الواتساب في التحصيل

يأتي التحصيل بثلاثة عشر قالبا جاهزا للواتساب، صيغت بكلمات رسائل بريده الإلكتروني نفسها. ولا يوجد مفتاح مستقل للواتساب، بل لكل قاعدة تنبيه في التحصيل قناة، ويخرج الواتساب حين تكون واتساب أو واتساب + بريد إلكتروني. أما الإيصالات والخصومات فترسل يدويا.

القوالب الجاهزة

يذكر عمود "يتحكم فيه" الإعداد الذي تحمل قواعده القناة. وتظهر أسماء القوالب بالإنجليزية في كل اللغات.

قبل أن تبدأ

• إعدادات التحصيل لمديري النظام، ويحتاج الإرسال اليدوي إلى صلاحية المستخدم على الواتساب.
• تخرج الرسالة عبر خط متصل (ربط خط واتساب)، إلى طرف له رقم هاتف في جهة اتصاله.
• بعد التثبيت ترسل كل القواعد بالبريد الإلكتروني فقط، فلا يخرج شيء عبر الواتساب حتى تغير القناة.

تشغيل الواتساب لتنبيه

افتح التحصيل/الإعدادات/الإعدادات. في قسم الإشعارات التلقائية لكل من اعتماد التوقيع وحالة العقد وحالة القسط وتاريخ الاستحقاق رابط إعداد يفتح قواعده. وكل سطر تنبيه واحد: ما يطلقه (حالة، أو حدث، أو متى والأيام)، ومن يتلقاه (المدين والمالك ومسند إلى)، والقناة: بريد إلكتروني أو واتساب أو واتساب + بريد إلكتروني. ولا يرسل شيء دون سطر.

• لا تصل طلبات التوقيع إلا إلى المدين والمالك، ولكل منهما رابطه.
• تذهب تذكيرات الاستحقاق إلى المدين والمالك، عن الأقساط غير المدفوعة في العقود التي حالتها قيد التحصيل، مرة واحدة لكل قسط وقاعدة. ولا يرسل تذكير قبل تاريخ الاستحقاق بعد فوات تاريخ الاستحقاق.
• تتوقف رسائل الأقساط حين يلغى العقد.

الإرسال اليدوي

في العقود والأقساط والدفعات والخصومات إجراءان: واتساب إلى المدين وواتساب إلى المالك. ويكتب كل منهما إلى قارئه بلغته، بالقالب الذي يقتضيه السجل:

• العقد الذي ينتظر التوقيعات: طلب الاعتماد الخاص بالقارئ، وإلا فقالب حالته؛
• القسط مدفوع جزئيا أو مدفوع: قالب تلك الحالة، وإلا فتذكير الاستحقاق الخاص بالقارئ؛
• الدفعة التي حالتها مدفوع: Collections: Payment Receipt؛
• الخصم: عرض القارئ حتى يعتمد، ثم Collections: Discount Approved.

ويؤكد إشعار أن الرسالة في الطابور، أما القارئ الذي لا رقم هاتف له فيوقف الإجراء برسالة خطأ.

الملخص الأسبوعي

تحت الملخص الأسبوعي في الإعدادات نفسها، يرسل الملخص الأسبوعي للمستحقات (واتساب) إلى جهات الاتصال في إرسال إلى رسالة واحدة كل يوم أحد: إجمالي المستحق والمتأخر في العقود التي حالتها قيد التحصيل، ثم سطرا لكل مدين وعقد. ويعمل مستقلا عن ملخص البريد الإلكتروني، ونصه ليس قالبا.

تغيير النص

تعرض الواتساب/التهيئة/الإعدادات القوالب نفسها للقراءة فقط تحت رسائل التحصيل الآلية. افتح أحدها من هناك لتغيير نصه كما تشرح صفحة قوالب الواتساب.

الأسئلة الشائعة

مع واتساب + بريد إلكتروني، هل يتلقى المدين التنبيه مرتين؟

مرة بالبريد الإلكتروني ومرة عبر الواتساب، بالكلمات نفسها.

لم يصل تذكير عن قسط متأخر، فلماذا؟

تنتهي تذكيرات قبل تاريخ الاستحقاق عند تاريخ الاستحقاق، فأضف تذكيرا بعد تاريخ الاستحقاق. ولا يرسل أي تذكير عن عقد حالته غير قيد التحصيل.

متى يخرج الملخص؟

كل يوم أحد في الساعة 08:00 بتوقيت UTC (11:00 بتوقيت الرياض)، إلى من لهم رقم هاتف، وحين يوجد شيء مستحق فقط.