الموافقة على طلبات الإجازة

يصل الطلب إلى الأشخاص الذين يحددهم نوعه، على خطوة واحدة أو خطوتين. وتبين هذه الصفحة من هم، وأين تنتظرهم الطلبات، وما الذي يفعله كل زر. وتتم الموافقة على المخصصات بالطريقة نفسها: تخصيص الإجازات.

قبل أن تبدأ

• تحتاج قائمة الإدارة على الأقل إلى صلاحية مسؤول الإجازات. ولا يلزم منحها يدويا: فالمستخدم الذي يحدد مانحا لموافقات الإجازات لموظف ما يحصل عليها، ويفقدها حين لا يبقى مانحا لأحد.
• تتيح صلاحية المسؤول: إدارة كافة الطلبات الموافقة على طلبات الجميع: إنشاء مستخدم وضبط صلاحياته.

من يوافق على ماذا

يحدد ذلك حقل الموافقة في مجموعة طلبات الإجازات داخل نوع الإجازة:

ومانح الموافقة للموظف هو المستخدم المحدد في حقل الإجازات تحت المعتمدين في تبويب الإعدادات من سجل الموظف (كيف تعمل سجلات الموظفين). ويتبع هذا الحقل مستخدم مدير الموظف حتى يغيره أحد. وإذا كان فارغا يذهب نشاط الموافقة إلى مستخدم المدير، وإلا فإلى المستخدمين المحددين في إخطار قسم الموارد البشرية، ولا يوافق عندها إلا موظف الإجازات.

جد ما ينتظرك

افتح الإجازات/الإدارة/الإجازات. تفتح القائمة على بانتظاري: فيرى مانح الموافقة طلبات موظفيه، ويرى موظف الإجازات كل طلب ينتظر قرارا، ومنها طلباته هو حين تكون الخطوة التالية خطوته.

وعلى الهاتف يكون عامل التصفية خلف زر البحث في أعلى الشاشة.

وتضيق اللوحة الجانبية النتائج حسب الحالة والقسم، وتضيف عوامل التصفية الموافقة الأولى والموافقة الثانية وفريقي وقسمي. ويضع كل طلب منتظر نشاط موافقة في أنشطتك: الأنشطة.

وافق أو صدق

1. انتقل إلى عرض القائمة وافتح الطلب. ويعرض النموذج بجانبه ملخص سنة الموظف ونشاط الموافقة.

2. افتح الإجراءات. يظهر خيار موافقة ما دامت الموافقة الأولى ممكنة، ويظهر تصديق في غير ذلك. وفي الطلب ذي الخطوتين يعطي خيار موافقة مانح الموافقة للموظف الموافقة الأولى فقط، أما موظف الإجازات فيعطي به الموافقة النهائية.

3. اختره. تصبح حالة الطلب تمت الموافقة، ويبلغ سجل المحادثة الموظف بذلك.

ويعطي موظف الإجازات الموافقة النهائية فورا، حتى في النوع ذي الخطوتين. أما مانح الموافقة الذي لا يملك صلاحية المسؤول فيعطي الموافقة الأولى فقط، ويبقى الطلب في الموافقة الثانية حتى يصدقه موظف الإجازات.

وتحمل البطاقات وأسطر القائمة الأزرار نفسها، وتستطيع تحديد عدة أسطر لتقرر فيها معا.

الرفض

يجعل زر رفض، على البطاقة أو السطر أو في الإجراءات، حالة الطلب تم الرفض. ويبلغ الموظف في سجل المحادثة، وتعود الأيام إلى رصيده، ويحذف حدثه من التقويم، وتصل رسالة أيضا إلى مانح الموافقة إن كان قد وافق من قبل. ويستطيع موظف الإجازات تصديق الطلب المرفوض لاحقا.

التراجع عن الموافقة

إذا وافق موظف الإجازات خطأ، يختار Back to Approval من الإجراءات، وهو يظهر بالإنجليزية في الواجهة العربية، فيعود الطلب إلى بانتظار الموافقة، ويحذف حدثه من التقويم ويتحرر وقت العمل المحجوب، وتبقى أيامه محجوزة حتى يتخذ قرار جديد.

الأسئلة الشائعة

لماذا ما زال طلب وافقت عليه ينتظر؟

يحتاج نوعه إلى موافقتين، وقد أعطيت الأولى بصفتك مانح الموافقة للموظف. ويجب الآن أن يصدقه موظف الإجازات من الموافقة الثانية.

هل يبلغ الموظف بالبريد الإلكتروني؟

تنشر الموافقة والرفض في سجل المحادثة للطلب ويكون الموظف من المستلمين، فتصله بالبريد الإلكتروني أو داخل التطبيق حسب تفضيل الإشعارات لديه: ضبط تفضيلاتك.

من يتلقى النشاط إذا لم يحدد أحد؟

إذا لم يكن للموظف مانح موافقة، ولا مدير له مستخدم، ولم يحدد النوع أحدا في إخطار قسم الموارد البشرية، فلا ينشأ أي نشاط، ويبقى الطلب ظاهرا في بانتظاري لدى موظفي الإجازات.