الذي بدأ منه إن وجد، ولا يظهر إلا للمدراء؛
• كاتب التعميم، وهو محفوظ دون أن يظهر في النموذج، والشركة التي كتب فيها؛
• سجل المحادثة، الذي يسجل الإنشاء، وكل تغيير في الحقول، وتغير الحالة، وكل إرسال.

ولا يفعل القالب إلا ملء الموضوع والنص لحظة اختياره، ثم ينفصل التعميم عن القالب. وتشرح صفحة إعداد قوالب التعاميم القوالب.

الحالات

ويوافق أي مدير على التعميم، ومنهم كاتبه نفسه: فلا موافقة ثانية ولا طلب موافقة. والموافقة لا تقفل التعميم، فتبقى حقوله قابلة للتعديل ويسجل كل تغيير. ويعاد إصدار التعميم الملغى بإنشاء نسخة مطابقة منه، كما تبين صفحة إلغاء تعميم وإصداره من جديد. والأرشفة منفصلة عن الحالات: فهي تخفي التعميم في أي حالة.

من يصله ماذا

يقرأ كل طريق إرسال بيانا مختلفا من نموذج الموظف (كيف تعمل سجلات الموظفين):

وتقترح نافذة البريد مستلميها ثم تؤكدهم أنت، وهي تترك إلى فارغا وتسقط أول موظف في الترتيب الأبجدي، فراجعها كما تبين صفحة إرسال تعميم. ومع إرسال للكل تعد المناقشة والواتساب الموظفين النشطين في كل الشركات، ويعد البريد موظفي الشركات التي تعمل فيها. أما التعميم الذي لا موظفين فيه ولا إرسال للكل فلا يصل إلى أحد عبر المناقشة أو الواتساب، بينما تقترح نافذة بريده كل الموظفين.

اللغات

يكتب البريد وملف PDF ورسالة الواتساب بلغة من كتب التعميم، أيا كان من يرسله. أما رسالة المناقشة والملاحظات في سجل المحادثة فبلغة من ينقر الزر. ويمكن أن يحمل الموضوع والنص نسخة لكل لغة، وكذلك اسم القالب وموضوعه ونصه، ويكتب كل مستخدم ويقرأ نسخة لغته.

من يرى ماذا

يقدم بند التعاميم صلاحيتين تضبطان في نموذج المستخدم (إنشاء مستخدم وضبط صلاحياته):

• المدير يرى كل تعاميم الشركات التي يعمل فيها المستخدم، ويكتبها ويوافق عليها ويلغيها ويرسلها، ويدير القوالب.
• المستخدم : مستنداته فقط يقرأ التعاميم المرسلة إلى الجميع وتلك التي تذكر الموظف المرتبط به، في أي حالة كانت ومنها المسودات، دون أي زر ودون القوالب.

والمستخدم الذي لا يملك أيا من الصلاحيتين لا يرى التعاميم في قائمة الموظفون ولا يستطيع فتحها. وتوجد قائمة القوالب تحت التهيئة في الموظفون، وتحتاج إلى صلاحية المدير على الموظفون، ومن يدير التعاميم دون هذه الصلاحية يصل إلى القالب من حقل القالب في التعميم.

ما لا يفعله التطبيق

• لا يرسل شيئا من تلقاء نفسه: فلا مهمة مجدولة ولا أتمتة، والموافقة لا ترسل شيئا.
• لا يسجل من قرأ التعميم، ولا يطلب من الموظفين الإقرار باستلامه.
• لا يمنع إرسال التعميم نفسه مرة ثانية، ولا إرسال تعميم ملغى.
• لا يضع نص التعميم في متن البريد: فالبريد يحمل نصا قصيرا ثابتا، ويرفق التعميم نفسه ملف PDF.
• لا يبلغ أحدا بإلغاء التعميم.

ويشرح جانب الواتساب في صفحة الواتساب في الموارد البشرية، وسجل المحادثة في صفحة متابعة السجل.