كيف يصبح عرض السعر فاتورة

عروض الأسعار هو تطبيق المبيعات في جاه مضافا إليه نص عرض السعر: نص حر يفتتح كل عرض. وتتبع هذه الصفحة عرض السعر من المسودة الأولى إلى الفاتورة.

سجل واحد وأربع حالات

عرض السعر وأمر البيع الناتج عنه سجل واحد، تتغير حالته ويبقى رقمه.

تفتح المبيعات/الطلبات/عروض الأسعار على عروض أسعارك، وتفتح المبيعات/الطلبات/الطلبات على الطلبات المؤكدة، والقائمتان تعرضان السجلات نفسها بعوامل تصفية مختلفة.

الصلاحية والانتهاء

يأتي تاريخ الانتهاء من صلاحية القالب، أو من الصلاحية الافتراضية في الإعدادات إن لم يكن قالب. ولا يعمل شيء في ذلك التاريخ: فلا تتغير الحالة ولا ينبه أحد. ومن اليوم التالي تعرض صفحة العميل انتهت صلاحية هذا العرض! ولا تعرض توقيعا ولا دفعا. ويبقى للفريق أن يؤكد عرض السعر من الواجهة الخلفية، أو أن يغير التاريخ ويرسله مرة أخرى.

ما يأتي به القالب

يملأ اختيار القالب عرض السعر بنسخة منه: بنوده (وتأتي الأسعار من الخدمات في تلك اللحظة)، وشروطه، وقاعدتي التوقيع والدفع مع حصة الدفع المسبق، وصلاحيته، ودفتر يومية الفوترة، ونصه بلغة العميل. والنسخة مستقلة: تعديل عرض السعر لا يمس القالب، وتعديل القالب لا يمس العروض التي أنشئت قبله.

وإلى أن يتأكد الطلب يتبع النص والشروط العميل والقالب: فتغيير أحدهما يحملهما من القالب من جديد، فوق ما كتب.

النص والشروط

يحيط بالأسعار نصان. يفتتح نص عرض السعر العرض، ويطبع فوق الأسعار في عرض السعر والطلب والفاتورة الشكلية، ويظهر في صفحة العميل تحت تفاصيل عرض السعر. أما الشروط والأحكام تحت البنود فتحمل شروط البيع، وتأتي من القالب أو من الشروط الافتراضية للشركة حين تحددها إعدادات المحاسبة، وتنسخ إلى الفاتورة. ولا ينسخ النص، إذ يبقى في مستندات المبيعات. ولعرض السعر نص واحد، أما نص القالب فيترجم، وينسخ كل عرض سعر الترجمة التي تطابق لغة عميله.

التوقيع والدفع

يحدد خياران في كل عرض سعر كيف يؤكد العميل على الإنترنت:

ويحتاج الدفع عبر الإنترنت إلى مزود دفع يضبط في الدفع الإلكتروني. والتأكيد الذي يأتي من العميل يرسل بريد تأكيد الطلب، أما تأكيد في الواجهة الخلفية فلا يرسل شيئا، إلا إذا سمى القالب رسالة التأكيد.

الخصومات

الخصم في عرض السعر إما نسبة على البند في خصم %، وإما بند خصم ينشئه زر خصم. وكلاهما ينتقل إلى الفاتورة: النسبة خصما لبند الفاتورة، وبند الخصم بندا سالبا في الفاتورة. أما إجمالي الخصم فخاص بالفاتورة، ويحل محل خصومات البنود حين يستخدم، فانظر فواتير العملاء.

من الطلب إلى الفاتورة

بعد التأكيد يعرض الطلب حالة فوترة: بانتظار الفوترة ما دام فيه ما يفوتر، ومفوتر بالكامل حين يفوتر كله، ولا توجد مبالغ لفوترتها حين تنتظر الخدمات الكميات المسلمة، وفرصة الارتقاء بالصفقة حين يسلم أكثر مما طلب. وتتبع كل خدمة سياسة فوترتها: الكميات المطلوبة أو الكميات المسلمة. وتضيف الدفعة المقدمة قسم الدفعات المقدمة إلى الطلب، وتخصمها الفاتورة النهائية. ثم تصبح الفاتورة مستندا مستقلا يرحل ويدفع في فواتير العملاء.

ما لا يفعله هذا التطبيق

• لا يمنح خصما إجماليا على عرض السعر، فحقل إجمالي الخصم موجود في الفواتير وحدها.
• لا يشغل مهمة في تاريخ الانتهاء ولا يرسل تذكيرا إلى العميل.
• لا يترجم نص عرض السعر، فلكل عرض نص واحد.
• لا يستلم الدفعات ولا يرحل الفواتير، فذلك من شأن الدفع الإلكتروني وفواتير العملاء.

من يحق له أن يفعل ماذا

ويرى العميل عبر البوابة طلبات شركته، ويستطيع أن يوقع أو يدفع أو يكتب أو يرفض. ويعمل كل مستخدم ضمن الشركات المسموح له بها.