الواتساب في الموارد البشرية
في هذه الصفحة
يبقي أربعة عشر قالبا جاهزا الموظفين ومن يعتمدون طلباتهم على اطلاع عبر الواتساب: أربعة للنفقات، وتسعة للإجازات، وواحد يرسل التعميم الإداري. وتظهر مجموعة إعدادات كل تطبيق بمجرد تثبيته، وكل خياراتها مفعلة من البداية.
القوالب الجاهزة
| القالب | متى يرسل | إلى من | يتحكم فيه |
|---|---|---|---|
| Expense: Submitted | حين تصير حالة المصروف تم الإرسال | المدير المحدد في المصروف | تم تقديم النفقة |
| Expense: Approved | حين تصير الحالة تمت الموافقة | الموظف | تم اعتماد النفقة |
| Expense: Refused | حين تصير الحالة تم الرفض | الموظف | تم رفض النفقة |
| Expense: Paid | حين تصير الحالة مدفوع | الموظف | تم سداد النفقة |
| Time Off: Pending Manager Approval | عند إنشاء طلب إجازة، أو عودته إلى بانتظار الموافقة | مانح موافقات الإجازات للموظف | الإجازة: بانتظار المدير |
| Time Off: Pending HR Approval | حين يبلغ الطلب الموافقة الثانية | أول شخص في إخطار قسم الموارد البشرية داخل نوع الإجازة | الإجازة: بانتظار الموارد البشرية |
| Time Off: Approved | حين يصير الطلب تمت الموافقة | الموظف | الإجازة: تم الاعتماد |
| Time Off: Refused | حين يصير الطلب تم الرفض | الموظف | الإجازة: مرفوضة |
| Time Off: Cancelled | حين يصير الطلب تم الإلغاء | الموظف | الإجازة: تم الإلغاء |
| Time Off: Starts Tomorrow | قبل بدء إجازة معتمدة بنحو يوم | الموظف | الإجازة: تبدأ غدا |
| Allocation: Pending Approval | عند إنشاء طلب رصيد إجازات، أو عودته إلى بانتظار الموافقة | مانح موافقات الإجازات للموظف | رصيد الإجازات: بانتظار الاعتماد |
| Allocation: Approved | حين يصير الرصيد تمت الموافقة | الموظف | رصيد الإجازات: تم الاعتماد |
| Allocation: Refused | حين يصير الرصيد تم الرفض | الموظف | رصيد الإجازات: مرفوض |
| HR Letter: Broadcast | حين ينقر مدير إرسال عبر واتساب في تعميم | كل موظف يعنيه التعميم | لا خيار له: الزر وحده يرسله |
والمقصود بالموظف هاتف جهة اتصال العمل الخاصة به، وهو هاتف العمل، أما من يعتمد الطلب فيصله الإرسال على هاتف جهة اتصاله. ويتخطى الإرسال كل من لا رقم له، ولا يصل شيء أبدا إلى رقم في القائمة السوداء. ولتغيير صياغة رسالة، انقر اسم القالب في الإعدادات وعدله كما تشرح صفحة قوالب الواتساب.
قبل أن تبدأ
توجد هذه المجموعات في ، وتحتاج إلى صلاحية المدير على الواتساب. وإلغاء تحديد أي خيار يؤرشف قالبه فيختفي من قائمة القوالب، وتحديده من جديد يعيده. وانقر حفظ بعد أي تغيير.
المصروفات
تتبع مجموعة رسائل النفقات الآلية مسار الاعتماد الذي تشرحه صفحة اعتماد المصروفات وتعويضها. وتذكر كل رسالة المصروف ومبلغه، ومعها رابط يفتحه. والمصروف الذي تدفعه الشركة تصير حالته مدفوع بمجرد ترحيله، فتخرج رسالة Expense: Paid عندئذ أيضا.
ويبين كل قالب في نموذجه من يستلمه ومتى:
يتتبع حقل الهاتف المدير المحدد في المصروف حتى يصل إلى هاتف جهة اتصاله. ويحمل تبويب الأتمتة لحظة الإرسال: حين تضبط الحالة على تم الإرسال.
الإجازات
تضم مجموعة رسائل الإجازات الآلية تسعة خيارات، واحدا لكل قالب في الجدول. وتصل طلبات الإجازة وأرصدة الإجازات التي تنتظر قرارا إلى من يعتمدها ومعها رابط السجل، ويبلغ الموظف بكل قرار. ويفحص قالب Time Off: Starts Tomorrow عدة مرات في اليوم، ويسقط إذا لم يخرج خلال اثنتي عشرة ساعة.
التعاميم الإدارية
في التعميم الموافق عليه داخل ، يرى من يحمل صلاحية المدير على التعاميم زر إرسال عبر واتساب إلى جانب إرسال بالبريد الإلكتروني وإرسال عن طريق المناقشة. ويرسل الزر قالب HR Letter: Broadcast مرفقا به ملف PDF للتعميم، إلى كل الموظفين إذا كان إرسال للكل محددا، وإلا فإلى المذكورين في الموظفين، على الهاتف المحمول للعمل أو على هاتف العمل إن لم يوجد الأول. وتكتب كل الرسائل بلغة المستخدم صاحب التعميم. ويظهر تنبيه بعدد من وصلهم الإرسال وعدد من تخطاهم لعدم وجود رقم، وتسجل ملاحظة في سجل المحادثة.
الأسئلة الشائعة
لماذا لم يصل شيء إلى المدير حين قدم المصروف؟
ليس في جهة اتصال المدير رقم هاتف، أو لم يوجد من يعتمد المصروف، فيعتمد عندئذ بمجرد تقديمه، ويتلقى الموظف Expense: Approved بدلا من ذلك.
هل أستطيع إرسال التعميم مرتين؟
نعم. فكل نقرة ترسله إلى كل المستلمين من جديد.
أين أرى ما أرسل؟
في رسائل الواتساب، كما تشرح صفحة متابعة رسائلك.
هل أفادتك هذه الصفحة؟
شكرا لك على ملاحظاتك.