كيف يعمل توثيق العمل

يحفظ توثيق العمل سجلا مكتوبا لعمل المكتب، وأثرا لمن اعتمده. وهو غير مقيد بالقانون: فأي عمل يمكن أن يكتب فيه، وقاعدة الموافقة نفسها تخدم المذكرة والملاحظة الداخلية والتقرير.

النوع يحمل القاعدة

للمستند نوع المستند واحد، والنوع هو الذي يقرر ما يحدث عند إرسال المستند: هل ينتظر موافقة، ومن يعتمده. وتأتي مع التطبيق ثماني مذكرات لا يتطلب أي منها موافقة؛ ويضيف المكتب أنواعه ويعلم منها ما يحتاج إلى عين ثانية. وتغيير النوع يغير القاعدة للمستندات التي ترسل بعده.

الترقيم

يأخذ المستند رقمه عند أول حفظ: WOD ثم سنة حفظه ثم عداد من خمس خانات يستمر من مستند إلى الذي يليه ولا يعود إلى الصفر مع السنة الجديدة. ولا يتغير الرقم أبدا ولا يعاد استخدامه. وتسميه القوائم والبحث التسلسل.

مسار المستند

والنوع الذي لا يتطلب موافقة ينتقل من مسودة إلى تمت الموافقة في خطوة واحدة. ولا رجوع من الحالتين النهائيتين: فالنسخة الجديدة نسخة مطابقة تبدأ مسودة بتاريخ اليوم ومن أنشأها هو المؤلف. ويحفظ كل تغيير في الحالة في سجل المحادثة بتاريخه ومستخدمه، أما المتن نفسه فلا يتتبع.

المهام

ينشئ الإرسال مهمة واحدة لكل معتمد، «راجع وافق على توثيق العمل»، موعدها بعد عدد الأيام المحدد في الإعدادات، وهو 2 افتراضيا. وتغلق الموافقة أو الرفض هذه المهام عند الجميع، فلا يراجع أحد المستند مرتين. ولا يعمل شيء آخر وحده: فالتطبيق لا يرسل بريدا من عنده، ولا تمس مهمة مجدولة المستندات. ويعلم كل معتمد بالمهمة كما يعلمه جاه بأي نشاط يسند إليه: إشعار في صندوق الوارد، أو بريد إلكتروني إن كان تفضيله للإشعارات هو البريد. وانظر أتمتة توثيق العمل.

من يرى ماذا

وتحتاج الموافقة إلى صلاحية المدير حتى للمستخدم المسمى معتمدا: فالمهمة تخبره، والقرار للمدير. ولا يحذف المستند إلا المدير. أما الأرشفة (الإجراءات ثم الأرشيف) فمتاحة لكل من يستطيع تعديل المستند، المستخدم في مستنداته والمدير في أي مستند؛ وهي تبقي السجل وتخفيه من القوائم. وينتمي كل مستند إلى شركة، ويرى المستخدمون مستندات الشركات التي يعملون فيها.

الربط بالتطبيقات القانونية

حين تثبت القضايا أو الاستشارات أو التنفيذ، يحصل كل منها على تبويب توثيق العمل في سجلاته. والمستند الذي يكتب هناك يرتبط بالسجل، ويحمل رقمه في المصدر، ويظهر في قائمة المستندات كغيره. ويظهر الرابط في تبويب معلومات أخرى في المستند، حيث يمكن تغييره.