كيف يترابط إعداد المحاسبة

المحاسبة هي تطبيق المحاسبة في جاه مع أدوات المحاسب مضافة فوقه. وتشرح هذه الصفحة كيف تترابط أجزاؤه، حتى تتخذ الاختيارات الأولى بالترتيب الصحيح.

الحزمة أولا

يبدأ كل شيء من دولة الشركة. فحزمة الأقلمة طقم كامل: شجرة حسابات، والضرائب وإقرارها، والأوضاع المالية، وبضعة دفاتر يومية، وبعض القيم الافتراضية (الضرائب المعتادة وحسابات التأجيل). وتثبيتها على الشركة ينشئ ذلك كله دفعة واحدة. ولهذا تختار الحزمة (الحقل الطرد) قبل ترحيل أي شيء وتقفل بعده: فالحسابات والضرائب صار عليها قيود.

الشركة والحسابات والضرائب ودفاتر اليومية

وتستخدم الفاتورة كل ذلك معا: تسجل في دفتر مبيعات، وتذهب بنودها إلى حسابات الدخل مع ضريبة مبيعاتها، وقد يستبدل الوضع المالي للعميل تلك الضريبة، ويضعها تاريخها في سنة مالية.

ما تضيفه هذه الوحدة

يسمي تطبيق المحاسبة في المنصة قائمته الرئيسية الفوترة ويبقي أدوات المحاسب بعيدة عن النظر. وتسميها هذه الوحدة المحاسبة في الواجهة الإنجليزية، أما الواجهة العربية فتبقى القائمة فيها باسم الفوترة كما تظهر في مسارات القوائم في هذه الصفحات، وتضيف:

• السنوات المالية بأي طول، ومجموعة السنة المالية في الإعدادات مع اليوم الأخير وتاريخ التحول إلى الفوترة.
• روابط المحاسب على بطاقات لوحة البيانات: مطابقة المدفوعات، والمعاملات، والبنود التي تنتظر المطابقة أو المراجعة، وآخر كشف حساب.
• المطابقة البنكية بنماذجها ومطابقة تلقائية يومية (انظر أتمتة المحاسبة).
• تواريخ القفل، وقيود المصروفات والإيرادات المؤجلة، والتوقيع على الفواتير، والتنبؤ بالمنتج في فواتير الموردين.
• البنك والنقدية في بريد الملخص الدوري.

وتبقى شجرة الحسابات والضرائب ودفاتر اليومية والعملات والأوضاع المالية شاشات التطبيق نفسه: لا تغير هذه الوحدة شيئا في طريقة عملها.

من يحق له أن يفعل ماذا

وحيث تثبت حزمة صلاحيات المحاسبة يعرض نموذج المستخدم أربع صلاحيات بدل اثنتين: الفوترة على مستنداته الخاصة فقط (فواتيره ومدفوعاته هو)، والفوترة على كل المستندات، وصلاحية إظهار الخصائص المحاسبية - للقراءة فقط التي تقرأ كل شيء ولا تغير شيئا، والمدير.

وللسنوات المالية مفتاح خاص: يفعل خيار السنوات المالية في الإعدادات قائمتها، وتضيفها صلاحية المدير وتعدلها.

وتحتفظ كل شركة بإعداداتها وشجرتها ودفاترها، ولا يرى المستخدم إلا ما يخص الشركات التي يعمل فيها.