كيف تعمل المشاريع والجداول الزمنية

المشروع والجداول الزمنية تطبيقان يعملان على السجلات نفسها: ينظم الأول العمل في مشاريع ومهام، ويسجل الثاني الوقت المقضي فيها.

المشروع

المشروع وعاء له قواعده الخاصة:

• اسم، ومدير المشروع، ومدى التاريخ المخطط، وعلامات التصنيف، والوقت المخصص للمشروع كله؛
• العميل، ويظهر بعد تحديد قابل للفوترة، لأن العميل هو من يفوتر (عروض الأسعار)؛
• خيارات علامة تبويب الإعدادات: الظهور، والمهام المتكررة، وتبعيات المهام، ومؤشرات التقدم، والجداول الزمنية، وعنوان بريد يحول الرسائل الواردة إليه مهاما؛
• حساب تحليلي يحمل اسمه، وينشأ حين تفعل الجداول الزمنية، وفيه يقع كل سطر يسجل على المشروع؛
• مراحله، ومؤشرات التقدم فيه، وتحديثاته، ومتابعوه، والمتعاونون فيه من البوابة.

والحالة التي يعرضها المشروع، في المسار أو في خطر أو خارج المسار أو قيد الانتظار أو مكتمل، تأتي من آخر تحديث له، ويمكن ضبطها يدويا أيضا من النقطة الملونة على بطاقة المشروع: مؤشرات التقدم وتحديثات المشروع. ويمكن أن يكون المشروع قالبا أيضا: يعرض زر جديد القوالب، والمشروع الذي ينشأ من قالب ينسخ مهامه ومراحله، ويسأل عمن يتولى كل دور من الأدوار في المشروع المذكورة في مهامه. ويحول الإجراءات ثم تحويل إلى قالب المشروع إلى قالب.

المهمة

المهمة جزء من عمل المشروع: عنوان، والمسند إليهم، وعلامات التصنيف، والموعد النهائي، والوقت المخصص، وأولوية من لا شيء إلى ثلاث نجوم، ومؤشر التقدم إذا كان المشروع يستخدم المؤشرات، والعميل إذا كان المشروع قابلا للفوترة، ووصف، وسجل المحادثة. ويمكن أن تكون لها المهام الفرعية، وأن تكون محجوب من قبل مهام أخرى، وأن تتكرر وفق جدول: المهام الفرعية والتبعيات والمهام المتكررة.

أما المهمة التي بلا مشروع فمهمة خاصة بصاحبها، تتبع تطبيق المهام المراد تنفيذها، ولا يسجل عليها وقت، ولا تشرحها هذه الصفحة.

المرحلة والحالة

يسهل الخلط بينهما:

ومنتهي وتم الإلغاء تغلقان المهمة أيا كانت مرحلتها: تخفيها اللوحة، وتنشئ المهمة المتكررة تكرارها التالي، وتتحرر المهمة التي كانت تنتظرها. ويمكن أن ترسل المرحلة رسالة أو طلب تقييم إلى العميل حين تصل إليها مهمة (أتمتة المشاريع). وفوق مراحل المشروع يرتب كل شخص مهامه في مراحل شخصية في مهامي لا يراها غيره.

سجل الوقت

يحمل سجل الوقت تاريخا، وموظفا، ومشروعا، ومهمة، ووصفا، ومدة. وهو من نوع الأسطر نفسه التي تحفظها المحاسبة على الحسابات التحليلية، ولذلك يقع في الحساب التحليلي للمشروع. ويترتب على ذلك ثلاثة أمور:

• الوقت. تتجمع الأسطر في الوقت المقضي لمهمتها، ثم للمهمة الأم، ثم للمشروع. ومع الوقت المخصص تعرض المهمة الوقت المتبقي ونسبة التقدم، وبعد 100% يصبح الوقت المتبقي سالبا.
• التكلفة. يقدر كل سطر بقيمة التكلفة بالساعة لموظفه (الموظفون)، تكلفة على الحساب التحليلي للمشروع، وتستخدمها ربحية المشروع الذي يفوتر.
• من. يحتاج السطر إلى موظف نشط في شركته، وهو افتراضيا موظف المستخدم الذي يكتبه. ويكتب صاحب صلاحية المستخدم: جداول المستخدم الزمنية فقط أسطره ويراها، ويرى صاحب صلاحية المستخدم: كافة الجداول الزمنية أسطر المشاريع التي يراها، ويرى المدير كل شيء.

وتكتب بعض الأسطر نيابة عن الأشخاص: الإجازات المصدقة والعطل الرسمية حين يفعل خيار الإجازات (إعدادات المشاريع والجداول الزمنية)، والوقت المسجل من القضايا والاستشارات القانونية (القضايا).

من يرى ماذا

يحدد الظهور في المشروع من يصل إليه: موظفوه المدعوون فقط، أو كل الموظفين، ومعهم في اثنين من الخيارات الأربعة مستخدمو البوابة الذين يتابعونه. ومن يتابع مهمة واحدة يرى تلك المهمة حتى لو كان المشروع مغلقا أمامه. وتأتي الصلاحيات فوق ذلك: صاحب صلاحية المستخدم على المشروع يعمل على ما فتح له، وصاحب صلاحية المدير يضبط المشاريع. وتفصل صفحة مشاركة مشروع مع عميل ذلك.

ما يحدث وحده

يصل إشعار إلى المسند إليهم، ويمكن أن ترسل المراحل رسائل إلى العميل وتطلب تقييمه، وترسل مهمة مجدولة طلبات التقييم الدورية: أتمتة المشاريع. ورسائل الواتساب: الواتساب في المشاريع. وتقرأ لوحة تحليل المشاريع في تطبيق التحليل السجلات نفسها: لوحات المعلومات الجاهزة.

ما لا يفعله التطبيقان

• لا خطوة موافقة على الجداول الزمنية: يحتسب السطر بمجرد حفظه، ولا يرسل تذكير لمن لم يملأ أسطره.
• لا مؤقت على المهمة ولا تخطيط لساعات الأشخاص، فخطط بالوقت المخصص والمواعيد النهائية.
• فوترة الوقت يتولاها جانب المبيعات من خيار قابل للفوترة: عروض الأسعار وفواتير العملاء.
• لا تحذف المهمة التي عليها سجلات وقت: احذف أسطرها أولا، أو أرشف المهمة.