إرسال فاتورة بالبريد الإلكتروني

ترسل الفاتورة بعد تأكيدها إلى العميل بالبريد الإلكتروني ومعها ملف PDF الخاص بها. وتعد الرسالة من قالب، فتذكر من تلقاء نفسها الفاتورة والمبلغ ومرجع الدفع الذي يذكره العميل والحساب البنكي الذي يدفع إليه.

قبل أن تبدأ

• تحتاج إلى صلاحية الفوترة على المحاسبة.
• أن تكون الفاتورة مؤكدة، وأن يكون لجهة اتصال العميل عنوان بريد إلكتروني، وإلا نبهت النافذة إلى ضرورته ولم ترسل.
• أن يكون البريد الصادر مهيأ في المنصة (الإعدادات العامة وإدارة النظام).

افتح نافذة الإرسال

من الفاتورة افتح قائمة الإجراءات واختر إرسال. ومن القائمة حدد الفاتورة وانقر إرسال فوق القائمة، كما في الصور.

وفي أول مرة يرسل فيها مسؤول فاتورة أو يطبعها لشركة لم يختر لها شكل المستندات بعد، تفتح أولا نافذة قم بتهيئة مخطط مستندك: اختر شكل المستندات المطبوعة وألوانها وشعارها وانقر استمرار، فتليها نافذة الإرسال. ويبقى هذا الشكل لكل مستندات الشركة اللاحقة.

راجع البريد

في نافذة إرسال يكون عن طريق البريد الإلكتروني محددا. ويضم إلى العميل، واكتب اسم جهة اتصال أخرى لإضافة مستلم. ويذكر الموضوع الشركة ورقم الفاتورة، وتذكر الرسالة المبلغ ومرجع الدفع، ويرفق ملف PDF للفاتورة تحتها.

يأتي النص من قالب الفاتورة: جاري الإرسال. ويعرض زر القوالب أسفل النافذة القوالب الأخرى، مثل الإشعار الدائن: جار الإرسال للإشعار الدائن، ويحفظ الحفظ كقالب النص الحالي قالبا جديدا. ويضيف زر مشبك الورق ملفا آخر.

وعلى الهاتف يقع زر القوالب تحت إهمال أسفل النافذة.

أرسل

انقر إرسال. فيخرج البريد ومعه ملف PDF، ويحفظ الملف على الفاتورة، وتسجل الرسالة في سجل المحادثة الخاص بها. وما دامت الفاتورة غير مدفوعة يبين شريط رمادي عليه تم الإرسال أنها أرسلت.

عدة فواتير معا

حدد عدة فواتير في القائمة وانقر إرسال، فترسل كل فاتورة إلى عميلها بملف PDF الخاص بها. ويجري الإرسال في الخلفية بعد لحظات، عبر الإجراء المجدول الذي تشرحه صفحة أتمتة فواتير العملاء، وإذا كان ذلك الإجراء معطلا قالت النافذة إن الإرسال الجماعي غير متاح.

اطبع بدلا من ذلك

ينزل طباعة في قائمة الإجراءات ملف PDF للفاتورة دون إرسال شيء. وتعرض القائمة الفرعية طباعة في القائمة نفسها ثلاثة أشكال: ملف PDF للفاتورة الذي يسرد الدفعات المستلمة تحت الإجماليات، وملف PDF غير مدفوع الذي يطبع الفاتورة دون تلك الدفعات، وفاتورة 80مم وهي إيصال ضيق لطابعة الإيصالات.

الأسئلة الشائعة

يقول العميل إن البريد لم يصل.

افتح الفاتورة، فسجل المحادثة يعرض الرسالة ومستلميها. وتحقق من عنوان بريد العميل في جهة الاتصال، ثم أرسل من جديد.

هل يستطيع العميل رؤية الفاتورة عبر الإنترنت؟

نعم. لكل فاتورة أيضا صفحة في بوابة العميل، يستطيع العميل منها تنزيلها، ودفعها حين يكون الدفع الإلكتروني مهيأ (الدفع الإلكتروني). ويفتح معاينة في قائمة الإجراءات تلك الصفحة.

كيف أغير نص البريد بشكل دائم؟

عدل قالب الفاتورة: جاري الإرسال، أو اكتب النص الجديد في النافذة واحفظه بزر الحفظ كقالب.