تهيئة نوع طلب
في هذه الصفحة
يصف نوع الطلب صنفا واحدا من الطلبات: ما يملؤه مقدم الطلب، وكيف ترقم طلباته، والخطوات التي تمر بها. تأتي خمسة أنواع مشتركة جاهزة (طلب شراء، وموافقة مسبقة على مصروف، وتصريح سفر، وتسليم أصل، واعتماد مستند)، لكل منها خطوة واحدة هي مراجعة المشرف، يبت فيها مشرفو الموافقات خلال يومين. عدلها أو أنشئ أنواعك.
قبل أن تبدأ
- تحتاج إلى صلاحية المدير على الموافقات.
- المعتمدون المأخوذون من سجل الموظف (المدير، ومدير القسم، والمدرب) يحتاجون إلى تطبيق الموظفين: الموظفون.
إنشاء النوع
- افتح واضغط جديد.
أنواع الطلبات في البيانات التجريبية؛ ويبدأ زر جديد نوعا آخر. - أعط النوع اسما، واكتب في الملخص جملة واحدة. تكون الشركة شركتك افتراضيا، فأفرغها ليكون النوع مشتركا. وأبق طبيعة الطلب على طلب مستقل؛ أما مستند عمل فيحمي سجلات أخرى: حماية سجل عمل بموافقة.
- أبق ترقيم مشترك، وهو سلسلة واحدة لكل الأنواع (APR/2026/00001)، أو اختر ترقيم مستقل وبادئة الرقم مثل
LAP/%(year)s/. وترفض البادئة التي قد تكرر سلسلة أخرى.
نوع طلب مستقل جديد بترقيم خاص به، تبدأ أرقامه بالبادئة LAP/ ثم السنة.
إضافة الخطوات
في تبويب الخطوات اضغط إضافة بند لكل خطوة واملأ سطرها: الترتيب، وعنوان الخطوة، ومن يقرر وما يحتاجه (المستخدمون المحددون أو المجموعة أو حقل الشخص)، وقاعدة القرار (أول رد يحسم أو يجب أن يقبل الجميع أو حد أدنى من القبول)، والرد خلال مع الوحدة، والصفر يعني بلا موعد نهائي. ثم احفظ.
ويعرض من يقرر أيضا شخص مذكور في الطلب، وشخص مذكور في المستند لأنواع مستند العمل، ومدير مقدم الطلب، ومدير أعلى بعدة مستويات، ومدير قسم مقدم الطلب، ومدرب مقدم الطلب.
تعمل الخطوات واحدة بعد الأخرى بحسب الترتيب، والخطوتان اللتان لهما الترتيب نفسه تفتحان معا.
ويحفظ زر أداة العرض في آخر السطر النوع ثم يفتح نموذج الخطوة. وفيه ألغ تحديد حاسمة لخطوة استشارية لا يرفض رفضها الطلب.
- الموعد النهائي: لا يفعل عند التأخر شيئا، أو ينبه شخصا، أو يضيف معتمدا، أو يسلم القرار، إلى من يحدده حقل التصعيد إلى.
يومان للرد؛ وعند انقضائهما ينبه مشرفو الموافقات. - خيارات إضافية: شرط التطبيق، وهو شرط تتخطى الخطوة إذا لم يتحقق؛ وعند عدم العثور على أحد؛ وملاحظة عند القبول وتوقيع القرار وإبلاغ، وهم أشخاص يتابعون الخطوة دون أن يقرروا.
شرط الخطوة، وما يحدث عندما لا يوجد من يقرر، وما يطلبه القرار.
النموذج والرسائل والصلاحيات
- نموذج الطلب: سطر لكل حقل يعرضه الطلب (جهة الاتصال والتاريخ والمبلغ والبنود والمرفقات وغيرها)، وكل منها تعبئته اختيارية أو تعبئته إلزامية. والحقل الذي لا سطر له يخفى.
يجب أن تذكر طلبات المعدات بنودها، ويمكن أن تذكر تاريخا؛ وتبقى بقية الحقول مخفية. - الرسائل: يبدأ نص المقدمة وصف كل طلب جديد. ألغ إرسال البريد الإلكتروني كي لا يرسل أي بريد عن هذا النوع، وتبقى الأنشطة وسجل المحادثة.
نص المقدمة، ومفتاح البريد الإلكتروني، وقوالب البريد الخاصة بالنوع. - الصلاحيات: من يحق له التقديم، وفراغه يعني كل مستخدم داخلي، وخطوة واحدة لكل شخص حتى لا يبت أحد في خطوتين من طلب واحد.
حقل من يحق له التقديم فارغ، فيستطيع كل مستخدم داخلي إرسال طلبات المعدات.
يختار مقدمو الطلبات النوع الآن عند بدء طلب: إرسال طلب موافقة. ويحتفظ الطلب المرسل بالخطوات التي أرسل بها، وتجد كل خطوة معتمديها عند فتحها، أما الشخص المذكور في الطلب أو في السجل فيؤخذ عند الإرسال.
الأسئلة الشائعة
كيف أضيف حقلا لا يغطيه أي سطر؟
افتح طلبا في حالة المسودة من هذا النوع، واختر الإجراءات › تحرير الخصائص، ثم اضغط Add Property (إضافة خاصية). ويظهر الحقل بعدها في كل طلبات النوع.
تعذر إرسال طلب لأن خطوة ما ليس فيها من يسأل. لماذا؟
لم يجد الفحص الذي يسبق الإرسال معتمدا لتلك الخطوة، وكثيرا ما يكون السبب أن سجل موظف مقدم الطلب بلا مدير. اضبط عند عدم العثور على أحد على سؤال المستخدم الاحتياطي واختر المستخدم الاحتياطي، أو اختر قيمة أخرى في من يقرر.
هل يمكنني تغيير طبيعة النوع لاحقا؟
لا، متى صار للنوع طلبات؛ أنشئ نوعا جديدا بدلا منه.
كيف أوقف استخدام نوع؟
اختر الإجراءات › الأرشيف. تبقى طلباته مع سجلها، ولا يرسل أي طلب جديد منه.
هل أفادتك هذه الصفحة؟
شكرا لك على ملاحظاتك.