إعداد أنواع المستندات والمعتمدين

يصنف نوع المستند المستندات ويحمل قاعدة الموافقة: هل تنتظر مستندات هذا النوع موافقة، ومن يعتمدها. وتأتي مع التطبيق ثمانية أنواع، واحد لكل مذكرة قد تطلبها المحكمة، ويضيف المكتب أنواعه الخاصة لأعماله.

قبل أن تبدأ

• تحتاج إلى صلاحية مدير: جميع المستندات على توثيق العمل، فقائمة التهيئة لا تظهر إلا للمديرين.

أنشئ نوعا

1. افتح توثيق العمل/التهيئة/أنواع المستندات وانقر جديد.

2. اكتب الاسم للنوع، مثل «تقرير أسبوعي».
3. فعل يتطلب موافقة حين يجب اعتماد مستندات هذا النوع قبل أن يعتد بها. يظهر حقل المعتمدون ويصبح مطلوبا: اختر المستخدمين الذين يعتمدونها، ويتلقى كل منهم مهمة عند إرسال مستند من هذا النوع.

4. انقر الحفظ يدوياً.

كيف يستخدم النوع

• النوع الذي لا يتطلب موافقة يعتمد مستنداته لحظة إرسالها: لا مهمة ولا انتظار.
• النوع الذي يتطلب موافقة لا بد أن يسمي معتمدا واحدا على الأقل: فالنموذج لا يحفظ من دونه.
• يرى المعتمد المستندات التي تنتظره، لكن لا يعتمد أو يرفض إلا من له صلاحية مدير: جميع المستندات. امنح معتمديك هذه الصلاحية.

الأسئلة الشائعة

هل يمكنني تغيير معتمدي النوع لاحقا؟

نعم. ينطبق التغيير على المستندات التي ترسل بعده، أما المستند المنتظر فيحتفظ بالمهام التي أنشأها.

هل يمكنني حذف نوع؟

فقط ما دام لا يستخدمه أي مستند. أما النوع الذي تشير إليه مستندات فيبقى؛ أعد تسميته أو توقف عن استخدامه.