إعدادات المصروفات

إعدادات المصروفات قصيرة: خيار واحد للإيصالات المرسلة بالبريد الإلكتروني، وخياران لمحاسبة المصروفات. افتح النفقات/التهيئة/الإعدادات.

قبل أن تبدأ

• تحتاج إلى صلاحية المدير على النفقات، وإلى صلاحية فتح إعدادات المنصة.
• خيارات المحاسبة خاصة بالشركة الحالية، فبدل الشركة قبل تغييرها لشركة أخرى.

النفقات

رسائل البريد الإلكتروني الواردة

مفعل افتراضيا. يرسل الموظف إيصالا بالبريد إلى عنوان المصروفات، فينشأ له مصروف والإيصال مرفق به. ولا يقبل العنوان إلا الموظفين: يعرف المرسل من البريد الإلكتروني للعمل لدى الموظف أو من بريد مستخدمه. ويملأ موضوع الرسالة المصروف: كلمته الأولى، حين تكون المرجع لإحدى الفئات (مثل FOOD لفئة وجبات طعام)، تحدد الفئة، ومبلغ فيه، بعملة الشركة أو من دونها (مثل 85 أو $85)، يحدد الإجمالي، ويصير باقي الموضوع الوصف. ويبلغ الموظف بتسجيل المصروف، بملاحظة على المصروف حين يكون له مستخدم، وبالبريد في غير ذلك.

عنوان المصروفات

يظهر العنوان تحت الخيار باسم لقب، أي اسم (expense افتراضيا) يتبعه نطاق قاعدة البيانات، ولا يظهر إلا بعد أن يكون لقاعدة البيانات نطاق للألقاب. فإن لم يوجد عرض الخيار بدلا منه رابط Setup your alias domain (يظهر بالإنجليزية)، الذي يفتح الإعدادات العامة حيث يضبط النطاق. وحتى يحدث ذلك لا يصل أي بريد إلى المصروفات ولو كان الخيار مفعلا.

خيارات لا تقدمها هذه المنصة

تعرف الوحدة أيضا الاسترداد في إيصال الدفع ورقمنة النفقات (تمييز الرموز ضوئيا) وExpense Card. ويحتاج كل منها إلى وحدة لا تتضمنها المنصة، لذلك تخفى صفوفها من الصفحة.

المحاسبة

دفتر يومية نفقات الموظفين

دفتر المشتريات الذي يقترح حين يرحل مصروف دفعه موظف، وفيه ترقم إيصالات تلك المصروفات. وهو فارغ في قاعدة بيانات جديدة: فتقترح نافذة الترحيل حينئذ أول دفتر مشتريات، ويحفظ أول ترحيل ذلك الدفتر هنا. واختر دفترا مخصصا، مثل النفقة، لتبقى إيصالات الموظفين منفصلة عن فواتير الموردين.

طرق الدفع

طرق الدفع التي يجوز أن يستخدمها مصروف دفعته الشركة (بطاقة الشركة أو الصندوق النقدي). وحين يكون فارغا يظهر فيه كافة طرق الدفع مسموح بها، فتعرض على المصروف كل طرق الدفع الصادرة في دفاتر البنك والنقد.

انقر حفظ لتطبيق تغييراتك.

الأسئلة الشائعة

لا يصل أي مصروف من الرسائل.

تحقق من ثلاثة أمور: أن رسائل البريد الإلكتروني الواردة مفعل، وأن لقاعدة البيانات نطاقا للألقاب (أي اختفى رابط Setup your alias domain)، وأن عنوان المرسل هو البريد الإلكتروني للعمل لدى موظف أو بريد مستخدمه.

أين إعدادات فواتير الموردين؟

في صفحة إعدادات المحاسبة، وتشرحها صفحة إعدادات المحاسبة.

أين فئات المصروفات؟

في النفقات/التهيئة/فئات النفقة، لصلاحية المدير على النفقات، وتشرح صفحة كيف تترابط فواتير الموردين والمصروفات ما تحمله الفئة.