أتمتة فواتير الموردين والمصروفات

تشغل المصروفات مهمة واحدة من تلقاء نفسها، وتستجيب لثلاث خطوات في حياة المصروف. ولا تأتي الوحدة بأي قاعدة أتمتة ولا بأي قالب بريد خاص بها. أما المهمة اليومية التي ترحل القيود المسودة المضبوط فيها الترحيل التلقائي، ومنها فواتير الموردين، فتشرحها صفحات أتمتة الأصول الثابتة.

المهمة الأسبوعية

البريد إلى من يعتمد

• متى: مرة كل أسبوع ما دام الإجراء المجدول HR Expense: Send Submitted Expenses Mail مفعلا (يظهر اسمه بالإنجليزية). أما النسخة التجريبية أو المستعادة من قاعدة البيانات فيصلها متوقفا.
• ماذا تفعل: تأخذ كل مصروف ما زال تم الإرسال، شركة بعد شركة، وتجمعها بحسب المدير في المصروف. فيتلقى كل مدير بريدا واحدا عنوانه النفقات الجديدة التي تنتظر موافقتك، فيه زر عرض النفقات الذي يفتح المصروفات المطلوب معالجتها، ويكتب بلغة المدير ويرسل إلى البريد الإلكتروني للعمل لدى موظفه أو إلى بريد مستخدمه. ولا يدخل في أي بريد مصروف بلا مدير، وتتخطى الشركة التي لا عنوان بريد لها يرسل منه.
• كيف توقفها: يعطل المسؤول الإجراء المجدول من الإجراءات المجدولة في القائمة التقنية. ولا خيار لكل من يعتمد على حدة، واعتماد المصروفات أو رفضها ينهي التذكير بها.

في كل خطوة من المصروف

نشاط الاعتماد

• متى: عند إرسال.
• ماذا يفعل: يخطط على المصروف نشاط الموافقة على النفقة لصاحب المدير فيه (أو، حين لا يحدد، لمن يعتمد الموظف، وإلا فلمن أرسله). ويعلمه موافقة بأنه أنجز، ويزيله إعادة الضبط ورفض.
• كيف توقفه: يتبع المصروف ولا مفتاح له.

ملاحظة الرفض

• متى: عند رفض، بعد كتابة السبب.
• ماذا تفعل: تنشر على المصروف رسالة بأنه رفض ومعها السبب، فيتلقاها الموظف وسائر متابعي المصروف.
• كيف توقفها: لا مفتاح لها، والسبب مطلوب دائما.

الرد على إيصال مرسل بالبريد

• متى: حين ينشأ مصروف من رسالة أرسلت إلى عنوان المصروفات (راجع إعدادات المصروفات).
• ماذا يفعل: يبلغ الموظف بتسجيل المصروف مع فئته وسعره، أو يخبره أن الكلمة الأولى في الموضوع لم تطابق أي فئة فيجب ضبط الفئة يدويا. ويتلقاه الموظف الذي له مستخدم ملاحظة على المصروف مع رابط عرض النفقة، ويتلقاه الموظف الذي لا مستخدم له بالبريد.
• كيف توقفه: عطل رسائل البريد الإلكتروني الواردة، فلا ينشأ عندئذ مصروف من الرسائل ولا يرسل رد.