أتمتة فواتير العملاء

لفواتير العملاء مهمة واحدة خاصة بها، وتستخدم ثلاثة قوالب بريد. ولا يرسل أي بريد إلى العميل ما لم ينقر أحد إرسال. وتشرح صفحة إعدادات فواتير العملاء الخيارات.

الإجراءات المجدولة

إرسال الفواتير تلقائيا

• متى: تبدأ فورا حين ترسل عدة فواتير معا من القائمة، ومرة كل يوم ما دام الإجراء المجدول مفعلا. أما النسخة التجريبية أو المستعادة من قاعدة البيانات فيصلها الإجراء متوقفا.
• ماذا تفعل: تأخذ الفواتير المؤكدة التي تنتظر الإرسال، بضع فواتير في كل مرة، فتولد ملف PDF لكل منها، وترسله إلى عميله بقالب الإرسال الخاص به، وتسجل الرسالة على الفاتورة، حتى لا يبقى منها شيء.
• كيف تشغلها أو توقفها: يفعل المسؤول الإجراء المجدول إرسال الفواتير تلقائيا أو يعطله من الإجراءات المجدولة في القائمة التقنية. وحين يكون معطلا يرفض إرسال عدة فواتير معا برسالة تفيد بأن الإرسال الجماعي غير متاح (ويحصل المسؤول على رابط إلى الإجراء)، ويبقى إرسال الفواتير واحدة واحدة ممكنا.

فواتير ترحل في تاريخها

• متى: كل يوم، عبر المهمة التي ترحل القيود المسودة التي حل تاريخها، والتي يشرحها مع موعدها تطبيق الأصول الثابتة.
• ماذا تفعل بالفواتير: تؤكد في تاريخها المسودة التي يكون الترحيل التلقائي فيها (تبويب معلومات أخرى) على بتاريخ. ومع شهريا أو ربع سنوي أو سنويا ينشئ كل تأكيد أيضا المسودة التالية بعد فترة واحدة، حتى التاريخ المحدد في الترحيل التلقائي حتى.
• كيف توقفها: أعد الترحيل التلقائي إلى لا في المسودة.

قوالب البريد

الفاتورة: جاري الإرسال

• متى: يقترحه إرسال في الفاتورة، وحدها أو مع غيرها.
• ماذا يفعل: موضوعه "اسم الشركة فاتورة (مرجع الرقم)"، وتحيي الرسالة العميل وتذكر الفاتورة ومبلغها والشركة، وتعطي مرجع الدفع والحساب البنكي الذي يدفع إليه، ويرفق بها ملف PDF للفاتورة.
• كيف توقفه: لا يستخدم إلا حين يرسل أحد. اختر قالبا آخر في نافذة إرسال، أو غير نصه واحفظه بزر الحفظ كقالب (إرسال فاتورة بالبريد الإلكتروني).

الإشعار الدائن: جار الإرسال

• متى: يقترحه إرسال في الإشعار الدائن.
• ماذا يفعل: الرسالة نفسها لإشعار دائن، مع ملف PDF الخاص به.
• كيف توقفه: كما سبق، فهو لا يرسل وحده أبدا.

الدفع: إيصال الدفع

• متى: يستخدمه إرسال الإيصال عن طريق البريد الإلكتروني في قائمة الإجراءات للدفعة، أو إرسال الإيصالات عن طريق البريد الإلكتروني لعدة دفعات محددة في الفوترة/العملاء/الدفعات.
• ماذا يفعل: يرسل إلى العميل إيصالا بالدفعة، موضوعه "اسم الشركة إيصال الدفع (المرجع الرقم)".
• كيف توقفه: لا يرسل إلا عند الطلب.

أما قوالب الفوترة الذاتية في القائمة نفسها فتخدم فواتير الموردين التي تصدرها الشركة نيابة عن مورد (فواتير الموردين والمصروفات).

يضبط مرة واحدة عند التثبيت

• يضاف إنشاء رابط دفع إلى قائمة الإجراءات في قائمة الفواتير، بجانب الموجود في نموذج الفاتورة، حتى تشترك عدة فواتير في رابط واحد (رابط دفع واحد لعدة فواتير).
• تأخذ الروابط مراجعها من تسلسل خاص بها: BATCH ثم السنة ثم عداد من خمسة أرقام.
• يضاف إجمالي الخصم وعمود خصم ثابت إلى كل فاتورة وإشعار دائن وفاتورة مورد، ولا يملأ شيء منهما حتى يستخدمهما أحد.