الواتساب في المشاريع
في هذه الصفحة
تأتي المشاريع بثمانية قوالب جاهزة للواتساب: أربعة تبقي الفريق على الموعد وتكون مفعلة بعد التثبيت، وأربعة تطلع العميل على ما يجري وتنتظر أن تشغلها. ولا يرسل أي منها يدويا.
القوالب الجاهزة
| القالب | متى يرسل | إلى من | يتحكم فيه |
|---|---|---|---|
| Project: Task Assigned | عند إنشاء مهمة، وكلما تغير المسند إليهم | المسند إليه المهمة، وإن كانوا عدة فأولهم في القائمة، وإن لم يوجد فالعميل في المهمة | تم إسناد المهمة، مفعل |
| Project: Tasks Due Tomorrow (Digest) | يوميا، قائمة واحدة بالمهام المفتوحة المستحقة غدا | كل مسند إليه لديه مثل هذه المهام | المهام المستحقة غدا، مفعل |
| Project: Overdue Tasks List (Assignee) | كل بضعة أيام، قائمة واحدة بالمهام المفتوحة التي فات موعدها النهائي | كل مسند إليه لديه مثل هذه المهام | قائمة المهام المتأخرة، مفعل |
| Project: Overdue Tasks Escalation (Manager) | في التشغيل نفسه، المهام المتأخرة أكثر من عدد محدد من الأيام | مدير المشروع الذي تتبعه | تصعيد المهمة المتأخرة، مفعل |
| Project: Task Stage Change | عند انتقال مهمة إلى مرحلة أخرى | عميل المهمة | تغير مرحلة المهمة، غير مفعل |
| Project: Project Stage Change | عند انتقال مشروع إلى مرحلة أخرى | عميل المشروع | تغير مرحلة المشروع، غير مفعل |
| Project: Project Status Change | عند تغير حالة المشروع (في المسار، في خطر...) | عميل المشروع ومدير المشروع | تغير حالة المشروع، غير مفعل |
| Project: New Update Posted | عند نشر تحديث للمشروع | عميل المشروع ومدير المشروع | نشر تحديث جديد، غير مفعل |
"مفعل" و"غير مفعل" هما الحالة بعد التثبيت. وتظهر أسماء القوالب بالإنجليزية في كل اللغات.
قبل أن تبدأ
- تحتاج المفاتيح إلى صلاحية المدير على الواتساب.
- تخرج الرسالة عبر خط متصل (ربط خط واتساب)، إلى شخص له رقم هاتف في جهة اتصاله وليس في القائمة السوداء (الموافقة والقائمة السوداء). ويتخطى الإرسال المسند إليه أو المدير الذي لا رقم له.
تشغيل الرسائل
افتح وانزل إلى رسائل المشاريع الآلية. كل مربع اختيار يشغل قالبا واحدا، ثم انقر حفظ لتطبيق التغيير. وإيقاف رسالة يؤرشف قالبها.
القوائم اليومية
بدلا من رسالة لكل مهمة، يتلقى الفريق قوائم:
- المهام المستحقة غدا: مرة كل يوم يتلقى كل مسند إليه مهامه المفتوحة التي يقع موعدها النهائي غدا بحسب منطقته الزمنية، مع مشروع كل منها، ورابطا يفتح مهامه المستحقة غدا.
- قائمة المهام المتأخرة: يتلقى كل مسند إليه كل مهامه المفتوحة التي فات موعدها النهائي، مع عدد أيام التأخير. ويحدد إرسال الملخص كل (أيام) (2) المسافة بين القوائم، ولا يرسل شيء ما دامت لا توجد مهمة متأخرة.
- تصعيد المهمة المتأخرة: في التشغيل نفسه يتلقى كل مدير مشروع مهام مشاريعه المتأخرة أكثر من التصعيد إلى المدير بعد (أيام) (5)، مع المسند إليهم.
والمهمة المفتوحة هي التي لم تنته ولم تلغ.
الرسائل إلى العميل
تذهب رسائل العميل الأربع إلى العميل في المهمة أو المشروع. ويرسل تغير حالة المشروع ونشر تحديث جديد نسخة أيضا إلى مدير المشروع، لكن مع رسالة العميل فقط: فالمشروع الذي لا رقم هاتف لعميله لا يرسل أيا منهما. ويتبع تغير مرحلة المشروع مراحل المشاريع، وهي خيار في تطبيق المشاريع.
وتحديد أحدها يظهر سطر القالب الخاص به، ويطبق التغيير حين تنقر حفظ.
تغيير النص
يفتح كل رابط في سطر القالب قالبه، وفيه يعدل نص الرسالة كما تشرح صفحة قوالب الواتساب. ويبين حقل الهاتف فيه من يتلقاه.
الأسئلة الشائعة
في أي ساعة تخرج القوائم؟
قائمة المهام المستحقة غدا في الساعة 18:00 بتوقيت UTC (21:00 بتوقيت الرياض)، وقائمتا التأخير والتصعيد في الساعة 08:00 بتوقيت UTC (11:00 بتوقيت الرياض) في الأيام التي تسمح بها المسافة المحددة.
للمهمة ثلاثة مسند إليهم، فمن يبلغ بإسنادها؟
أول مسند إليه في قائمة المهمة فقط. أما القوائم اليومية فتصل إلى كل المسند إليهم.
لماذا لم يتلق مدير المشروع أي تصعيد؟
المدير هو مدير المشروع في مشروع المهمة، ويحتاج إلى رقم هاتف. ولا تدرج إلا المهام المتأخرة أكثر من التصعيد إلى المدير بعد (أيام)، وفي أيام تشغيل قائمة التأخير.
هل تحفظ القائمة ما دام الخط غير متصل؟
ليس طويلا: القائمة التي تبقى في الانتظار أكثر من 24 ساعة (المهام المستحقة غدا) أو 12 ساعة (قائمتا التأخير والتصعيد) تنتهي صلاحيتها دون إرسال، لأنها تصبح قديمة.
هل أفادتك هذه الصفحة؟
شكرا لك على ملاحظاتك.