إعدادات الموافقات

افتح الموافقات/التهيئة/الإعدادات. في قسم الموافقات مجموعتان: القرارات والإشعارات. وتخص الخيارات الثلاثة الشركة الحالية، فانتقل إلى شركة أخرى لتضبط ما يخصها. وانقر حفظ لتطبيق أي تغيير، أو إهمال لترك الإعدادات كما كانت.

قبل أن تبدأ

• لا تظهر قائمة الإعدادات إلا لمن يدير إعدادات قاعدة البيانات ويحمل أيضا صلاحية المدير على الموافقات: إنشاء مستخدم وضبط صلاحياته.
• يسري التغيير على ما يأتي بعده: القرار التالي، والتسليم التالي، والملخص التالي.

القرارات

بت مقدمي الطلبات في طلباتهم

الخيار الافتراضي عدم السماح لمقدمي الطلبات بالبت في طلباتهم يبعد جانب مقدم الطلب عن القرارات: مقدم الطلب نفسه، ومن أنشأ الطلب أو أرسله، ومن أنشأ السجل حين يكون الطلب على سجل عمل. فإذا ذكرت خطوة أحدهم استبعد منها. وإذا لم يبق فيها أحد سألت الخطوة المستخدم الاحتياطي إن كان لها مستخدم احتياطي، وإلا تعذر إرسال الطلب وذكرت الرسالة الخطوة التي يجب إصلاحها (تهيئة نوع طلب).

أما السماح بذلك مع تمييزه في السجل فيتيح لهم البت كأي معتمد. ويميز كل قرار من هذا النوع بعلامة قرار ذاتي: في القرار نفسه، وفي عمود اختياري من قائمة القرارات، وكشارة في الطلب المطبوع.

إعادة إسناد القرارات

يحدد هذا الإعداد من يرى زر إعادة إسناد في الطلب قيد المراجعة، ليسلم قرارا مفتوحا إلى شخص آخر (البت في طلب):

• لا أحد: لا يظهر الزر أبدا. أما الخطوة التي ضبط موعدها النهائي على تسليم القرار فتسلمه وحدها عند التأخر.
• المشرفون، وهو الخيار الافتراضي: مشرفو الموافقات ومديروها، إلا في طلب قدموه أو أنشؤوه أو أرسلوه، أو أنشؤوا سجله.
• المشرفون والمعتمد المعني: يستطيع المعتمد صاحب القرار تسليمه أيضا، وكذلك وكيله ما دام التوكيل ساريا.

ويجب أن يكون المعتمد الجديد مستخدما داخليا نشطا في شركة الطلب، ليس له قرار في تلك الخطوة بعد، وأن يكون عضوا في المجموعة حين تقرر الخطوة مجموعة.

الإشعارات

الملخص اليومي

الخيار الافتراضي إرسال ملخص يومي: في الصباح الباكر من كل يوم، الساعة 07:00 بتوقيت الرياض ما لم يغير المسؤول موعد المهمة، يتلقى كل من ينتظره شيء رسالة واحدة بعنوان موافقات بانتظارك، بلغته. تسرد الرسالة قراراته المفتوحة، ومنها ما يستطيع البت فيه بصفته وكيلا، مع الطلب ونوعه ومقدمه والخطوة والموعد النهائي، وعلامة تأخر عند فواته. ويجد المشرفون فيها أيضا الطلبات التي تحتاج خطوتها إلى مشرف. ولا تدخلها طلبات نوع أوقف فيه إرسال البريد الإلكتروني، ولا تصل إلى من لا عنوان بريد له. ويوقف بلا ملخص الرسالة للشركة كلها.

ويفتح زر تهيئة تحت قواعد الإشعارات القائمة نفسها التي تفتحها الموافقات/التهيئة/قواعد الإشعارات: تحديد من يبلغ بكل حدث.

الأسئلة الشائعة

مقدم الطلب هو المعتمد الوحيد في خطوة. ماذا يحدث؟

مع عدم السماح لمقدمي الطلبات بالبت في طلباتهم لا يبقى في الخطوة أحد. حدد لها المستخدم الاحتياطي أو معتمدا آخر، أو اسمح لمقدمي الطلبات بالبت.

هل يمنع هذا المشرف من القرار بالنيابة؟

لا. يبقى المشرفون قادرين على القرار بالنيابة عن المعتمد، ويستطيع مدير الموافقات ذلك حتى في طلب يخصه. ويسجل القرار باسم المشرف: البت في طلب.

لماذا لم يصل الملخص؟

تحقق من أن الشركة ترسله، وأن للشخص عنوان بريد، وأن النوع يرسل البريد. وتعمل المهمة مرة كل يوم ولا ترسل شيئا آخر في اليوم نفسه: أتمتة الموافقات. وإذا لم يخرج أي بريد من قاعدة البيانات أصلا فانظر البريد: الخوادم الصادرة والواردة.