كيف تعمل بوابة العميل

بوابة العميل ليست تطبيقا يملؤه المكتب، بل مجموعة صفحات من الموقع الإلكتروني تحت حسابي يضيف إليها كل تطبيق نصيبه: التطبيقات القانونية قضاياها وجلساتها واستشاراتها وملفات التنفيذ والعقود والوكالات والطلبات، والمحاسبة فواتيرها، والمبيعات عروض أسعارها وطلباتها، والمشاريع مهامها وجداولها الزمنية، ومكتب الدعم طلباته. ولا ينسخ شيء: فالعميل يقرأ السجلات نفسها التي يعمل عليها المكتب، في الحدود التي تسمح بها القواعد.

حساب البوابة

حساب البوابة مستخدم من نوع البوابة مرتبط بجهة اتصال واحدة. اسم دخوله هو البريد الإلكتروني لجهة الاتصال عند إنشاء الحساب (أو رقم الجوال لحساب أنشئ برقم جوال وحده)، وكلمة مروره يختارها العميل. ولا يفتح أي تطبيق من الواجهة الخلفية: فتسجيل الدخول يقود مباشرة إلى الصفحة الرئيسية للبوابة، وتعرض القائمة تحت اسم العميل حسابي وتسجيل الخروج. وحسابات البوابة ليست مستخدمين داخليين، وتشرح صفحة إنشاء مستخدم وضبط صلاحياته أنواع المستخدمين.

وينشأ الحساب بطريقة من اثنتين: إما أن يمنحه المكتب من جهة الاتصال فترسل دعوة، كما تبين صفحة منح العميل صلاحية الوصول إلى البوابة، وإما أن ينشئه زائر من صفحة تسجيل الدخول إذا سمح الموقع بخيار تسجيل مجاني (انظر إعدادات بوابة العميل). وفي الحالتين يأخذ صلاحيات حساب بوابة افتراضي. وإبطال الوصول يؤرشف الحساب ولا يحذف شيئا، ومنح الوصول من جديد يعيد الحساب نفسه.

وتتبع الدعوة وصفحات العميل اللغة المختارة في جهة الاتصال، ويستطيع العميل التبديل إلى لغة أخرى من لغات الموقع من قائمة اللغات في أي وقت.

الصفحة الرئيسية

الصفحة الرئيسية فهرس العميل. في أعلاها زران يرسل بهما إلى المكتب طلبا قانونيا جديدا أو طلب تحصيل. وتحتهما شريط يعرض ما ينتظر العميل، كعرض سعر بانتظار مراجعته أو فاتورة تجاوزت تاريخ استحقاقها.

ثم تأتي البطاقات، بطاقة لكل نوع من السجلات. ولا تظهر البطاقة إلا إذا كان لدى العميل سجل واحد على الأقل من نوعها، ولذلك قلما يرى عميلان من عملاء المكتب الصفحة نفسها. وأربع بطاقات تظهر دائما: طلباتك وفواتيرك ولو كانتا فارغتين، والعناوين والاتصال والأمن حيث يدير العميل عناوينه وكلمة مروره والتحقق بخطوتين ومفاتيح المرور. وفي الجانب بطاقة جهة الاتصال الخاصة بالعميل وفيها تحرير المعلومات.

وتفتح كل بطاقة قائمة لها بحثها وترتيبها، ويفتح كل سطر صفحة السجل. وتصف صفحات العميل هذه الشاشات من جهته: متابعة قضاياك وجلساتها، والاستشارات والتنفيذ، والعقود والوكالات الشرعية، والفواتير وعروض الأسعار والدفع، والمشاريع والمهام والجداول الزمنية، وإرسال طلب جديد، وحسابك وأمانه.

ما الذي يحدد ما يراه العميل

أمران يعملان معا: على الخادم تسمح قواعد الوصول لحساب البوابة بقراءة سجلات معينة فقط من كل نوع، وعلى الصفحة تعرض كل بطاقة السجلات التي تذكر العميل. وتعرض صفحة اختيار ما يراه العميل النتيجة نوعا بنوع. وخلاصتها: تحتاج القضايا والاستشارات إلى خصوصية تذكر مستخدمي البوابة وإلى أن يكون العميل بين متابعيها، وتتبع العقود وملفات التنفيذ والطلبات القانونية والوكالات جهة الاتصال المذكورة فيها نفسها، أما الفواتير وعروض الأسعار والطلبات والمشاريع وطلبات الدعم فتتبع شركة العميل كلها.

روابط تفتح مستندا واحدا

حين يرسل المكتب مستندا بالبريد من سجله، كفاتورة أو عرض سعر، تحمل الرسالة رابطا فيه مفتاح يفتح ذلك المستند وحده، ولو لقارئ لم يسجل دخوله. أما حساب البوابة فيجمع كل مستندات العميل في مكان واحد ويبقيها في متناوله بعد أن تضيع الرسائل.

ما لا تفعله البوابة

• لا تفتح شيئا من الواجهة الخلفية، ولا يوجد فيها مفتاح لكل مستند: فالقواعد هي التي تقرر، ولذلك تظهر دائما كل فاتورة مرحلة لشركة العميل.
• لا تخبر العميل حين يبطل وصوله، ويسجل سجل المحادثة في جهة الاتصال منح الوصول لا إبطاله.
• لا تعرض في القائمة العقد الذي ما زال في التحضير، ولا تظهر بطاقات التحصيل إلا لجهة اتصال هي المدين أو المالك في عقد تحصيل.
• لا تعرض في القوائم السجلات القانونية لزميل: فالشخص من شركة ما يرى فواتير الشركة، لا العقود المذكور فيها شخص آخر.

وتسرد صفحة أتمتة بوابة العميل المهام المجدولة والرسائل التي تعمل وراء البوابة.