كيف تعمل سجلات الموظفين

يحفظ تطبيق الموظفون سجلا واحدا لكل شخص يعمل في الشركة، ومنه تبدأ تطبيقات الموارد البشرية الأخرى: فالإجازات والحضور والجداول الزمنية والنفقات والتعاميم تسجل على الموظف لا على المستخدم.

ما يحمله السجل

• في الأعلى: الاسم والصورة، والبريد والهاتف والجوال في العمل، وعلامات التصنيف.
• العمل: الشركة، والقسم، والمنصب الوظيفي والمسمى الوظيفي، والمدير؛ وتحت الموقع: عنوان العمل ومكان العمل وUsual Work Location لكل يوم؛ ثم ملاحظة. ويظهر المخطط التنظيمي بجانبها.
• المتابعة والشهادات: السيرة الذاتية والمهارات والشهادات، كما تشرح صفحة إضافة المهارات والسيرة الذاتية.
• شخصي: جهة الاتصال الخاصة والحسابات البنكية، والميلاد، وجهة الاتصال في حالات الطوارئ، والتأشيرة وتصريح العمل، والجنسية، والعنوان الخاص، والعائلة، والتعليم، والمستندات.
• الإعدادات: المستخدم المرتبط ومنطقته الزمنية، والمعتمدون (مسؤول الموارد البشرية والنفقة والإجازات والحاضرين)، والتكلفة بالساعة، ورمز PIN ورقم الشارة المستخدمان لتسجيل الحضور.

وتضيف التطبيقات الأخرى أزرارها أعلى النموذج: الإجازات (كيف تعمل الإجازات)، وساعات العمل الشهرية للحضور (كيف يعمل الحضور)، والجداول الزمنية التي تستخدم التكلفة بالساعة لتقدير قيمة الساعات (كيف تعمل المشاريع والجداول الزمنية). أما النفقات فتستخدم معتمد النفقة، كما تشرح صفحة فواتير الموردين.

الموظف والمستخدم وجهة اتصال العمل

لا يحتاج الموظف إلى مستخدم: فمن لا يدخلون إلى النظام أبدا، مثل عمال المواقع، يدارون هنا أيضا. وحين يجب أن يدخل الشخص ينشئ إنشاء مستخدم من الإجراءات مستخدما من سجل الموظف، أو يختار مستخدم موجود في حقل المستخدم من تبويب الإعدادات، ويحتاج الأمران إلى صلاحية إدارة المستخدمين كما تشرح صفحة إنشاء مستخدم وضبط صلاحياته. وبعض الوظائف لا تعمل إلا عبر مستخدم: الحضور المبني على حالة الاتصال، والأنشطة، ومنها أنشطة الخطط.

وعند حفظ الموظف تنشأ معه جهة اتصال عمل بالاسم نفسه، تحمل بريده وهاتفه في العمل. وعنوان البريد فريد بين جهات الاتصال في قاعدة البيانات، فلا يشترك فيه موظفان.

المدير والمدرب والقسم

• المدير هو من يتبعه الموظف، ومنه يرسم المخطط التنظيمي ويعمل عامل التصفية فريقي، كما تشرح صفحة قراءة المخطط التنظيمي.
• المدرب شخص ثان يتابع الموظف، ولا يمنح أي صلاحية بذاته. ومدرب الموظف الجديد هو المدير المختار عند إنشائه، ولا يتغير إن تغير المدير لاحقا. ولا يعرضه النموذج، أما القائمة ففيها عمود مدرب.
• القسم يجمع الموظفين تحت مدير قسم، ضمن شجرة من الأقسام، كما تشرح صفحة تنظيم الأقسام. والمديران حقلان منفصلان، فاختيار القسم لا يملأ مدير الموظف. ولا يربط بينهما إلا أمر واحد: حين يتولى القسم مديرا جديدا، ينتقل إليه موظفو القسم الذين كانوا يتبعون المدير السابق.

ويأتي المنصب الوظيفي من قائمة المناصب المشتركة مع تطبيق التوظيف (كيف يعمل التوظيف)، أما المسمى الوظيفي فنص حر يملأ من المنصب.

السجلات المؤرخة

تحفظ معلومات العمل، أي الوظيفة والقسم وساعات العمل والملاحظة، في سجلات مؤرخة. والتاريخ أعلى النموذج هو السجل الساري، ويعرض زر السجل هذه السجلات مع تاريخ سريان كل منها، في العمود الذي تسميه الشاشة تاريخ التوصيل الفعلي. ويقرؤها القسم الأول من السيرة الذاتية ليعرض الوظائف التي شغلها الموظف في الشركة، وتجعل مهمة يومية سجل كل يوم هو السجل الساري، كما تشرح صفحة أتمتة الموظفين.

من يرى ماذا

وتفصل صفحة إعدادات الموظفين الصلاحيات.

حين يغادر الموظف

يختار صاحب صلاحية المدير أمر الأرشيف من الإجراءات في سجل الموظف. وتطلب نافذة فصل الموظف سبب المغادرة، وتاريخ المغادرة، وهو اليوم افتراضيا، والسبب بالتفاصيل. وإن كان للموظف مستخدم عرضت أيضا أرشفة ذلك المستخدم. ويختار السبب الأول في القائمة افتراضيا، وهو مطرود في البيانات التجريبية، فتحقق منه قبل أن تنقر تطبيق. وتحفظ الأسباب في الموظفون/التهيئة/الموظف/أسباب المغادرة.

ويؤرشف تطبيق الموظف. ويفقد من كانوا يتبعونه هذا المدير والمدرب، وتفرغ حقول مانح موافقات الإجازات والموافق على النفقات التي كانت تسمي مستخدمه، فاختر بدلاء لها. ويختفي الموظف المؤرشف من القوائم والمخططات، ويعثر عليه عامل التصفية مؤرشف، ويعرض تبويب العمل عندها مجموعة مغادرة فيها السبب والتفاصيل والتاريخ. ويعيده إلغاء الأرشفة من الإجراءات ويمسح تلك المجموعة. أما صاحب صلاحية المسؤول فيتلقى خطأ في الصلاحيات إن حاول الأرشفة، لأن هذه الخطوة تحتاج إلى صلاحية المدير.

ما الذي لا يفعله التطبيق

• لا يرسل أي بريد بنفسه، فمهامه المجدولة تنشئ أنشطة فقط، كما تشرح صفحة أتمتة الموظفين.
• لا يسجل إجازة ولا حضورا ولا جدولا زمنيا ولا تعميما ولا نفقة، فذلك عمل تطبيقاتها.
• لوحته الجاهزة تحليل الموظفين جزء من تطبيق التحليل، كما تبين صفحة لوحات المعلومات الجاهزة.