فاتورة المورد الأولى

تسجل فاتورة المورد ما تدين به الشركة لمورد: مكتب الترجمة، أو وكيل القيد في المحكمة، أو المؤجر، أو المتجر الذي باع سجاد المكتب. ويسجل سير العمل هذا فاتورة واحدة ثم يؤكدها ويسددها كاملة، مع المورد التجريبي Ready Mat. ولا يحتاج شيء هنا إلى تهيئة المحاسبة، فدفتر المشتريات وحساب المصروفات ودفتر البنك جاهزة.

قبل أن تبدأ

• تحتاج إلى صلاحية الفوترة على المحاسبة. فهي تفتح فواتير الموردين والإشعارات الدائنة والدفعات، لا التهيئة.
• يجب أن يكون المورد موجودا بين جهات الاتصال. ويمكن إنشاء مورد جديد من حقل المورد نفسه عبر إنشاء وتحرير....

الخطوة 1: افتح الفواتير

افتح الفوترة/الموردين/الفواتير. تعرض القائمة كل فاتورة برقمها واسم موردها وتاريخها وتاريخ استحقاقها ورقمها المرجعي ومبالغها وحالتها، ويبدأ البحث بعاملي التصفية الفواتير والإيصال محددين، أما الإشعارات الدائنة فلها قائمتها الخاصة.

يحول زر رفع، بجانب جديد، ملفا إلى فاتورة مسودة: ملف الفاتورة الإلكترونية يملأ المورد والبنود وحده، أما أي ملف PDF آخر فيرفق بمسودة فارغة تكملها بنفسك. انقر هنا جديد.

الخطوة 2: المورد ورقمه المرجعي

اكتب أول أحرف المورد في المورد واختر Ready Mat، فيظهر عنوانه تحت اسمه. واكتب في الرقم المرجعي للفاتورة الرقم المطبوع على فاتورة المورد نفسه، فبهذا الرقم يتعرف المورد على دفعتك، إذ يقترح لاحقا بيانا للدفعة.

الخطوة 3: التواريخ

تاريخ الفاتورة هو التاريخ المطبوع على فاتورة المورد، وهو مطلوب: لا تؤكد الفاتورة من دونه. ويتبعه تاريخ المحاسبة ما لم تغيره، وهو الذي يحدد الفترة التي تسجل فيها الفاتورة.

أما تاريخ الاستحقاق فيأتي من المورد. لدى Ready Mat شروط الدفع 30 يوما، فيعرض النموذج شروط الدفع ويحسب تاريخ الاستحقاق من تاريخ الفاتورة. وللمورد الذي لا شروط له يعرض النموذج تاريخ الاستحقاق وبجانبه أو ثم حقل لشروط الدفع، فاملأ أحدهما.

الخطوة 4: البند

في تبويب بنود الفاتورة انقر إضافة بند، واكتب في بطاقة عنوان (أي وصف البند) ما اشتريته، وفي السعر المبلغ. ويملأ الحساب من دفتر المشتريات (حساب مصروفات)، وتبدأ الكمية بالقيمة 1.00، وتأخذ الضرائب ضرائب الشراء المضبوطة على ذلك الحساب إن وجدت، أما البند الذي يحمل منتجا فيأخذ ضرائب الشراء الخاصة بالمنتج. أضف من البنود بقدر ما في فاتورة المورد، وتتبعها الإجماليات تحت البنود.

الضرائب والحسابات ودفاتر اليومية من إعداد المحاسبة: راجع ضبط الضرائب الافتراضية. أما حقول إجمالي الخصم تحت البنود فتشرحها صفحات فواتير العملاء.

الخطوة 5: التأكيد

افتح الإجراءات واختر تأكيد. تأخذ الفاتورة رقمها (BILL/ متبوعا بالسنة والشهر وتسلسل) وتنتقل من مسودة إلى مرحل: صار قيدها في دفتر المشتريات، وصارت تحتسب في المبلغ الذي تدين به الشركة للمورد.

ولا يظهر الشريط الأزرق في الأعلى إلا حين يكون للشركة رصيد مستحق على المورد: فلدى Ready Mat هنا إشعار دائن مفتوح يظهر تحت الإجماليات. وتشرح صفحة تسجيل إشعار دائن مورد كيف تستخدمه.

الخطوة 6: السداد

افتح الإجراءات مرة أخرى واختر الدفع. تقترح النافذة:

• دفتر اليومية: دفتر البنك الذي يخرج منه المال (البنك)، واختر دفترا نقديا للسداد نقدا.
• طريقة الدفع: الدفع اليدوي، أي تحويل أو دفعة تتم خارج المنصة.
• مبلغ: المبلغ المستحق كاملا.
• تاريخ الدفع: اليوم.
• بيان: الرقم المرجعي للفاتورة الذي كتبته في الخطوة 2.

انقر إنشاء عملية الدفع.

الخطوة 7: سددت الفاتورة

تحمل الفاتورة الآن شريطا أخضر مدفوع، ويفتح زر الدفعات في الأعلى الدفعة. وعاد رصيد المورد إلى ما كان عليه قبل الفاتورة.

وتطابق الدفعة لاحقا مع بند كشف الحساب البنكي في البنوك والنقد والعملات، لكن الفاتورة تظهر مدفوع منذ إنشاء الدفعة، سواء تمت المطابقة أم لا.

ما رأيته

تنتقل الفاتورة من مسودة إلى مرحل حين تؤكدها، ومن غير مدفوعة إلى مدفوع حين تغطيها دفعة. ويمضي دليل المستخدم أبعد من ذلك: تسدد صفحة سداد فواتير الموردين عدة فواتير معا، وتعالج صفحة تسجيل إشعار دائن مورد ما يرده المورد، وتبدأ صفحة تقديم مصروف النصف الآخر من هذا التطبيق، أي المال الذي ينفقه الموظفون عن المكتب. وتشرح صفحة كيف تترابط فواتير الموردين والمصروفات الصورة كاملة.