الواتساب في المبيعات والفوترة
في هذه الصفحة
تأتي المبيعات والفوترة بثلاثة عشر قالبا جاهزا للواتساب. عشرة منها ترسل من تلقاء نفسها، ولكل منها مفتاح خاص في إعدادات الواتساب، وثلاثة ترسلها أنت يدويا من السجل.
القوالب الجاهزة
| القالب | متى يرسل | إلى من | يتحكم فيه |
|---|---|---|---|
| Quotation: Send | يدويا من عرض سعر أو أمر بيع | العميل | بلا مفتاح |
| Sale: Order Confirmed (Customer) | عند تأكيد عرض السعر | العميل | تم تأكيد الطلب، مفعل |
| Sale: Order Confirmed (Internal) | عند تأكيد عرض السعر | مندوب المبيعات وقائد فريق المبيعات | تم تأكيد الطلب (داخلي)، مفعل |
| Sale: Quotation Cancelled | عند إلغاء عرض سعر أو أمر بيع | العميل | تم إلغاء عرض السعر، مفعل |
| Sale: Customer Viewed Quotation | عند فتح صفحة عرض السعر على الإنترنت، مرة في الساعة على الأكثر | مندوب المبيعات | تمت مشاهدة عرض السعر، مفعل |
| Sale: Quotation Expiry Warning | يوميا، قبل انتهاء عرض السعر ببضعة أيام | العميل ومندوب المبيعات | تحذير الانتهاء، مفعل |
| Sale: Quotations Expiring Soon Digest | يوميا، قائمة واحدة بعروض الأسعار القريبة من الانتهاء | كل مندوب مبيعات وكل قائد فريق | ملخص العروض المقاربة على الانتهاء، مفعل |
| Invoice: Send | يدويا من فاتورة أو إشعار دائن أو فاتورة مورد | جهة الاتصال في المستند | بلا مفتاح |
| Payment: Send Receipt | يدويا من دفعة حالتها مدفوع | جهة الاتصال في الدفعة | بلا مفتاح |
| Payment: Receipt (auto on post) | حين تنتقل دفعة العميل إلى قيد التنفيذ | العميل | إيصال الدفعة عند الترحيل، غير مفعل |
| Invoice: Auto Send Invoice on Fully Paid | حين تصبح فاتورة العميل مدفوع | العميل | الفاتورة مدفوعة بالكامل، غير مفعل |
| Client Overdue Balances Reminder | أسبوعيا | كل عميل لديه فواتير غير مدفوعة تجاوزت تاريخ استحقاقها | تذكير العملاء بالأرصدة المتأخرة، غير مفعل |
| Internal Total Overdue Reminder | أسبوعيا، بإجمالي ما على العملاء جميعا | جهات الاتصال في إرسال إلى: | تذكير داخلي بإجمالي الأرصدة المتأخرة، غير مفعل |
"مفعل" و"غير مفعل" هما الحالة بعد التثبيت. وتظهر أسماء القوالب بالإنجليزية في كل اللغات.
قبل أن تبدأ
- تحتاج المفاتيح إلى صلاحية المدير على الواتساب، ويحتاج الإرسال اليدوي إلى صلاحية المستخدم.
- تخرج الرسالة عبر خط متصل (ربط خط واتساب)، إلى جهة اتصال لها رقم هاتف وليست في القائمة السوداء (الموافقة والقائمة السوداء).
المبيعات
افتح وانزل إلى رسائل المبيعات الآلية. كل مربع اختيار يشغل قالبا واحدا، وما دام محددا يفتح سطر القالب تحته ذلك القالب.
- أيام قبل الانتهاء (3): عدد الأيام قبل تاريخ الانتهاء في عرض السعر التي يخرج فيها التحذير، والصفر يعني يوم الانتهاء نفسه. ولا يحذر عرض السعر إلا مرة واحدة لكل تاريخ انتهاء.
- قبل (يوم) (7): مدى القائمة اليومية. يتلقى مندوب المبيعات عروضه هو، ويتلقى قائد فريق المبيعات عروض فريقه كله.
انقر حفظ لتطبيق التغيير. وإيقاف رسالة يؤرشف قالبها.
ولإرسال عرض سعر يدويا اختر من قائمة الإجراءات فيه خيار إرسال الذي يحمل أيقونة الواتساب، أما إرسال الآخر فهو البريد الإلكتروني. فتفتح نافذة الإرسال ومعها Quotation: Send وملف PDF لعرض السعر (الإرسال من أي سجل). ويحمل عرض السعر رابط توقيعه على الإنترنت (الحصول على توقيع العميل)، ويحمل أمر البيع رابطا لمتابعته. وحين تخرج الرسالة ينتقل عرض السعر إلى تم إرسال عرض السعر، كما يحدث مع البريد الإلكتروني. وعلى الهاتف يقع زر الإجراءات أعلى النموذج، وفيه الخيارات نفسها.
الفوترة
تضم الرسائل المالية الآلية في الإعدادات نفسها الرسائل المحاسبية الآلية الأربع.
ويطلب تذكير داخلي بإجمالي الأرصدة المتأخرة مستلميه في إرسال إلى:. ويعمل التذكيران الأسبوعيان وفق جدول، والقالب المجدول لا يرسل إلا من الخط المحدد في حقل الحساب الخاص به: افتح كلا منهما من واختر خطك، وإلا فلن يرسل التشغيل الأسبوعي شيئا (انظر لماذا لا يرسل قالب مجدول شيئا؟). ومتى حددت الخط، تخرج أول رسالة بعد أسبوع من تشغيل التذكير.
وفي الفاتورة أو الإشعار الدائن أو فاتورة المورد يفتح خيار إرسال الذي يحمل أيقونة الواتساب في قائمة الإجراءات نافذة الإرسال مع Invoice: Send وملف PDF، ويميز النص الفاتورة المسودة من المدفوعة. وفي الدفعة التي حالتها مدفوع يرسل الخيار نفسه Payment: Send Receipt مع الإيصال. أما الإرسال بالبريد فتشرحه صفحة إرسال فاتورة بالبريد الإلكتروني.
تغيير النص
يفتح كل رابط في سطر القالب قالبه، وفيه يعدل نص الرسالة كما تشرح صفحة قوالب الواتساب.
الأسئلة الشائعة
في أي ساعة تخرج الرسائل اليومية؟
تحذيرات الانتهاء في الساعة 08:00 بتوقيت UTC (11:00 بتوقيت الرياض)، وقوائم العروض القريبة من الانتهاء في الساعة 07:30 بتوقيت UTC.
هل تحسب معاينتنا نحن مشاهدة؟
نعم. فتح صفحة عرض السعر على الإنترنت، ومنه زر معاينة، يبلغ مندوب المبيعات ما دام عرض السعر لم يؤكد، مرة في الساعة على الأكثر.
لم ترسل دفعة إيصالها، فلماذا؟
يستجيب إيصال الدفعة عند الترحيل للدفعة التي تنتقل إلى قيد التنفيذ. أما الدفعة التي تسجل مدفوع مباشرة فلا تمر بذلك، فأرسل إيصالها يدويا.
هل أفادتك هذه الصفحة؟
شكرا لك على ملاحظاتك.