كيف تعمل الموافقات

يمرر تطبيق الموافقات كل طلب يحتاج إلى إذن عبر محرك واحد. فالطلب إما أن يكتب يدويا من طلباتي، وإما أن يطلب من سجل عمل يحميه نوع ما: حماية سجل عمل بموافقة. وفي الحالتين يحمل الطلب نوعا وخطوات وقرارات من سئلوا.

مم يتكون الطلب

• النوع يحدد حقول النموذج، وما تجب تعبئته منها، ومن يحق له الإرسال، والترقيم، والخطوات: تهيئة نوع طلب.
• الخطوات تنسخ من النوع عند إرسال الطلب. وكل إرسال جولة: فالطلب الذي يعاد إرساله يأخذ خطوات جديدة للجولة 2 ويحتفظ بخطوات الجولة 1.
• القرارات: قرار لكل شخص يسأل في خطوة مفتوحة. ولا يحذف القرار ولا يعاد كتابته أبدا: فسحبه يجعله بلا أثر وينشئ قرارا مفتوحا جديدا.

وتجمع لوحة الموافقات/كل الطلبات الطلبات حسب النوع، مع حالة كل طلب ومن ينتظرهم.

حالات الطلب

ويعيد زر تعديل وإعادة الإرسال الطلب المرفوض أو الملغى إلى مسودة لجولة جديدة بالرقم نفسه. ولا يحذف إلا مسودة لم ترسل قط، أما غيرها فلا يقبل إلا الأرشفة، ولا يؤرشف وهو قيد المراجعة.

كيف تفتح الخطوات وتغلق

تفتح الخطوات حسب الترتيب: كل الخطوات التي تشترك في أصغر ترتيب تفتح معا، وينتظر الترتيب التالي حتى تغلق جميعها. ففي البيانات التجريبية تفتح خطوتا قائد الفريق وفحص تقنية المعلومات معا، وتبقى خطوة الاعتماد النهائي قيد الانتظار.

• يحدد أصحاب الخطوة عند فتحها: مستخدمون محددون، أو أعضاء مجموعة، أو مدير مقدم الطلب، وغير ذلك، أما الشخص المذكور في الطلب أو في السجل فيؤخذ عند إرسال الطلب. ويستبعد جانب مقدم الطلب (من يملك الطلب أو أنشأه أو أرسله، أو أنشأ سجل العمل الخاص به) إلا إذا سمحت الشركة بذلك.
• تغلق القاعدة الخطوة: أول رد يحسم، أو يجب أن يقبل الجميع، أو حد أدنى من القبول. ولا تنجح خطوة أبدا دون قبول واحد على الأقل أو تأكيد من مشرف.
• الخطوة الحاسمة التي تفشل ترفض الطلب كله: يكفي رفض واحد مع أول رد يحسم أو يجب أن يقبل الجميع، أما مع الحد الأدنى فتفشل الخطوة حين لا يبقى من يكفي للوصول إليه. والرفض في خطوة غير حاسمة رأي يسجل ويمضي الطلب.
• إذا لم تجد الخطوة من تسأله، فإن نوعها إما أن يتخطاها، أو يسأل مستخدما احتياطيا، أو يبقيها بانتظار مشرف. ويرفض الإرسال ما دامت خطوة ستبقى بانتظار مشرف، أما الخطوة التي يحدث لها ذلك عند فتحها لاحقا فتضع الطلب تحت عامل التصفية بحاجة إلى مشرف، ويبلغ المشرفون.
• حالات الخطوة: قيد الانتظار، ومفتوحة، وناجحة، وفاشلة، ومتخطاة، وبلا أثر (أغلق الطلب قبلها).

ما يسجله القرار

حالة القرار إحدى: بانتظار القرار، أو مقبول، أو مرفوض، أو غير مطلوب (أغلقت خطوته قبله)، أو بلا أثر (سحب، أو سلم لغيره، أو ألغي طلبه). ويحفظ القرار من اتخذه، ومتى، والملاحظة، والتوقيع، وصفته: شخصيا أو كوكيل أو من قبل مشرف. ويتخذ الشخص الواحد قرارا واحدا على الأكثر في كل خطوة. والرفض يحتاج دائما إلى ملاحظة.

من يرى ماذا

ولا تظهر قائمة الإعدادات إلا لمديري النظام الذين يحملون أيضا صلاحية المدير على الموافقات، ولا يرى مستخدمو البوابة شيئا من التطبيق.

الإشعارات والمواعيد والملخص اليومي

• لكل قرار مفتوح نشاط قرار مطلوب مسند إلى معتمده، يغلق بالقرار ولا يمكن إنجازه يدويا.
• تتبع رسائل البريد الإلكتروني قواعد الإشعارات في كل شركة. فبحسب الإعداد الافتراضي يبلغ المعتمدون حين تفتح خطوتهم أو يتأخر قرارهم، ويبلغ مقدم الطلب والمبلغون حين يوافق على الطلب أو يرفض، ومقدم الطلب والمعتمدون حين يلغى أو يعاد إسناد قرار، والمشرفون حين تحتاج خطوة إلى مشرف. ولا يتلقى البريد مستخدم بلا بريد إلكتروني: تحديد من يبلغ بكل حدث.
• قد تحدد الخطوة مدة للرد، فيبين الموعد النهائي التالي أقربها. وتضع مهمة تعمل كل ساعة علامة التأخر على القرارات المتأخرة وتطبق تصعيد الخطوة، ويرسل ملخص يومي إلى كل شخص بما ينتظره: أتمتة الموافقات وإعدادات الموافقات.

ما لا يفعله التطبيق

• لا يستطيع المعتمد إعادة الطلب لتعديله: فهو يقبل أو يرفض، ثم يعدل مقدم الطلب طلبه بزر تعديل وإعادة الإرسال.
• لا يعدل المعتمدون الطلب أبدا، فالمسودة لا يغيرها إلا مقدمها أو مشرف.
• لا يعود الطلب المرتبط بسجل عمل إلى مسودة أبدا، بل تطلب الموافقة مجددا من السجل.
• تبويب مسار الموافقة في المسودة معاينة لا وعد، إذ يعاد تحديد الأشخاص عند فتح كل خطوة.