كيف تعمل فواتير العملاء

يجمع تطبيق فواتير العملاء ما يفوتره المكتب: الفواتير والإشعارات الدائنة والدفعات التي تسددها، مع إضافتين خاصتين به، هما خصم على الفاتورة كلها ورابط دفع واحد لعدة فواتير. وتشرح هذه الصفحة كيف تترابط أجزاؤه.

حالتان لكل فاتورة

للفاتورة حالة تظهر أعلى يسار الشاشة، وحالة دفع تظهر شريطا على زاويتها وفي القائمة.

الأرقام

يأخذ المستند رقمه عند تأكيده لا قبل ذلك: INV للفواتير وRINV للإشعارات الدائنة، ثم السنة وعداد من خمسة أرقام يبدأ من جديد كل سنة. ويبقى الرقم حين تعاد الفاتورة إلى المسودة، فلا تحدث فجوة في التسلسل. وللدفعات أرقامها الخاصة (PBNK1 لدفتر البنك)، ويأخذ كل رابط دفع لعدة فواتير مرجعا بصيغة BATCH ثم السنة ثم العداد.

ما يقفله التأكيد

يكتب التأكيد قيود الفاتورة في الدفاتر: الإيراد والضرائب والمبلغ الذي يدين به العميل. ومن ثم يصبح العميل والبنود والمبالغ وإجمالي الخصم للقراءة فقط. ويمر التصحيح عبر إعادة التعيين كمسودة، التي تخرج القيود من الدفاتر حتى تؤكد الفاتورة من جديد، أو عبر إشعار دائن يبقي الفاتورة كما صدرت ويضيف مستندا ثانيا (إصدار إشعار دائن). وتسوي الدفعة المبلغ الذي يدين به العميل، أما مطابقتها مع كشف الحساب البنكي فمن عمل تطبيق البنوك والنقد والعملات.

الخصومات

يحمل كل بند خصما واحدا: نسبة (خصم %) أو مبلغا (خصم ثابت)، ولا يجمع بينهما. ويعلوهما إجمالي الخصم: نسبة تكتب على كل بند، أو مبلغ يوزع بدءا من البند الأكبر. وما دام محددا فإنه يعيد كتابة خصومات البنود عند كل إعادة حساب، بما فيها الخصومات المنسوخة من أمر بيع. ولا يقيد النوعان بالطريقة نفسها: فخصم النسبة يمكن توجيهه إلى حساب خصم يختار في إعدادات فواتير العملاء، ويظهر عمودا للخصم في الفاتورة المطبوعة، أما المبلغ الثابت فيخفض إيراد بنده ويطبع مبلغا أقل. وتشرح صفحة منح خصم على فاتورة طريقة ضبطهما.

رابط الدفع لعدة فواتير

ينشئ توليد رابط لعدة فواتير سجلا صغيرا في الخلفية: العميل والشركة والعملة والفواتير ومجموعها وما بقي مستحقا عليها، وحالة (مفتوح ومدفوع جزئيا ومدفوع) تتبع الفواتير. ويحمل الرابط مفتاحا سريا، فيفتح العميل الصفحة دون حساب، ويطلب الرابط دائما ما بقي مستحقا على فواتيره. ولا شاشة لهذه السجلات: فالرابط يستخدم من الرسالة التي أرسل فيها، وينشأ رابط جديد عند الحاجة (رابط دفع واحد لعدة فواتير).

ما يتركه التطبيق لغيره

• شجرة الحسابات ودفاتر اليومية والضرائب وإعدادات المحاسبة العامة: المحاسبة: ابدأ هنا.
• مطابقة الدفعات مع كشوف الحساب البنكية: البنوك والنقد والعملات.
• مزودو الدفع وبوابة العميل ورابط الدفع لفاتورة واحدة: الدفع الإلكتروني.
• الفواتير المتأخرة وكشوف حساب العملاء والمتابعة: التقارير المحاسبية.
• الفاتورة الإلكترونية السعودية ورمز الاستجابة السريعة الخاص بها: الفوترة الإلكترونية (زاتكا).
• فواتير القضايا والاستشارات والعقود والتنفيذ: تملأ التطبيقات القانونية حقول القضية والاستشارات وعقد والتنفيذ في معلومات أخرى، كما تشرح تطبيقات القضايا والاستشارات والعقود والتنفيذ.

من يحق له أن يفعل ماذا

وتحتفظ كل شركة بفواتيرها وتسلسلاتها وإعداداتها، ولا يرى المستخدم إلا ما يخص الشركات التي يعمل فيها.